В продолжение моих материалов на остро актуальную тему организации удалённой работы и фактора сроков в управлении в условиях самоизоляции от коронавирусной инфекции, предлагаю вам выдержки из интересного и, на мой взгляд, очень правильного материала Ирины Куривчак - исполнительного директора рекламной компании из г. Новосибирска.
Зло №1 на удаленке, из-за которого чаще всего срываются сроки и растут издержки - некачественная постановка задач. Неконкретные задачи и в офисе – абсолютное зло, но там сотрудник «варится» в питательном бульоне из потоков информации. Легко посоветоваться с коллегой за соседним столом. И обычно в коллективе есть старожилы, которые объяснят, что к чему. На удаленке никакого бульона нет. Человек остается один на один с загадочным аудиосообщением от руководителя.
Удалёнка – это всегда больше пробелов в коммуникации, больше дыр и недопонимания. Поэтому, переходя на работу во фриланс, будьте готовы все объяснять подробнее. В идеале при постановке задачи нужно убедиться, что ваш коллега знает ответы на эти вопросы:
- Какие решения он может принять сам, а что потребует согласования.
- К кому обращаться за помощью?
- Кому он сам может ставить задачи?
- Что будет считаться хорошим результатом?
- Какой дедлайн?
- Почему этот результат важен для проекта?
Проще говоря, удаленка практически вынуждает ставить задачи письменно, в программе управления или в рабочих мессенджерах: конкретно, с измеримым результатом и обозначенным дедлайном, достижимые и с понятной значимостью для компании.
Чтобы экономить время на объяснениях, "кто кому Вася", проще расписать бизнес-процесс - изобразить сложившиеся алгоритмы взаимодействия в симпатичных схемах, которые приятнее изучать, чем регламент на десять страниц:
Зло №2 – заорганизованность и сверхконтроль удалённых сотрудников - попытка жестко контролировать присутствие подчинённых в работе. «Сейчас позвоню и проверю, где он», – думает маньяк-руководитель. И слышит на фоне шум супермаркета и дежурный голос: «Вам пакет нужен?» Снова этот бездельник побежал в гастроном в рабочее время!
Страшная тайна – эти «тунеядцы» обязательно будут использовать рабочее время, чтобы сменить зимнюю резину без очереди или запломбировать зубы. Установите им на компьютер мониторинг активности экрана и звоните хоть каждые 15 минут, они все равно обойдут любые системы контроля. Примите это как данность. Вы убьете все рабочее время, пытаясь контролировать формальное присутствие у компьютера. Лучше направьте энергию на контроль результатов. Как это ни банально, но правило контролировать результат, а не процесс, на удалёнке особенно актуально!
Вот здесь можете изощряться по полной программе – объясняйте, в чем значимость задачи, мотивируйте укладываться в сроки, устанавливайте реалистичные дедлайны и поощряйте за выполнение вовремя. Отжимайте не присутственные часы, а результат, и сотрудники дадут вам его, даже стоя в очереди на автомойку. Исключение – сотрудники, чей результат наполовину состоит в том, чтобы быть в рабочие часы на связи. А также те разработчики на аутсорсе, которые отчитываются рабочими часами, а также руководители-координаторы высшего и среднего звена.
Для больших задач назначайте промежуточные точки контроля: пусть ваш коллега сам спланирует, когда покажет первые варианты решения, черновик отчета, прототип сайта – внесите даты в календарь. Промежуточные точки контроля помогут не выбиться из графика.
Зло № 3 многих удаленных команд – дефицит информации о том, что происходит в компании с продажами, с развитием, клиентами, новыми продуктами, профильной отчётностью. В open space новости «витают в воздухе». Если в каком-то отделе горит проект или увольняется ключевой сотрудник, об этом быстро становится известно всем.
На удаленке обмен информацией резко сокращается. В этом есть плюсы – меньше отвлечений, меньше сплетен, при желании руководству легче скрывать негативные известия. Но минусов больше – люди хуже понимают, что происходит в компании в целом, не чувствуют связь с коллегами, причастность к чему-то большему. Даже если происходит нечто крутое и значимое, большинство об этом не узнают.
В общем, при переходе на удаленку основной упор на Оперативную сводку, на БАЗЫ данных Программы управления с актуальной корпоративной отчётностью. Кто-то должен взять на себя важную миссию каждую пятницу собирать новости из разных отделов, а в понедельник кратко доносить их до всех, кому следует, в сводке. Желательно со ссылками на задачи и на отчётные формы в программе управления предприятием. Не забыть актуализировать и справочник сотрудников с их контактами в программе.
Зло №4 – работать круглосуточно, ведь смартфон всегда под рукой. «Можешь скинуть мне договор», – такую просьбу вы получите в десять вечера, если ваши коллеги в Москве, а вы в Сибири. Я уже молчу про наших бедных друзей из Магадана, которые привыкли к сообщениям исключительно в ночи. Если вы с коллегами работаете в разных часовых поясах, то велик соблазн писать им тогда, когда удобно вам, а не им.
Особенно, если вы в командировке, «потерялись» во времени и готовы работать круглосуточно. Все это вместе приводит к тому, что рабочие чаты пиликают 24/7. А у сотрудников дергается глаз по утрам, потому что первым делом они видят десятки непрочитанных сообщений во всех недремлющих по ночам чатах.
Порой это удобно – задачи решаются намного оперативнее. Но в основном приводит к накапливающемуся стрессу и раздражению. Решение такое, пусть оно вам и не понравится, – писать в рабочие чаты только в оговоренное время. Если у вашего коллеги рабочий день уже закончился, отправьте ему письмо. Лучше всего установить таймер отправки (например, в Outlook) на час начала его рабочего дня. По срочным, неотложным, горящим делам – звоните. Таким образом, в конце рабочего дня люди спокойно отключат уведомления почты и чатов и будут уверены, что все вопросы подождут. Ну, а если уж случится пожар, то им позвонят.
Жонглируя сообщениями между десятком рабочих чатов, превращаешься в оператора, способного только к автоматической работе. Чтобы сократить количество отвлечений, мы практикуем офлайн-часы. В это время человек предупреждает, что уходит делать задачу, требующую погружения, и отключает на несколько часов проверку чатов и почты.
Зло № 5 удаленных команд – дефицит неформального общения. В обычном офисе сотрудники то и дело тусуются «у кулера». Начинающий руководитель, проходя мимо, разгонит заболтавшихся. А опытный постарается уловить своими антеннами настроения в команде или сам включится в «болтовню». В офлайне коллеги начинают дружить, потому что оба любят кофе, сидят рядом или им по пути домой. В онлайне родство душ возникает куда медленнее, и удаленная команда обычно менее сплоченная.
Поэтому для «разговоров у кулера» нужно заводить специальное пространство. Это может быть свободный позитивный чат для флуда, шуток, мемасиков, поздравлений с днем рождения, обсуждения новостей. Только никогда не делайте замечания по поводу того, что люди проводят в этой ветке слишком много времени. Если вам больно видеть, как люди в рабочее время флудят, отключитесь от ветки. Активность во флудилке – это барометр отношений в команде, вовлеченности, лояльности к работе. Именно готовность неформально общаться говорит о том, что коллеги воспринимают друг друга как носителей похожих ценностей, чувства юмора, как «своих» людей.
Если устраиваете офлайн-сбор, то подключайте находящихся на удалёнке заинтересованных сотрудников к совещанию по видеосвязи. Потому что нет ничего обиднее, чем увидеть в общем чате как кого-то из их коллег поощряют, назначают с повышением, увольняют, без их участия.
Ценю любые ваши отклики на мои материалы.
Сергей Русанов.