Нужно ли применять онлайн-кассу при безналичном расчете
К безналичному расчету относится оплата:
- Банковской картой через эквайринговый терминал в магазине.
- С помощью реквизитов карты, которые вводятся в поля на сайте.
- Электронными деньгами через интернет-кошельки, например, Яндекс.Деньги, Qiwi или Webmoney.
- Прямой перевод на расчетный счет, например, когда клиент оплачивает покупку или услугу в банке по квитанции, — это тоже безналичный расчет.
Работать так могут и юрлица, и физлица. При этом чек пробивать не нужно в одном-единственном случае: когда юридические лица и предприниматели рассчитываются между собой, перечисляя деньги с расчетного счета одной компании на счет другой. Для этого вида безналичного расчета кассовый аппарат не требуется. Но на практике дело редко ограничивается исключительно такими операциями.
При остальных видах безналичных расчетов нужна онлайн-касса:
- Если товары или услуги для компании покупает и оплачивает подотчетное лицо. Тогда продавец обязан выдать чек — по нему подотчетник потом отчитается перед бухгалтерией.
- Если компания ведет безналичный расчет с физическими лицами, ККТ нужна, и исключений быть не может. Клиенты-физлица могут платить банковской картой, перечислять деньги через онлайн-банк или вводить реквизиты карты для оплаты на сайте продавца.
- Даже если клиент перевел деньги по квитанции через операциониста в банке — все равно нужна онлайн-касса.
Как пробивать чек при расчете по безналу
Чек должен быть сформирован не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления денег на счет компании, и не позже момента выдачи товара покупателю, начала выполнения работ или оказания услуг.
А если нарушить эти требования?
В 2020 году ККТ при безналичных расчетах необходима — это требование закона. Если не пробивать чеки по безналу, можно попасть на штрафы: это приравнивается к неприменению онлайн-кассы. Должностных лиц могут оштрафовать до 10 тысяч рублей, юрлиц — до 30 тысяч рублей.
Как сэкономить на кассах для курьеров
Сейчас закон не требует от российских курьеров носить с собой кассовый аппарат и выбивать бумажный чек — достаточно отправить покупателю электронный. Если раньше каждому курьеру нужна была собственная мобильная касса, чтобы печатать чек в момент расчета, то теперь можно использовать экономичное решение: поставить в офисе одну онлайн-кассу, которая будет работать в связке с приложением на смартфонах курьеров. Именно так устроена Касса МойСклад — удобное бесплатное приложение, с помощью которого можно выбить электронный чек.
Облачную кассу для курьеров разрешено применять:
- Если магазин продает товары дистанционно, доставляет заказ курьером и курьер принимает оплату.
- При разносной торговле.
- При расчетах по месту выполнения работы или оказания услуги. Например, если компания устанавливает окна и клиент платит на месте.
Покупатель при этом может расплатиться как наличными, так и картой.
Электронный чек приравнивается к бумажному?
Обязателен ли бумажный кассовый чек при доставке курьером? Нет. Теперь курьер может отправить только электронный чек на e-mail, телефон или просто показать QR-код с чеком на экране мобильного устройства. Если покупатель его отсканирует, сможет загрузить фискальный документ по ссылке из мобильного приложения ФНС. Образец электронного кассового чека выглядит так:
Юридически электронный чек приравнивается к бумажному.
Электронный чек нужно выбить в момент передачи товара. Затягивать не надо. Нельзя подготовить бумажный чек в офисе заранее и отдать его курьеру, чтобы тот только принял оплату.
Как передать покупателю электронный чек?
Передать электронный кассовый чек покупателю можно несколькими способами:
- послать клиенту на адрес электронной почты,
- отправить по СМС.
Фискальные документы передаются клиенту в момент расчета. При доставке курьером кассовый чек можно просто показать в виде QR-кода на устройстве курьера. Покупатель смартфоном просканирует код и получит чек.
Как это работает
- Курьер передает покупателю товар, клиент его оплачивает. При этом расчет может быть полным или с зачетом предоплаты или аванса.
- Курьер делает запрос на печать чека из специального приложения. Для этого отлично подойдет бесплатное приложение Касса МойСклад.
- Онлайн-касса, которая стоит в офисе, формирует чек и отправляет его в ФНС, данные о чеке возвращаются в приложение и включаются в QR-код.
- Курьер показывает покупателю QR-код, который клиент может отсканировать и получить полноценный электронный чек онлайн-кассы.
Если вы используете для курьеров интернет-магазина такое облачное решение, вам понадобится всего одна стационарная онлайн-касса, которую можно установить в офисе или магазине. При этом у вас может быть сколько угодно посыльных, отделов, ПВЗ. И даже несколько интернет-магазинов! При этом вам больше не понадобится:
- покупать для курьеров или на каждый интернет-магазин кассовые аппараты и фискальные накопители,
- приобретать подписку ОФД к каждой кассе,
- ремонтировать и обслуживать каждую ККТ.
Издержки сокращаются в разы: мобильное приложение бесплатное и не требует специального обслуживания.
А если доставляет сторонняя курьерская служба?
Если вы для доставки используете курьерскую службу, обязанность по передаче чека покупателю лежит на ней. Значит, вы можете вообще не использовать кассу. Но у вас должен быть агентский договор, в котором нужно указать это условие. При таком договоре интернет-магазин становится принципалом, а служба — агентом. Поэтому при доставке ее курьеры будут обязаны брать плату и выдавать чеки покупателям.