Еще совсем недавно, встретив коллегу на работе, мы могли не только решить рабочие вопросы или посоветоваться о том, как решить какую-нибудь сложную задачу, но и поболтать о прошедших выходных, обсудить новости, за обедом поделиться впечатлениями о новом фильме или выставке, которую посетили. Такое естественное общение при работе в удаленной команде случается нечасто. В результате у сотрудников возникает чувство разобщенности и изоляции, которое может привести к снижению вовлеченности и мотивации.
Одна из самых больших трудностей при удаленной работе – сохранение командного духа. Но нет таких трудностей, которые нельзя было бы преодолеть вместе!
Что можно сделать, чтобы избежать этого:
1) Создать и поддерживать атмосферу психологической безопасности.
Безопасный климат нельзя ввести указом сверху, он создается при доверительном и уважительном взаимодействии лидеров и сотрудников, когда люди могут обсуждать свои ошибки и просить коллег о помощи, понимая, что они находятся в безопасном для себя пространстве и это не повлечет никаких санкций для них. Отношения в коллективе, где каждый может высказаться, попросить совета, признать свои промахи, высказать конструктивную критику, помогают преодолевать препятствия в достижении целей и делает команду успешной.
2) Разрабатывать совместные планы и ставить общие цели.
Сотрудников, работающих удаленно, нужно вовлекать в планирование работы, озвучивать им цели отдела и всей компании. Так сотрудники смогут быть в курсе всех изменений, предлагать свои идеи и чувствовать сопричастность к общему делу. Для этого идеально подойдут видеоконференции и видеочаты. Такие регулярные онлайн встречи – обязательная составляющая командной работы. Дополнительно руководитель должен назначать индивидуальные встречи с ключевыми сотрудниками.
3) Проводить виртуальные опросы.
Это позволит руководителю, сэкономив время, привлечь сотрудников к обсуждению вопросов и решению задач. Опросы можно проводить в чатах Viber, в Google Forms, на специализированных платформах, например, Survey Monkey.
4) Использовать общее сетевое пространство.
Важно обеспечить сотрудникам доступ к общей базе знаний, к которой они могут обратиться в любое время. Для вас это может быть сетевой диск, куда вы складываете информацию, которая должна быть в общем доступе. Использовать для обмена информацией рабочую почту не стоит. Письма могут потеряться в большом потоке корреспонденции.
5) Создать чат для решения оперативных рабочих вопросов.
Коммуникация в чате предполагает быстрое получение ответа, как будто вы сидите в одном кабинете. Если ответы в чате поступают с задержкой, то эффективность коммуникации падает. В чатах рекомендуется использовать реальные имена и аватарки с собственными фотографиями, а не изображением, скажем, Дарта Вейдера или цветов с дачи.
Также следует соблюдать простые правила цифрового этикета:
- один вопрос - один большой пост, не стоит дробить свое послание на несколько сообщений, прилетающих одно за другим;
- переписка в чате ведется только в рабочее время (если вы работаете ночью, это не означает, что ваши коллеги поступают так же);
- аудио, а не текстовые сообщения отправляются только по предварительной договоренности с коллегой, но, в принципе, лучше отказаться от них вообще.
6) Поддерживать неформальное общение.
Для неформального общения можно использовать чат команды в социальных сетях. В нем коллеги могут обмениваться фотографиями, смешными картинками, мемами, ссылками на онлайн-трансляции спектаклей или лекции, поздравлять друг друга с праздниками и обсуждать другие вопросы.
7) Проводить заочные командообразующие мероприятия.
Даже в условиях самоизоляции можно проводить мероприятия по тимбилдингу! Организуйте совместный просмотр кинофильма и параллельно обсуждайте его в чате. Проводите мастер-классы, например, по приготовлению пельменей или лазаньи. Внедрите элемент тимбилдинга в ежедневные видеоконференции коллектива. Например, каждую онлайн-встречу можно начинать с рассказа одного из сотрудников о его родном городе или о запомнившемся путешествии, любимой книге и т.д.
Сервис Know Your Team рекомендует задавать сотрудникам не только рабочие вопросы, но и самые неожиданные, например:
- Что вы хотите сделать в следующем году из того, чего раньше не делали?
- Приходилось ли вам возвращать приобретенную недавно покупку и почему?
Такой парадоксальный, казалось бы, для рабочего общения диалог позволит коллегам лучше узнать друг друга не только с профессиональной точки зрения, но и просто как людей со своими интересами, проблемами и хобби, - и снизит напряжение, которое может возникать из-за сложившейся сейчас вынужденной дистанции.