Трехмерный подход к особенностям удаленной работы/обучения

Удаленная работа – это не работа в отпуске и не работа в выходной день. Это смена локации без смены своего рабочего ритма, функционала и настроя. И относиться к нему надо только как к переезду в другое рабочее место. В этом случае у вас не возникнет сильных трудностей. Рассмотрю этот вопрос с трех сторон в этом и следующих постах: рабочее место, рабочее время и самоорганизация. Советы Марины Котляровой - карьерного эксперта HRTime.ru, психолога, руководителя кадрового агентства.

Изображение с сайта Pixabay.

Вопрос актуальности удаленной работы резко возрос, однако у такой формы занятости есть особенности.

Рекомендации по организации рабочего места:

1. Постарайтесь организовать обособленное рабочее место, где вы сможете полноценно выполнять свой функционал либо обучение. По возможности не используйте кухню и спальню.
2. Уберите посторонние предметы, выключите телевизор и громкую музыку. Если вы привыкли работать под негромкое радио, то создайте аналогичную атмосферу.
3. Для наибольшей изоляции можно воспользоваться ширмой и даже сделать небольшую перестановку мебели, что позволит вашему мозгу поменять восприятие знакомого пространства.
4. Можно воспользоваться наушниками для шумоизоляции и концентрации на работе или обучении.
5. Рабочий компьютер/ноутбук, уверенный интернет, телефонная связь – это ваши основные помощники. Планшет и телефон не всегда помогут вам выполнять полноценно рабочие функции или обучение.
6. Если необходима бумажная работа, необходимо согласовать такие вопросы заранее, бумага, ручки, степлеры, принтер – важно предусмотреть все необходимые инструменты.
7. Онлайн платформы, серверы и CRM системы позволят вам без ограничений коммуницировать с коллегами при наличии стойкого интернет - соединения.
8. Заранее позаботьтесь о наличии всех контактов коллег, партнеров, справочной информации, адресов и телефонов для полноценного взаимодействия. Заранее отсканируйте необходимые документы и разместите из на онлайн дисках для всех пользователей с доступом.
9. Используйте деловую переписку для общения с коллегами, старайтесь не обсуждать в рабочее время личные вопросы, так вы будете концентрироваться на задачах и понимать смысл коммуникации.

Инструменты для удалённой работы (список не полный, основные инструменты):

Видеосвязь:

Telegram, Whats App, Viber , Messenger FB, VK, Zoom, Skype

Мессенджеры:

Telegram, Whats App, Viber , Messenger FB, VK, Instagram Direct

Диски для хранения документов:

Google диск

Яндекс диск

Управление проектами:

Битрикс24, Microsoft Planner, Project Manager, Quwi, Todoist, Google Задачи, Trello, MeisterTask

Рекомендации по организации рабочего времени:

1. Придерживайтесь установленного рабочего графика и режима работы. Не сдвигайте время приема пищи, начала и окончания рабочего дня, это позволит вам быть в рабочем тонусе и не отвлекаться на посторонние дела.
2. Воспользуйтесь будильником для более четкого самоконтроля, отличным помощником станет таймменеджмент по методу «Помидор», основная задача которого – повышение продуктивности в определенный период времени – период «Помидора» - 30 минут, 25 минут вы сконцентрировано выполняете свой функционал, по звонку делаете перерыв ровно на 5 минут. Метод отлично работает, может применяться как в обучении, так и при работе.
3. Составьте четкий план работы на день – лучше с указанием часов и сроков, поэтапному выполнению обязанностей, выделите время на онлайн встречи и совещания.
4. Обязательно внесите в свой график время и формы отчетности, при отсутствии ранее подобного опыта, постарайтесь в конце часа оставлять 5-10 минут на подведение итогов выполненной работы. Со временем таких периодов подведения итогов будет достаточно в середине и в конце дня. Это приходит с опытом!
5. Не думайте, что у вас появилось больше свободного времени – вы экономите только на времени в пути до работы и после – постарайтесь правильно спланировать свои домашние дела, не сдвигая рабочее время.
6. По окончании рабочего дня обязательно подведите итоги дня, похвалите себя за сделанный объем работы, посмотрите, что можно было бы сделать лучше и продуктивнее, запланируйте объем работы на следующий день.

Рекомендации по самоорганизации:

1. Приведите свой внешний вид согласно офисным стандартам – это позволит вам не чувствовать себя на отдыхе. Соответствующая одежда, макияж для женщин, прическа и т.п. – все это дисциплинирует и настраивает на работу.
2. Будьте готовы к общению онлайн – рабочее место, время и внешний вид- все будет учитываться при онлайн включениях.
3. Обозначьте своим близким и родным свои границы, рабочее время и возможность контактов на время работы или обучения, так им будет проще уважать ваше пространство и не мешать рабочему процессу. Заодно проверите свои личные границы).
4. Старайтесь выполнить сложную работу до обеда, так она не будет угнетать вас ведь день.
5. Составьте свой индивидуальный график биоритмов – он поможет вам прояснить свои личные часы продуктивности и спада рабочей активности и в дальнейшем наиболее четко распределять свою нагрузку.
6. Если у вас утром или вечером были спортивные тренировки или прогулки обязательно продолжайте жить в своем режиме.
7. Старайтесь разбить задачи на подзадачи, определить время на выполнение каждой задачи. Фиксируйте свои обязанности, ведите отчетность, оцифровывайте свою деятельность. Это поможет не впадать в рутину и понимать цель и смысл своей работы.
8. Если самоконтроль – это ваше слабое место, попросите коллегу или руководителя в определенное время контролировать процесс вашей работы, так вы будете ощущать поддержку и внимание со стороны коллег.
9. Если вас постоянно что-то отвлекает, лучше переключиться и доделать все важные и актуальные вопросы, чтобы ваш мозг не думал об этих вещах.
10. Постарайтесь почувствовать важность своей работы, ощутить связи и взаимодействия и объединение рабочего процесса с коллегами. Так вы будете ощущать ценность выполняемых обязанностей и больше мотивировать себя на командную работу.

Рабочий процесс требует четкости, поэтому при организации своей удаленной работы вам необходимо обратить на это внимание.

Автор статьи - Марина Котлярова эксперт HRTime.ru.