Описание предпосылок проекта содержит несколько предложений, которые описывают ситуацию, предшествующую началу проекта.
Мы начали проект с главной целью — увеличить доходы компании. Однако важно понять, почему проект был запущен именно в таком виде, в такие сроки и в какой ситуации находилась компания на тот момент. Уже через 2-3 недели могут забыть, почему этот проект запускали и что тогда происходило. Особенно это актуально для долгосрочных проектов.
Обстоятельства могут поменяться, и проект может потерять свою актуальность в том виде, в каком он был изначально запущен. Предпосылки позволяют своевременно выявить такие изменения, чтобы скорректировать или даже остановить проект, если он перестал быть целесообразным.
Предпосылки проекта выполняют функцию якоря, который позволяет вернуться в прошлое и ещё раз осмыслить ситуацию, чтобы понять, почему были приняты те или иные решения. Для участников проекта и для истории это вводная информация, отражающая точку зрения спонсора и его видение ситуации.
Пример подробного описания предпосылок проекта:
События прошлого года ярко показали, что существующая архитектура компании существенно ограничивает скорость и качество нашего развития. Одной из ключевых задач бизнеса является сокращение Time To Market — времени между идеей и её реализацией.
Когда компания была небольшой, мы легко решали задачи посредством личного общения. Сейчас нас более 4000 человек, работающих в 4 офисах и 300 магазинах. Мы используем единую систему, что имеет свои преимущества. Однако увеличение количества сотрудников и запросов на изменения создало ситуацию, когда выполнение всех запросов стало невозможным в адекватные сроки.
Кроме того, ошибки в несвязанных процессах стали возникать чаще одного раза в месяц, что негативно сказывалось на работе компании. Более половины пользователей нашей системы — розничные магазины. При этом они формируют наименьшее количество запросов на изменения, но больше всех страдают от ошибок и простоев системы. Для уменьшения этого влияния мы решили выделить розничные магазины в отдельный контур.
Заключение
Описание предпосылок проекта помогает всем участникам и заинтересованным сторонам понять изначальную мотивацию и контекст, в котором возникла идея проекта. Это позволяет не только лучше планировать и реализовывать проект, но и избегать ошибок прошлого, учитывая первоначальные условия и цели.
Предпосылки проекта располагаются в резюме проекта, чтобы все участники могли легко найти и ознакомиться с ними.