Автор Брайан X. Чен
В эпоху коронавируса многие из нас в одночасье превратились из офисных работников в удаленных сотрудников. И мы все больше полагаемся на приложения для видеоконференций, такие как Zoom и FaceTime, чтобы соответствовать нашим коллегам.
Но неизбежно, когда наши дома и рабочие места сливаются воедино, границы между нашей личной и профессиональной жизнью начинают размываться - и возникают неловкие ситуации.
К настоящему времени у вас, возможно, было несколько видеозвонков с коллегами, которые проводили встречи в необычных местах, таких как ванная или туалет, чтобы избежать своих детей. Затем есть коллеги, которые полностью отдают свои границы и позволяют своим детям и домашним животным быть частью собрания.
Это мило и душевно. Но это также может продлить встречу или сорвать ее вообще.
«Есть технические проблемы и дискомфорт всего этого - люди не привыкли быть на экране», - сказала Элейн Куинн, чикагский предприниматель, написавшая книгу «Нет такого места, как работа из дома. «Они не думают оглядываться назад и видеть то, что увидят люди».
Мы все поняли: никто не был действительно подготовлен к этому переходу, и есть ограничения на то, что мы все можем сделать. Но теперь у меня появляется возможность рассказать о том, как быть добрее с коллегами на видеосвязи по работе, поскольку именно они действительно нужны в конце концов.
Итог: небольшая подготовка проделывает долгий путь, чтобы сделать видеозвонки более терпимыми для вас и ваших коллег.
Проверьте свои настройки
Виновником № 1 болезненной видеоконференции является качество самого звонка. Если вы не видите или не слышите коллегу, какой смысл проводить видеозвонок?
Поэтому, прежде чем мы пообщаемся с коллегой по видео, самое малое, что мы можем сделать - это выполнить тестовый прогон, чтобы убедиться, что звонок выглядит и звучит хорошо, с минимальными техническими затратами. Несколько шагов:
- Предварительный просмотр вашей веб-камеры. Пользователи Mac могут запустить приложение Photo Booth, а пользователи Windows могут нажать кнопку «Пуск», а затем «Камера». Здесь вы можете проверить свою фотографию. Отрегулируйте освещение в помещении и угол камеры, чтобы ваше лицо выглядело правильно освещенным. И самое главное, помните о том, что на заднем плане: все, что вы не хотите, чтобы ваши коллеги обычно видели, например, коллекция спиртных напитков или грязное белье, должно быть за кадром.
- Проверьте микрофон. Убедитесь, что вы носите гарнитуру со встроенным микрофоном или используете внешний микрофон - микрофон на ноутбуках может звучать очень плохо. Самый простой способ убедиться, что вы хорошо звучите, - это сделать видеозвонок с другом и спросить, как вы звучите, а затем настроить его соответствующим образом.
- Проверьте скорость вашего интернета. Поскольку так много людей сидят дома и пользуются Интернетом одновременно, наша пропускная способность и сервис во многих районах замедляются. Посетите speedtest.net, чтобы оценить скорость вашего интернета. Если ваша скорость ниже 20 мегабит в секунду, высока вероятность того, что ваше видео будет выглядеть точечно и будет иметь задержки аудио. (В моей последней статье о технических проблемах работы из дома рассматриваются некоторые решения для медленного интернета.)
В групповых встречах отключите звук по умолчанию
Это может показаться очевидным, но многие люди забывают отключить микрофоны перед тем, как присоединиться к разговору с несколькими людьми.
Это может привести к звукам, похожим на лающих собак и кричащих детей, вмешивающихся в вызов. В таких службах видеочата, как Zoom и Google Hangouts, у вас есть возможность отключить микрофон перед тем, как присоединиться к собранию, и это должен делать каждый, кроме ведущего. Включайте звук только тогда, когда наступает ваша очередь говорить.
При ограниченной пропускной способности интернета вы даже можете сделать дополнительный шаг и по умолчанию выключить камеру, пока не захотите поговорить с группой. Нет никакой практической пользы для людей, которые смотрят, как вы молча смотрите на вашу камеру.
Установить границы
Наши семьи важнее всех, но это не значит, что наши коллеги хотят видеть наших партнеров в халатах, наших кошек, сидящих на клавишах, или наших детей, которые кидают игрушки.
Вот почему важно сделать видеозвонок в месте, где вы можете нарисовать границы, если это возможно. Самая простая физическая граница - это комната с дверью, которую можно закрыть, когда вы разговариваете по видео.
Многие из нас, которые сейчас вынуждены работать из дома, никогда не имели много физического пространства в котором можно начать говорить. Но есть обходные пути.
Мне не хватает дома офиса и работы за обеденным столом. Во время видеозвонков я сделал привычкой направлять свою веб-камеру на глухую стену, вдали от мест общего пользования, таких как кухня и коридор, а мои наушники - это визуальный сигнал что я нахожусь в видеовызове.
Установить повестку дня
Ответственность за то, чтобы виртуальные встречи были краткими и увлекательными, лежит на менеджерах. Это было верно для очных встреч, но для виртуальных встреч определение повестки дня еще более важно, сказала г-жа Куинн, которая управляла удаленными сотрудниками в фармацевтических компаниях, прежде чем открыла Solopreneur Specialist, веб-сайт для удаленных работников.
«Вы наедине, и вам легко расслабиться», - сказала она.
Менеджеры могут использовать несколько подходов, чтобы сделать видеоконференции более организованными. С одной стороны, они могут попросить каждого сотрудника перед собранием планировать поговорить о чем-то конкретном, чтобы каждый мог чем-то заняться и мог оставаться занятым.
Обращайте внимание
И наоборот, если у вас есть что-то лучше, чем участвовать в видеозвонке, будет более вежливым извиниться, чем оставаться на вызове и, очевидно, переставать обращать внимание.
Если вы отключитесь и переключитесь на другое приложение, такое как Twitter или Facebook, знайте, что люди могут знать. Например, в приложении Zoom есть настройка, которая позволяет хостам видеть, не переключились ли вы из приложения Zoom более чем на 30 секунд - это неопровержимая улика, на которую вы не обращаете внимания.
Ограничьте количество видео встреч
В офисах предприятия могут испытывать соблазн привязывать людей к конференц-залам для встреч друг с другом. Но с удаленной работой нам не нужно копировать все эти встречи в видеоконференции, сказал Джейсон Фрид, основатель Basecamp, компании-разработчика программного обеспечения в Чикаго, которая производит инструменты для удаленной работы.
«Удаленная работа не об этом», - сказал г-н Фрид, который написал в соавторстве книгу «Удаленный: офис не требуется». «Речь идет об уважении времени, внимания и пространства людей и предоставлении людям места».
Это отчасти потому, что просьба к коллегам присоединиться к видеозвонку включает в себя больше, чем вы думаете. Мало того, что они должны проверить свои технические настройки, прежде чем присоединиться к вызову, но они должны принять другие меры, такие как заставлять смотрителя выводить своих детей на прогулку на улицу.
Хорошее практическое правило - экономно бронировать видеоконференции. В идеале, зарезервируйте их для обсуждений, которые требуют наглядных пособий, таких как презентации и документы.
Когда видео не работает, двигайтесь дальше
Не существует универсального правила, требующего использования видеочата для работы из дома. Старомодный телефон так же хорош.
В прошлом году, когда команда г-на Фрида использовала видеоконференции для проверки кандидатов на маркетинговую должность в Basecamp, которая состоит из удаленных работников, их последний собеседник присоединился к разговору с выключенной камерой. Кандидат объяснил, что у него были лучшие разговоры, когда он шел, а не сидел неподвижно перед камерой.
«Он сказал:« Я хочу выглядеть лучше всего сейчас, и мне лучше двигаться», - сказал г-н Фрид. «Я действительно ценю это, потому что он просто был собой».
Компания закончила тем, что наняла его.