Константин Глухота, руководитель направления планирования и анализа УК «Альфа-Капитал» и спикер Пятой конференции «Информационные технологии в бюджетировании», рассказал CFO Russia об особенностях выбора комплексного ИТ-решения для финансов, а также автоматизации бюджетирования в компании.
В чем особенность выбора комплексного ИТ-решения для финансов?
Для начала я бы разделил ИТ-решения на транзакционные системы учета и решения, предназначенные для управленческой отчетности, аналитики и планирования. Ниже речь пойдет о вторых.
Комплексное ИТ-решение для финансов поможет заказчику справиться с рядом задач. Но ему важно определиться, какие это будут задачи, четко понять суть автоматизируемых процессов и их уровень развития. Если уделить должное внимание этим вопросам на подготовительном этапе, разработка и внедрение становятся проще и безопаснее. Такой подход отличается от практики, когда сначала автоматизация затрагивает один блок, а потом принимается решение об автоматизации следующего.
Например, разные блоки бюджетирования могут быть очень тесно переплетены между собой, и их совместная автоматизация даст хорошую синергию (например, бюджеты выручки и расходов). Процесс скользящего планирования может во многом поддерживать или дублировать стратегический план (с разным уровнем детализации). Их комплексная автоматизация тоже будет эффективна. Факторный анализ может быть как отдельным процессом за рамками учета, так и встроенным в регулярную отчетность. Тогда методология бюджетирования и управленческой отчетности должна учитывать потребности будущей автоматизации факторного анализа.
Комплексные проекты требуют следующего подхода: большой проект разбивается на последовательные подпроекты и длится более года. В результате получается система взаимосвязанных процессов в сквозной методологии и единой инфраструктуре.
Какие преимущества дает автоматизация бюджетирования?
Повышение точности планирования и доверия к результатам расчета, снижение риска ошибок при расчете и консолидации, сокращение трудозатрат и сроков подготовки бюджетов. Также она дает возможность сконцентрироваться на природе возникновения и изменения доходов и расходов, а не только на итоговом их воплощении в денежных суммах.
Автоматизация бюджетирования «подтянет» и смежные процессы – план-факт отчетность, бюджетный контроль, планирование. Однако это будет зависеть от принятой в компании методологии и развитости процессов.
Какие риски возникают в процессе автоматизации бюджетирования и как их можно избежать?
В этих проектах команду подстерегают те же риски, что и в других: бюджет, сроки, правильная формулировка задачи и корректные ожидания.
Автоматизация бюджетного процесса всегда ориентирована на бюджетный цикл, поэтому в проекте есть «естественный ограничитель» – опоздание почти наверняка означает, что преимущества автоматизации не будут получены. Избежать этого можно правильным управлением ресурсами и ожиданиями.
Другая сторона рисков – адаптивность выбранной ИТ-системы к целевой методологии. ИТ-решения отличаются не только производительностью, интерфейсом и стоимостью, но и содержат в себе архитектурные особенности, которые могут подойти или не подойти компании.
Поэтому важно заранее определить, что вы хотите получить в конце – что будет автоматизировано «как есть», а где нужно менять методологию. Важно правильно определить «болевые» точки и зоны роста, верно сформулировать ожидания. И с учетом всего этого – правильно выбирать ИТ-решение, ориентируясь на вашу потребность, а не только на общее восприятие продукта или на успешный опыт других компаний.
В «Альфа-Капитал» используется связка промышленной BI-системы и моделей данных собственной разработки на одной из платформ. Модель данных использует разные источники: единое хранилище, мастер-системы и пользовательские excel-файлы, где важно максимально упростить процесс для сотрудника. На базе этой инфраструктуры формируются ежедневные дэшборды, строится план-факт отчетность, проводятся основные процедуры в рамках бюджетирования. Правильно выстроенный фундамент позволяет итерационно внедрять улучшения без ущерба производительности при выполнении регулярных задач и быстро отвечать требованиям динамичного бизнеса.
Задать свои вопросы Константину Глухоте и узнать больше об опыте УК «Альфа-Капитал» вы сможете на Пятой конференции «Информационные технологии в бюджетировании», которая состоится 17 апреля 2020 года.
Елизавета Гета, CFO Russia