Елена Бебешко, руководитель службы методологии Tele2 и спикер Двенадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia практикой использования мобильных решений в ЭДО, а именно в авансовых отчетах.
Когда и по какой причине Tele2 начала автоматизацию именно авансовых отчетов?
Компания начала автоматизацию авансовых отчетов в 2018 году, после анализа эффективности процессов. Предпосылками автоматизации данного процесса были: количество задействованных в процессе сотрудников, объем документооборота, количество заявок пользователей по вопросам работы с системой, уровень задолженности по подотчетным суммам. В командировки направляются до 3000 сотрудников, около 600 ежемесячно, некоторые несколько раз в месяц. Процесс ручного формирования авансового отчета, его подписание, размещение в системе внутреннего электронного документооборота был сложным и трудозатратным как для пользователя, так и для сотрудников поддержки.
В какие этапы проходила автоматизация?
- 2017 год – разработка дизайн-процесса (бизнес-процесс, проектное решение).
- 1 полугодие 2018 года – настройка автоматизации заявок, обработки авансового отчета, направление бланка авансового отчета на подпись.
- 1 квартал 2019 года – перевод авансовых отчетов на подписание со стороны сотрудника и руководителя ЭЦП.
- 2020 год – перевод формирования заявки и авансового отчета в мобильное приложение.
Что собой представляют мобильные приложения для авансовых отчетов?
Специальный раздел по заявкам на командировки, авансовым отчетам в личном кабинете сотрудника и руководителя. Мобильные приложения позволяют оперативно оформлять, согласовывать и представлять первичные документы.
Какой эффект получает компания от использования мобильных решений в авансовых отчетах?
Прежде всего – довольные сотрудники, которые, не выпуская из рук мобильный телефон, могут оперативно создать заявку, согласовать ее с руководителем, подтвердить предлагаемые билеты и гостиницы. А также оперативно и в удобном интерфейсе представить отчет о командировке, направить его на обработку и утверждение руководителем. Во-вторых, – снижение уровня задолженности сотрудников, который влияет на ряд финансовых KPI.
Задать свои вопросы Елене Бебешко и узнать больше об опыте Tele2 вы сможете на Двенадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 21-22 мая 2020 года в Москве.
Мария Кириченко, CFO Russia