С появлением программ для веб-конференций и ведения "белых досок" проводить встречи стало легче, а в некоторых аспектах и лучше:
- в комнату вмещается неограниченное число людей,
- нет ограничения по материалам,
- участники могут писать, редактировать и перемещать свои записи свободнее.
Но при этом встречи могут проходить хаотично, особенно, если на встрече присутствует слишком много людей. А если людей слишком мало, то на раннем этапе формирования команды это тоже может быть проблемой, так как теряется чувство анонимности.
Методологи Parabol, одного из инструментов для удалённой работы, предлагают провести расширенную версию ретроспективы. В ней может участвовать не только Scrum-команда, но и её стейкхолдеры.
Вот что нужно учесть для воплощения этой идеи:
1. Позовите всех ключевых заинтересованных сторон
Эффективная ретроспектива должна включать в себя больше разнообразных точек зрения. Пригласив стейкхолдеров, команда получает возможность:
- напрямую поднять вопросы, касающиеся отношений между ними,
- обсудить другие зависимости, которые до этого все замалчивали или не замечали,
- получить обратную связь в корректной форме,
- найти решение проблемы вместе.
Включив все заинтересованные стороны, вы можете уменьшить напряженность до того, как она превратится в открытое недовольство, повысить заинтересованность в новых идеях и привлечь внимание к новым договорённостям.
Онлайн-формат позволит расширить границы, которые до этого определялись конференц-залом. Естественно, список участников не нужно раздувать. Чтобы определить минимально необходимое количество стейкхолдеров, полезно подумать обо всех, кого затронул спринт:
- спросите основную команду проекта, с кем они работали за время спринта (возможно, двух-трёх последних спринтов).
Результат часто может быть неожиданным, и он будет меняться от спринта к спринту! На каждую подобную ретроспективу нужно составлять собственный список гостей, в зависимости от реальной вовлечённости людей в проект.
2. Пока уровень безопасности низкий, обеспечьте анонимность
Фасилитатору придётся хорошо подумать о подборе практик и высвобождающих структур, чтобы обеспечить динамику встречи. Также важно сделать высказывания анонимными, и это позволяет сделать онлайн-формат. Это повышает уровень безопасности группы, а низкий уровень этого показателя встречается весьма часто. И тем более он будет низким на встрече с новыми участниками, а часто, и с начальниками.
Во-первых, озвучьте правило о соблюдении анонимности и пресекайте попытки расшифровать стикеры.
Во-вторых, попросите всех выбрать одинаковые цвета стикеров на онлайн-доске, шрифт, а также писать заглавными буквами без смайлов. Даже на удалённых ретроспективах авторы могут быть идентифицированы по их стилю письма или использованию смайликов )))
В-третьих, на такой встрече должно быть шесть и более человек. От десяти человек — намного труднее отследить стиль письма.
Это очень важно, потому что зачастую самые важные вещи остаются невысказанными.
3. Попробуйте, как вариант, асинхронные ретроспективы
Если трудно найти свободное время в один и тот же час или уровень безопасности ниже того, когда все участники могут присоединиться к ретро одновременно, попробуйте асинхронную ретроспективу.
Этот метод также подойдёт для событий с большим количеством участников, с 60 или 100. Конечно, это становится похоже на опрос, если не использовать ограничения по времени и другие приёмы из классической ретроспективы.
Для асинхронной ретроспективы нужно установить каждую фазу ретро с таймбоксом и распределить порядок участия. Члены команды могут размышлять, обсуждать идеи, голосовать за варианты согласно собственному графику. Все итоги должны быть зафиксированы.
4. Предоставьте больше возможностей для взаимодействия
Сотрудники, которые чувствуют себя вовлеченными в ретроспективу, с большей вероятностью оценят её и внесут свой вклад. Тут есть парадокс со сказанным выше: чем больше участников, тем меньше вовлечённость. Низкая анонимность снижает уровень открытости к обсуждению, большое количество людей снижает качество обсуждения.
Как расширить возможности для взаимодействия:
- обеспечить безопасность любого высказывания,
- группировка идей должен соответствовать возможностям в реальной жизни — любой может взять заметку и переместить её, дополнить или что-то ещё,
- есть место для дискуссии, фасилитатор поддерживает тон и активность участников,
- есть открытый призыв к тому, чтобы событие закончилось конкретным предложением к действию,
- Самое главное, члены команды должны нести ответственность за выполнение действий, которые они согласились взять на себя.
Хотя онлайн-ретроспективы не имеют ограничений по размеру, нет необходимости сразу кидаться в омут. Начните с диапазона ваша команда + 2-3 человека и увеличивайте масштаб, если уровень вовлечённости остается высоким. Конечно, если команда и круг стейкхолдеров сам по себе небольшой, не нужно добавлять людей только ради цифр.
Когда доверие завоёвано, анонимность становится менее важной, вы можете проводить более «острую» ретроспективу.