Список дел — незаменимый инструмент, если вам нужно с умом организовать свое время. Однако, если пользоваться им бессистемно, вы рискуете стать его заложником. Время — невозобновляемый ресурс, но люди редко относятся к нему так же скрупулезно, как к своим финансам. Необходимо руководствоваться стратегическим подходом в определении и анализе того, на что вы тратите время.
Что из ваших дел достаточно важно и достойно того, чтобы попасть в ваш список в первую очередь? Потратьте время на разработку четкой миссии — вашей личной цели — и понимания того, какие из ваших дел приведут вас к успеху.
Посмотрите, какие пункты уже есть в вашем списке дел. Спросите себя, как каждый из них способствует выполнению ваших целей, вашей концепции успеха. Действительно ли необходимо тратить время на выполнение этой задачи? И если да, должны ли именно вы непременно выполнить ее? Если вы отрицательно ответите хотя бы на один из поставленных вопросов, эти пункты можно вычеркнуть или передать кому-то другому и убрать из своего списка.
Затем заведите ваш список «не-дел». Как только вы осознаете, что у вас больше задач, чем времени на их выполнение, список «не-дел» покажется вам спасительной идеей. Признайте, что есть пункты с более низким приоритетом, с которыми вы, вероятно, никогда не разделаетесь. Избавьтесь от них: внесите такие задачи в список «не-дел» и постарайтесь навсегда о них забыть.
Каждый раз, когда перед вами возникают новые задачи, определите, соответствуют ли они вашим критериям — способствуют ли они вашей миссии и отвечают ли вашей концепции успеха. Если ответ отрицательный, такие задачи должны быть внесены в список «не-дел». Туда же должны отправиться и несрочные и неважные задания.
Затем оцените, сколько времени уйдет на выполнение каждой задачи. Возможно, вам захочется прежде всего заняться наиболее важными делами вне зависимости от того, срочные они или нет. Попробуйте внести в календарь важные, но не срочные задачи, которые должны занять много времени.
Большинству людей нравится вычеркивать выполненные пункты из своих списков дел — почему бы и нет? Успешное выполнение задач приводит к всплеску дофамина, также известного как «нейромедиатор хорошего настроения». Если вам сложно заставить себя начать какое-то дело, поищите в своем списке задачу, на выполнение которой уйдет меньше всего времени, и, как говорится в рекламе Nike, «просто cделайте это». Выполнение нескольких простых задач может создать ощущение импульса и держать вас в темпе. Для более сложных проектов попробуйте составить список шагов, необходимых для успешного завершения задачи, и начните делать их. Разбивая масштабные проекты на маленькие задачи, вы можете избежать ощущения больших трудностей и связанного с ним чувства сопротивления.
Эта стратегия должна придать вам новых сил и вдохновить на работу, избавить от ощущения загнанности, усталости и обиды. Начните с чистого листа, чтобы выделить необходимое время и пространство для того, чего вы действительно хотите достичь.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи Эллисон Римм в HBR Россия «Как не стать жертвой бессистемного тайм-менеджмента». Другие материалы об управлении временем вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru.