Чтобы работать из дома быстро и эффективно, нужно выработать у себя несколько полезных привычек. Многие из них пригодятся и в офисной работе.
После перехода офисов на удаленную работу, руководители огорчились низкой эффективностью сотрудников.
Не будем в этой статье рассуждать об организации рабочего пространства, поговорим о рабочих моментах.
Работа в самоизоляции и работа в офисе, как оказалось – это разные вещи. И вроде бы те же действия выполняются, в тех же программах люди работают, но результативность на удаленке намного ниже, чем на привычном рабочем месте.
Причины торможения процессов на удаленной работе
1. Нет порядка на рабочем столе домашнего компьютера.
2. Много непрочитанных сообщений в почте и в соцсетях.
3. Документы не отсортированы и их трудно искать.
4. Рядом нет коллег, к которым можно обратиться с вопросом, а общение в мессенджерах отнимает много времени.
5. Совместное редактирование и обсуждение проектов затягивается.
6. Не все справочники оказываются под рукой в нужный момент.
7. Письма и сообщения занимают гораздо больше времени, чем живое общение.
Эти проблемы устранятся, если выработать полезные привычки.
Как быстрее работать на удаленке?
1. Оставьте на рабочем столе ноутбука или компьютера только необходимые для работы папки и программы. Составьте чек-листы с нужными ссылками, телефонами, учетными записями.
2. В почтовых ящиках удалите сообщения, на которые не собираетесь отвечать, отпишитесь от ненужных рассылок. Если вдруг кому-то очень понадобится ваш ответ, он напишет еще раз. В адресную книгу добавьте нужные адреса, заготовьте шаблоны писем.
3. Документы разместите по папкам. Названия папок должны соответствовать содержимому. Ненужные файлы удалите или заархивируйте.
4. Поиск Google поможет не грузить коллег элементарными вопросами. Ответ на интересующий вас вопрос в Интернете найдется быстрее, чем придут письма с ответом или сообщения коллег.
5. Google Документы и Google Таблицы – отличные сервисы для командной работы онлайн. Там возможно совместное редактирование и анализ документов. Если еще не пользовались этими сервисами, самое время начать это делать. Освоить их может каждый по обучающим роликам или книгам, например, «Google Таблицы. Это просто» Е. Намоконова и Р. Шабутдинова.
6. В облачные хранилища помещайте нужные шаблоны, справочники, документы . Вы будете иметь к ним доступ из любой точки, с любого устройства.
7. Установите на компьютер мессенджеры, которыми пользуетесь, общаясь по работе: WhatsApp, Telegram и т.п. Набирать текст в desktop версии быстрее и удобнее, чем в телефоне.
Кроме всего вышеперечисленного, ускорить темп работы из дома или офиса помогут следующие навыки:
- Использование «горячих клавиш» для функций «скопировать», «найти», «вставить» и т. п.
- Голосовой набор текста на телефоне.
- Скорочтение ускорит изучение и понимание документов. Есть много книг – пособий на эту тему, например, «Быстрое чтение за 10 дней» Эбби Маркс-Била.
- Слепой метод печати. Научиться печатать десятью пальцами поможет тренажер «Соло на клавиатуре».
- Автоплатежи помогут не остаться без связи во время работы через интернет.
Возможно, полезные привычки, выработанные в режиме самоизоляции, помогут вам в будущем.