Сводные таблицы в excel - неотъемлемый инструмент для анализа данных. Всего за несколько кликов он позволяет агрегировать показатели, формировать наглядные отчеты и производить необходимые расчеты.
Однако, приступая к изучению сводных таблиц, неплохо быть готовым к тому, что и у них есть свои минусы. Но забегая вперед, плюсов гораздо больше :)
Минусы сводных таблиц:
1. Не все данные подходят для сводных таблиц. Для того, чтобы использовать свои исходные данные в сводной таблице их необходимо нормализовать или привести в нужный вид (должна быть строка заголовков, не должно быть пустых строк, желательно не должно быть пустых ячеек, форматы данных в каждом из столбцов должны быть одинаковыми)
2. Обновление данных не автоматическое. В случае, если вы добавляете новые строки или столбцы в исходные данные, необходимо обязательно нажать кнопку "Обновить данные" для того, чтобы сводная таблица пересчиталась.
3. Объем занимаемого места. Когда при работе вы создаете много сводных таблиц, постепенно excel начнет притормаживать, т.к. сводные таблицы это по сути копия ваших исходных данных. По этой же причине файл excel после сохранения тяжелеет и при его отправке по почте могут быть проблемы.
4. В сводную таблицу невозможно добавить новые строки или формулы. Имеется ввиду, что в сводных таблицах можно использовать только встроенные функции. Для того, чтобы провести дополнительные расчеты по данным, полученным в сводной таблицы, необходимо скопировать ее и превратить в обычную таблицу путем вставки данных как значений.
Плюсы сводных таблиц:
1. Интерактивность. После создания сводной таблицы можно сколько угодно переупорядочивать информацию, менять ее структуру, порядок столбцов и группировку и на это будет уходить несколько минут, а то и меньше. На перестройку обычного отчета уйдет гораздо больше времени.
2. Простота форматирования. К сводной таблице легко применить необходимый стиль оформления или поменять в принципе ее визуализацию. На это понадобится несколько щелчков мыши.
3. Расчет значений. Большинство популярных формул, используемых при формировании отчетов, находятся под рукой и легко вставляются в сводную таблицу. Это суммирование итогов, расчет среднего значения, подсчет количества ячеек, произведение, поиск минимального и максимального значения.
Все эти формулы легко найти, если щелкнуть по стрелочке в блоке "Поля сводной таблицы" и перейти на "Параметры полей значений:
Откроется окно, в котором можно выбрать необходимую операцию:
4. На основе сводных таблиц можно строить сводные диаграммы. Данные диаграммы будут автоматически пересчитываться после пересчета сводных таблиц и обновляться новыми периодами, если исходные данные будут обновлены. На основе одной сводной таблицы можно строить сколько угодно сводных диаграмм и редактировать их независимо друг от друга.
5. В сводных таблицах доступна фильтрация с помощью срезов и временной шкалы. В этой статье я более подробно об этом писала.
6. Сводную таблицу можно построить на основе нескольких исходных данных или модели данных. Это сильно расширяет возможности сводных таблиц и ускоряет работу с данными из разных источников.
Подписывайтесь, чтобы первыми получать самые интересные публикации! Ещё больше полезных советов и лайфхаков Excel – в моем Telegram-канале!
Для удобства - статья навигатор по каналу: Путеводитель по каналу