Приветствуем, Читатель!
Вводная
Любой компании требуется управляемый инструмент по регулярному контролю и доработке регламентов и скриптов. Но как не превратить саму процедуру в фарс? Сегодня детально поговорим!
🚧Подготовительная фаза
✅ Состав фокус-группы: запомните важный момент - не стоит сильно ограничивать состав. Лучше разнообразить его для ощутимой разницы во взглядах. Также определите и роли: кто является больше законодательным, кто будет осуществлять непосредственное исполнение и так далее
✅ Определить цель: очень важно понимать, какая задача решается. Приведем примеры: антикризисные меры, разработка нового скрипта, доведение до совершенства какого-то определенного куска регламента. Либо это может быть долгосрочный проект, задачей которого может быть поддержание актуальности документов, а также осуществление оперативного контроля за показателями. Запомните: поставленная цель формирует Ваши действия и конечный результат
✅ Механика определения эффективности: Вам потребуется тщательно продумать, как Вы будете оценивать конечный результат принятых решений
✅ Место хранения протоколов и заданий: вот тут не забывайте - формат "собрались-поговорили-раздали указания-забыли" вообще в утиль сразу. Общий чат в мессенджерах, отдельная страница в гугл-таблице, используйте корпоративный портал. Сразу после очередной встречи: зафиксировали задания и пошли дальше. Уже на следующей встрече у Вас имеется готовая повестка!
⚔ Фаза действия
➠ Периодичность и график: в обязательном порядке контролируйте соблюдение установленного графика встреч. Если хотя бы один раз допустить поблажку - нарушения регламента станут регулярными. Заранее интересуйтесь о готовности всех участников, напоминайте и так далее
➠ Фокус на первое собрание: самое сложное - это начать. В зависимости от поставленной цели, выберите какой-то самый простой и максимально измеримый элемент, поставьте его во главу угла самого первого собрания
➠ Долгосрочные цели и задачи: внимательно контролируйте ход движения Вашего органа. Насколько стремительно движетесь к конечному результату? А точно ли в том направлении?
➠ Взаимозаменяемость: у кого-то могут отпуска или болезни, но в таком случае нагрузка по задачам должна равномерно распределяться между остальными
➠ Работа над имиджем данного органа: очень часто сотрудники могут многое додумывать. Не стесняйтесь раскрывать информацию: дата основания, состав, цели, сколько собираются, что уже было сделано и достигнуто
⚠ Важные моменты
➠ Модератор бесед: мы очень любим активно дискутировать, ругаться, обсуждать, при этом - совершенно не двигаясь к результату. Поэтому в составе группы должен быть человек, способный повлиять на каждого и направить весь ход обсуждений в нужное русло
➠ Администратор группы: это можно совместить с предыдущей ролью, если имеется такой сотрудник. Но в данной роли человек будет документировать принятые решения, контролировать обновление статистической информации, публиковать итоговые сообщения на портале и так далее. Банально - "руки"
➠ Качественно тестируйте свою теорию: орган формирует определенные тезисы или предложения по изменениям. Поэтому Вам потребуется качественная система оценки того или иного изменения. Например: Вы можете составить список сильных сотрудников для тестирования новых скриптов, далее формируете определенный пул звонков, прослушиваете и принимаете решение
➠ Открытость и честность внутри: нужно всем участникам отчетливо понимать, что каждый обязан открыто критиковать или высказываться. В противном случае - орган не будет эффективным. Начните соблюдать эту политику с самого первого собрания, а дальше - это задача модератора
➠ Не бояться отказаться от какой-либо идеи: не нужно что-то "притягивать за уши", тянуть до самого конца, пытаться добиться положительного результата, если уже несколько раз убеждались в неработоспособности
➠ Серьезность подготовки всех участников: каждый должен выполнять свою роль в установленный срок до встречи. В таком случае Вы не будете попусту тратить время, сразу переходить к обсуждению необходимых действий
Итог
Инструмент очень даже полезный, но очень требовательный к себе. Будьте к этому.