В современном быстро меняющемся мире руководители компаний пытаются не упустить из виду технологические новинки, регулярно появляющиеся на рынке и обещающие улучшить состояние организации через оптимизацию структуры и процессов. Технология PM появилась не так давно, однако эксперты называют ее перспективной. Авторитетная консалтинговая компания Gartner называет process mining ключевым фактором в подготовке данных, анализе и управлении бизнес-процессами.
Качественный анализ предполагает сопоставление текущей ситуации с идеальной, смоделированной. Текущая модель AS IS (как есть) сравнивается с моделью TO BE (как должно быть), описывающей будущее состояние процесса. Здесь в игру вступает технология РМ, которая наглядно демонстрирует разницу и представляет собой совокупность данных и инструментов для оптимизации.
Практически каждый бизнес-процесс состоит из ряда этапов: сначала определяются цели, затем собираются данные и разрабатывается модель. После этого процесс внедряется, по нему снимаются статистические данные, которые служат базой для измерения и анализа.
Финансы, телекоммуникации, логистика, а также нефтегазовая промышленность и энергетика – это основные сферы, где применяется технология process mining в России и СНГ.
Приведем примеры проблем, которые выявляет глубинный анализ процессов в компаниях из разных сфер экономической деятельности.
1. Бизнес-процессы, зафиксированные в документации, значительно отличаются от того, что происходит на практике. Иногда эта разница настолько велика, что не выдерживается даже хронология этапов.
2. Неоднородная занятость исполнителей. Ручной анализ не позволит оценить результативность работы сотрудников и точно зафиксировать отклонения, так как зачастую эта схема непрозрачна. Только технология process mining, исследуя эффективность взаимодействия внутри организационной структуры по горизонтали и вертикали, позволяет получить совершенно неожиданные результаты. Например, может оказаться, что загруженность одних сотрудников в 10 раз ниже занятости других. Известно, что отечественная IT-компания «Инфомаксимум» реализовала ряд проектов по внедрению process mining с применением модуля расширенного мониторинга, который позволяет с точностью до секунды зафиксировать трудозатраты персонала, определить их эффективность и дать полную статистику занятости сотрудников.
3. Низкое качество планирования. Особенно явной становится эта проблема в процессах закупок. Неадекватная постановка плана влечет за собой низкие показатели эффективности, которые в действительности не сопоставимы с идеальной моделью и не отражают реальную ситуацию рынка.
4. Эффективность процесса напрямую зависит от его длительности. Очевидно, чем больше изменений вносится в процесс, тем больше негативного влияния такие отклонения оказывают на его длительность. К примеру, заявка может много раз корректироваться после создания.
Современные системы класса process mining не только способны построить карты оцифрованных процессов, но и помогают анализировать данные, формируя понятные отчеты в виде диаграмм и дашбордов. Аналитические панели облегчают мониторинг и ускоряют процесс принятия управленческих решений, основанных на реальных данных. Это снижает уровень ошибок и гарантирует положительный результат.
Не стоит забывать и о том, что process mining активно используют для выбора процессов, подходящих для роботизации. Именно эта технология позволяет безошибочно определить операции, роботизация которых принесет наибольший экономический эффект.