Знаете, что всё время удивляет в предпринимателях? То, что многие (едва сдержалась, чтобы не сказать «большинство») вообще не понимают, как пользоваться Microsoft Excel. Все разговоры об облачных CMS, «один-эсках», учёте и контроле можно смело считать пустой болтовнёй ровно до тех пор, пока не освоен «Эксель».
Вот и решила я сегодня родить небольшой (ладно, большой) ликбез по Экселю – показать вам, что и как нам можно делать. Конечно, даже примерно нельзя сказать, что это курс по Excel. Но пусть это хотя бы даст вам понимание того, что эта программа – подлинное открытие для предпринимателя.
Почему Эксель – главная программа для предпринимателя
Сразу оговоримся. Когда я говорю «Эксель», я имею в виду не только сам Microsoft Excel, но и другие редакторы электронных таблиц – и Google Sheets, и Numbers (штатные таблицы для Mac), и другие аналоги. В основе всех этих программ – одни и те же принципы, а на различиях фокусироваться в этой статье незачем.
В основном, люди юзают Эксель, как табличку. На самом деле, это скорее калькулятор. Программа способна не только хранить данные в удобной, структурированной форме таблиц, но и производить с ними различные действия – считать, перемножать, превращать в таблицы, находить ошибки и так далее.
С точки зрения логики, всё очень просто – вы меняете данные в одной ячейке, а Эксель правит всю таблицу с учётом внесённых изменений. Быстро, правильно и эффективно. Чтобы всё работало так, нужно научиться программировать таблицы.
Просто о формате ячеек в Excel
Надеюсь, все понимают, что такое ячейка в таблице. Это, грубо говоря, клеточка, у которой есть координаты строки и колонки. Данные таблиц хранятся в ячейках. Но в клеточках Экселя хранятся не только данные, но и формулы. Строго говоря, каждая клеточка – это или данные, или формула. Данные в ячейку нужно вносить ручками, формула исчисляет их сама, на основе данных, содержащихся в других ячейках.
Чтобы программа всё считала правильно, нужно чтобы Эксель понимал, в каких клеточках находятся какие данные. Вот основные типы данных:
- Число (Пример: 8,12 – восемь целых двенадцать сотых);
- Проценты (например: 8,12%);
- Даты (например, 8.12 – это 8 декабря текущего года);
- Текст (просто набор символов).
Есть ещё ряд форматов – в том числе денежный и так далее. Вообще, Эксель пытается определить формат ячейки автоматически, проанализировав тип содержимого. Но иногда ему это не под силу, и нужно определить (указать) формат ячейки при помощи меню. Для этого нужно перейти в панель «Формат ячеек».
Просто о формулах в Excel
Как я уже говорила, в ячейках могут храниться не только данные, но и формулы. Если прямо упрощать-упрощать, формула – это задание для программы. Формулой задаётся, какие данные (из каких ячеек) нужно взять, и какие действия с ними совершить.
На вид, ячейка с формулой ничем не отличается от ячейки с данными, и в ней даже тоже отображаются данные. Только это не просто данные, а результат от работы формулы – если нажать на такую ячейку, в верхней панели высветится формула.
Эксель определяет, что перед ним не просто число (или текст), а формула очень просто – перед формулами ставится знак равенства. Например, формула =А2+D2 обозначает, что необходимо данные из ячейки А2 сложить с данными из ячейки D2. В моём примере формула совсем проста, но Эксель понимает и гораздо более сложные формулы.
Основная магия заключается в том, что если изменятся данные в одной из ячеек, результат от работы формулы немедленно изменится автоматически.
Одна из прелестей формул в Экселе – возможность включать в одну формулу результаты от работы другой (или других). Так можно построить насколько угодно сложную схему или формулу. Достаточно в нужном месте сослаться на клетку с результатом от работы конкретной формулы.
Функции в формулах Excel
Между прочим, в формулах Экселя могут содержаться ещё и функции. Функции – это программы, совершающие сложные вычисления. Вот несколько примеров функций:
- AVERAGE – рассчитывает среднее арифметическое от выделенного диапазона чисел (кстати, Эксель умеет считать не только среднее арифметическое, но и медиану – более объективный показатель);
- MIN и MAX – выбирают и отображают самое маленькое (или, соответственно, самое большое) число из выделенного диапазона;
- SUM – выводит сумму чисел, содержащихся в заданных клетках.
- COUNT – считает количество ячеек, в которых есть данные.
Все функции Excel, наверное, невозможно перечислить в одной небольшой статье. Их действительно очень много, и это круто – с помощью функций в Экселе можно делать вообще всё. Без преувеличений.
Автозаполнение ячеек в Excel
А ещё, данные в Экселе можно «растянуть». Если объединить несколько связанных логикой ячеек, схватить их мышкой за уголок и растащить на некий диапазон, программа сама продлит логику. Например, так удобно проставить колонку дат.
Точно таким же образом можно «растянуть» и формулы. Эксель понимает, что если в исходных ячейках формулы, нужно их соответствующим образом поправить, чтобы логика не потерялась.
Константы в Excel
Чем меньше в таблице констант, тем ею удобнее пользоваться. Продвинутые «экселисты» настраивают формулы таким образом, что констант практически не остаётся. Константа неудобна тем, что её приходится менять одновременно в нескольких местах.
Вот, например, для расчёта ставки налога на прибыль, нужно умножить суммы на 0,13. Можно зашить ставку и константой, но удобнее – вставить формулу. Ставку налога мы вынесем в отдельную клеточку, а в расчётах – просто сошлёмся на её координаты. Таким образом, можно будет менять ставку налога в одной ячейке, а таблица будет при этом пересчитываться целиком.
Условное форматирование в Excel
Таблицы в Экселе можно делать удобными ещё и за счёт выделения разных данных при помощи форматирования. Условным его называют из-за того, что форматирование происходит при соблюдении некого условия.
Например, программу можно научить окрашивать ячейку в красный (или любой другой цвет), если какая-то клетка показывает отрицательное значение. Эксель хорошо понимает владельца таблицы – его можно научить практически чему угодно.
Так как ячейки могут ссылаться ещё и на другие таблицы (в том числе удалённые), в Экселе можно собрать себе самый настоящий пульт управления бизнесом.
Вместо выводов
Электронные таблицы Эксель – это целая галактика. Про них пишут справочники и ведут сайты, есть мощные образовательные курсы и статьи с лайфхаками. И даже при всём при этом большинство предпринимателей используют его как обычную табличку – считают в телефоне и вставляют цифры в ячейки. Это очень тормозит бизнес, очень.
Хорошенько разобраться в Экселе для бизнесмена – это сразу уделать не меньше половины конкурентов. Как срезать на повороте. Напишите в комментах, как используете Эксель вы.