Поменявшийся формат работы большинства офисных сотрудников вносит свои коррективы в форматы общения на работе. Сложно представить себе успех работы удаленной команды без регулярных коммуникаций. Поэтому сегодня поговорим о правилах коммуникации распределенных команд.
1. Путь решения вопроса.
Сформируйте четкие и простые правила решения различных вопросов и непредвиденных ситуаций. Правила должны описывать ключевые моменты коммуникации, исключения из этих правил необходимо замкнуть на себе. Если решение вопроса не укладывается в правило, необходимо адресовать проблему руководителю).
2. Путь эскалации.
Если проблема не решается на локальном уровне возможны два варианта. В случае работы в большой команде выделите одного наиболее опытного сотрудника и назначте его локальным менеджером с последующим делегированием ему части функций, в том числе по оперативному управлению, которое требует мгновенной реакции. В случае маленькой команды нет необходимости добавлять еще один уровень менеджмента, усложняющего и замедляющего процесс коммуникации, пусть сотрудники обращаются с проблемой напрямую к руководителю.
3. Выбор подходящих средств коммуникации.
В случае распределенной команды качество каналов связи выходит на первый план. Определите в каком приоритете сотрудники должны отвечать на телефонный звонок, электронную почту, сообщение в мессенджере. Правило должно звучать так: если вы находитесь на работе, то ответ на сообщения в данном канале коммуникации должен быть отправлен в течение N минут/часов. Определите наивысший приоритет одного из каналов по отношению к другим.
4. Рабочий график для всех локаций.
Если ваши коллеги в данный момент находятся в разных часовых поясах, выберите «окно пересечения» – время, когда вы и ваша команда обязаны присутствовать онлайн. Возможно кому-то удобно будет сдвинуть свой рабочий график на время, когда большинство коллег на работе. Это позволит назначать митинги с большей уверенностью в том, что они состоятся в назначенное время, а также коллегтивно решать срочные задачи.
5. Обучите сотрудников новым форматам работы.
Если вы перешли на удаленный формат работы вынужденно, помните, что людям требуется время, чтобы перестроиться. Любые изменения приводят к недовольству, а в распределенных командах это может происходить более ярче из-за отсутствия живого общения. Проведите серию мастер классов для сотрудников по постановке целей, приоритизации, составлению рабочего расписания на день. Будьте лидером и источником позитива!
Помните, что регулярные коммуникации жизненно необходимы в работе распределенной команды.
Подключите Виртуальную АТС «Зебра Телеком». Это позволит коллегам на удаленке общаться по телефону совершенно бесплатно, организовывать голосовые конференции, а также распределять входящие вызовы от клиентов по заданному сценарию. Узнайте больше на нашем сайте: https://zebratelecom.ru/services/cloud-pbx/kak-perevesti-sotrudnikov-na-udalenku-podklyuchite-ip-telefoniyu/