Есть такое понятие - «Бесполезная работа».
В общем случае – это работа, которая не ведет к достижению цели.
В бизнесе – это работа, которая не ведет к увеличению прибыли.
Все мы помним принцип Д. Парето: 80% усилий дают 20% результата, а остальные 20% усилий дают 80% результата. Таким образом, получается, что для достижения результата эффективными будут, в среднем, 25% усилий, 75% же окажутся совершенно бесполезными.
Часть этой бесполезной работы является объективно необходимой: поднятие яблок является полезной работой, корзины – бесполезной. Если мы выполняем новую работу, то часть ее будет направлена на изучение вопроса и поиск правильного решения, и тоже является «условно необходимой» бесполезной работой.
Но речь сейчас не об этом: большая часть бесполезной работы может просто не выполняться. Никем и никак – в ней просто нет никакой необходимости.
Один из западных институтов, занимающихся вопросами управления, по-моему, шведский, обследовал несколько сотен компаний и установил, что 70% работы, выполняемой офисными работниками, является бесполезной.
Люди, которые ею занимаются, получают заработную плату, занимают площадь, используют оргтехнику и т.д.
Так откуда же она появляется, эта самая бесполезная работа?
У нее несколько источников, главные из них это некомпетентность и безответственность.
Любую из причин бесполезной работы, а их немало, можно свести к этим двум главным источникам.
Некомпетентный работник выполняет массу ненужных действий, совершает ошибки, на исправление которых тоже затрачиваются усилия и т.д.
Кто-то из-за нежелания принимать на себя ответственность не принял нужного решения или не утвердил его - в результате дело не сделано и вся предыдущая работа оказалась бесполезной.
Если коммерческая служба не смогла продать выпущенную продукцию, и ее приходится списать или уценить, то вся работа по производству потерянной стоимости тоже окажется бесполезной.
Если Вы проанализируете с такой точки зрения работу в Вашей компании, то сами очень скоро убедитесь, что пресловутые 70-75% имеют место быть и у Вас.
Итак, вернемся к нашим барабанам, т. е. к источникам:
- некомпетентность и безответственность, об этом мы уже говорили.
Следующий по очереди источник бесполезной работы: не загруженные сотрудники.
Люди стремятся быть полезными (или хотя бы казаться таковыми), и при отсутствии реальных функций начинают изобретать себе работу, как правило, совершенно бесполезную. Мало того, что они сами ею занимаются, они начинают вовлекать в нее других сотрудников. В результате бесполезная работа растет, как снежный ком.
И тут возникает парадоксальная ситуация: чем выше квалификация и должность генератора бесполезной работы, тем большую значимость он сможет ей придать. И вовлечь в нее большее количество людей.
Все они будут выглядеть ужасно занятыми, будут жаловаться Вам на то, что кто-то им чего-то не дал, обсуждать вопросы на планерках и т. д. Но это не должно Вас обманывать - Вы должны беспощадно пресекать любую работу, которая не ведет к прибыли или улучшению имиджа компании. Ведь эта прибыль расходуется и на выплату заработной платы всем сотрудникам, и на развитие компании.
Представьте себе на минуточку, сколько Вы могли бы сэкономить, сократив бесполезную работу, скажем, до 30%. А генераторы бесполезной работы отнимают эти деньги и у людей, и у компании. Кстати, когда начнете искать бесполезную работу, начните с того, что внимательно-внимательно посмотрите в зеркало….
Еще один источник: не отлаженные бизнес-процессы. Об этом уж много сказано, и повторяться я не буду. Важно понять, что плохой бизнес-процесс не только создает неудобства, но и приводит к потерям. И это не только потери, связанные с самим процессом, но и потери, связанные с ликвидацией последствий или устранением недостатков.
Нереальные цели, планы и задачи – вот еще один, практически неисчерпаемый источник бесполезной работы. Если перед исполнителями поставлена задача, которую по определению нельзя выполнить, то вся работа и все ресурсы, направленные на достижение этой цели оказываются напрасно потраченными. Но нереальные цели опасны не только этим – сотрудники, понимая, что цели все равно не достичь, разуверятся в руководителе, который ставит такие задачи, и все остальные цели и задачи тоже будут воспринимать с большой долей сомнений и неуверенности.
Однако, если подумать хорошенько, то и не загруженные сотрудники и не отлаженные бизнес-процессы, и нереальные задачи – все это следствие чьей-то некомпетентности и безответственности. Так что к зеркалу, уважаемые дамы и господа, к зеркалу.
В качестве примера: бюджет содержания администрации одной из областей (не будем указывать пальцем) равен бюджету здравоохранения этой же области. Как Вы думаете, сколько бесполезной работы выполняется этой администрацией?
Так что же делать? Как бороться с бесполезной работой?
Увы, нет такого одного-единственного решения, которое могло бы привести к успеху в этом деле. Нужно постоянно выполнять целый комплекс мероприятий по оптимизации бизнеса. Это и отбор, и обучение персонала, и оптимизация бизнес-процессов, и правильно подобранная система мотивации, и оценка ситуации по объективным показателям, а не на основании мнения - своего или сотрудников: управление не столько наука, сколько искусство.
И самое главное: почаще оценивайте свои поступки, решения и приказы – ведь чем выше должность, тем больше возможностей для генерации бесполезной работы.
Если Вы хотите получать по почте новые статьи по управлению, подпишитесь, пожалуйста, на подписку.
