ЭДиН – функциональный и удобный сервис электронного документооборота. Сервис сохраняет все созданные и подписанные документы, поэтому их в любое время можно найти или скачать на портале.
Любой работник, который имеет доступ к базе документов, может с ними ознакомиться прямо с рабочего компьютера. Сохраненные документы можно быстро находить и пересылать по электронной почте или другими способами.
Какую проблему решает сервис ЭДиН?
Создание электронного архива документов решит большинство проблем, связанных с хранением бумаг.
Итак, представьте крупную компанию, которая оказывает услуги по всей Беларуси. За месяц оформляется около 500 актов выполненных работ. Это основные закрывающие документы. И в конце каждого месяца бухгалтерия сталкивается со следующей ситуацией.
Первую половину последней недели месяца бухгалтера работают в режиме печатной машинки, а другую половину - в режиме отправки. После того, как документы распечатали и отправили, важно получить подписанные бумаги обратно, проверить, чтобы все вернулись, и рассортировать их по папкам. В результате создаются огромные архивы документов, которые необходимо куда-то складывать и хранить. Приходится выделять целую комнату на содержание архива и нанимать отдельного работника, который отвечает за сортировку и выдачу документов.
Любая проверка превращается в огромный стресс для всех работников бухгалтерии. Полный рабочий день уходит на то, чтобы предоставить все необходимые бумаги представителям налоговой или другой службы, а затем их снова рассортировать и отправить в архив.
Как хранятся документы в сервисе ЭДиН?
Чтобы создать архив электронных документов, необходимо выполнить такие простые шаги:
1. Зарегистрируйте фирму в сервисе электронного документооборота.
2. Выберите выгодный для компании тарифный план.
3. Получите электронно-цифровую подпись (ЭЦП).
4. Начните обмениваться электронными документами с ЭЦП с контрагентами.
5. Документы хранятся у нас на платформе и Вы всегда имеете к ним доступ.
Преимущества электронного архива документов
Ведение архива при помощи сервиса ЭДиН: Бухгалтерия без бумаг имеет массу достоинств:
Простота. Интерфейс сервиса электронных документов ЭДиН простой и интуитивно понятный. Работники бухгалтерии легко разберутся в навигации, функциях и прочих нюансах сервиса.- Удобство. В сервисе предусмотрен поиск документов по дате, названию, категориям и т.д. Нужные документы можно найти за секунду.
- Выгодность. Компании больше не нужно содержать отдельную комнату для хранения архива и выделять работника на его ведение. Также можно сэкономить на покупке бумаги, папок и других расходных материалов.
- Надежность. Дата центр сервиса ЭДИН базируется на серверах А1 с протоколом S3. Аналогичный уровень защиты использует интернет-магазин Amazon. Эти дата-центры соответствуют стандартам надежности инфраструктуры и оборудования Tier III. Они регулярно обслуживаются, ведется постоянный мониторинг работоспособности. Доступ к архиву электронных документов есть всегда, так как все активное оборудование дублируется – если нет доступа к одному серверу, работает второй.
- Безопасность.
- Целостность документации. При грамотной организации архива случайное удаление документов, фальсификация или изменение невозможны.
- Законность. Архивное хранение электронных документов осуществляется согласно Постановлению Министерства Юстиции Республики Беларусь 6 февраля 2019 г. № 19
Важно!
Каждая компания выиграет от внедрения ЭДиН: Бухгалтерия без бумаг. Помимо архивного хранения электронных документов сервис предлагает массу других полезных опций, которые упрощают и ускоряют многие бизнес-процессы, снижают затраты фирмы, облегчают труд персоналу.
Желающим проверить все функции и преимущества ЭДиН на собственном опыте, компания предлагает демонстрационную версию.
Заказать ее можно прямо сейчас на сайте https://edn.by/ .
