Работа на удалёнке требует развития наших цифровых навыков. Хочу рассказать о ряде программ и приложений, которые помогают мне организовывать свою работу.
Немного обо мне и моей работе
Я бизнес-тренер, разрабатываю и веду обучение, развивающие проекты для сотрудников и руководителей, стратегические сессии и командные фасилитации.
По характеру я любознательный, креативный, но легко отвлекающийся человек. Всё, что не записано, легко забываю. При этом я ориентирована на результат и ответственна, поэтому очень тревожусь не выполнить договоренности или забыть про обязательства. Ещё я пять лет проработала в IT компании, и айтишная культура привила мне любовь к программам, приложениям, техническим инструментам, что могут не только разнообразить рабочую рутину, но и сильно повысить эффективность работы.
Поэтому я опишу приложения, что помогают мне уже лет шесть организовывать, планировать мою работу, фиксировать результаты и разгружать голову 🙂 Если у вас схожий характер и процесс работы, надеюсь, мои рекомендации позволят вам открыть что-то полезное и удобное для себя.
Сразу отмечу, что если вы работаете корпоративным тренером, то всё ниже описанное необходимо согласовать с вашими безопасниками и айтишниками. Во-первых, у вас может это нельзя использовать на рабочих компьютерах. Во-вторых, у вас всё это может уже есть в виде внутренних решений, готовые не нарушают безопасность корпоративных данных.
Итак, вот мои помощники
- Календарь – чтобы планировать тренинги, рабочие встречи и все нерабочие мероприятия
- Диск – где храню все материалы по тренингам, книги и статьи
- Трекер – который приучил меня фиксировать все задачи, особенно при совместной разработке, декомпозировать, составлять планы на день и отмечать выполненное
- Формы – чтобы собирать обратную связь участников, проводить опросы до и после обучения
- Блокнот – где я делаю наброски, записи к тренингам, резюме после рабочих встреч
- Скриншотер – чтобы делать скрин экрана, записывать видео с экрана или демонстрацию рабочего стола
Я всегда устанавливаю версии на ноутбук и на телефон, чтобы, благодаря синхронизации, доступ к материалам у меня был минимум с двух устройств (ноутбук и телефон), а сейчас и всех трёх (планшет). Это помогает быстро вносить изменения и дополнения, и получать доступ, независимо от того, что у меня под рукой. Далее немного подробнее про каждого помощника.
Календарь
Сейчас я пользуюсь Календарем от Google, поскольку у него есть приложение для телефона и понятное отображение встреч на виджете на месяц.
- В календарь первым делом внесены тренинги, стратегические сессии и все другие обучающие и развивающие рабочие мероприятия. Также я всегда ставлю заглушки на час перед и после больших мероприятий. Чтобы всегда хорошо подготовиться на месте до тренинга и иметь время на общение с участниками сразу после.
- Все рабочие встречи вношу сразу в календарь, ценю людей, которые шлют приглашалки с описанием деталей встречи. Если нет, вношу сама. Это позволяет мне не прохлопать встречу или созвон. В описании встречи всегда указываю с кем, цель, ключевые вопросы для обсуждения, место встречи или указание способа коммуникации (скайп, zoom)
- Вношу в календарь все личные дела и мероприятия. Это стало хорошей привычкой, чтобы ничего не пропускать, и легко найти ссылку на учебный вебинар или нужное метро, потому что всё это в описании мероприятия, не нужно лезть в почту. Чтобы личные дела не смешивались с работой, я завела разные календари с разным цветом. Я уже мельком взглянув на календарь, помню, что у меня сегодня вечером спорт, врач или дружеская посиделка🙂
- Выручают сильно виджеты календаря на телефоне. Я приучилась к виджету на месяц, так я сразу понимаю свою нагрузку. И виджету на день, так легко понять, что следующее у меня и где.
Диск
Я использую Яндекс.Диск. Уже много лет складываю туда все рабочие и личные материалы.
- В Диске храню все материалы по прошлым и будущим тренингам. 3 ключевые раздела у меня: Тренинги (материалы всех тренингов), Материалы (книги, статьи по разным темам), Проекты (материалы по текущим рабочим проектам).
- Диск нужен в первую очередь как бэкап (запасное хранилище) всех важных материалов. Чтобы не хранить своё золото на одном ноутбуке. Грустные истории моих друзей и коллег о случайном форматировании, утере, гибели ноутбуков - поддерживают меня в дублировании всех рабочих материалов.
- Через Диск удобно обмениваться большими материалами, которые может не пропустить почта.
- Через Диск удобно делать подборки материалов для участников обучения.
Трекер
Сейчас я использую Trello для самостоятельной работы над проектами. Мне нравится наглядность досок с задачами.
- У меня есть несколько разных досок для разных задач, например: Работа, Саморазвитие, Творческие проекты. Это позволяет держать в порядке все дела, но не смешивать рабочие с личными.
- На рабочей доске я использую принцип Канбан в упрощенном и адаптированном под себя виде. У меня 5 колонок: Ever (для проектов и задач, которые только в задумке или отложились на неопределенный срок); In progress (проекты в работе в текущем месяце); ToDo (дела в работе, дела на сегодня); Cancelled (отмененные задачи, потерявшие актуальность); Done (выполненные задачи).
- Я использую систему меток: Проект, Идея, "Название проекта", Приоритетное, Жду ответа, присваивая им разные цвета. Тогда мне легко ориентироваться в списке задач, что важно выполнить в первую очередь, а в какие задачи на паузе до реакции со стороны партнера/заказчика.
- В Трелло удобно связывать зависимые друг от друга задачи через "Вложение", тогда легко переходить между ними.
- Внутри карточки я использую чек-лист, чтобы декомпозировать задачу на отдельные действия. Так мне проще выполнять задачи, не перегружая мозг их обдумыванием. И приятно отмечать выполненное.
Формы
Использую Яндекс.Формы и Гугл.Формы.
- Прекрасные инструменты, чтобы узнать ожидания участников перед обучением. И собрать обратную связь после обучения.
- Держу в шаблонах несколько вариантов подобных анкет как примеры, из них каждый раз делаю конкретную анкету под конкретную задачу.
- Результаты опроса я и заказчик смотрим в общей эксельке.
Блокнот
Использую Evernote.
- Любые записи после встреч, заметки и наброски собираю в блокнот. Он сохраняет в режиме записи, так что это удобно и надежно. Есть версия для любого девайса, всё синхронизируется.
- Завела несколько блокнотов в Evernote, разделив записи по тематикам.
- Ставлю теги к записям, легко найти все сохраненные статьи и идеи про обратную связь или наставничество, например.
Сделала недавно шаблон для фиксации идей после прочитанного. Теперь после каждого вебинара, книги, статьи вношу заметки, чтобы помочь мозгу помнить :)
Скриншотер
Использую Monosnap.
- Делаю скрин с любого видео, вебинара чтобы не ждать присланной презентации. Удобно, если нужно указать на ошибку коллеге в материалах. Достаточно запомнить одно сочетание клавиш, чтобы сделать скрин экрана в любой момент.
- Делаю запись рабочего стола, так можно делать обучающие видеоролики без говорящей головы в кадре.
- Это самый простой способ сделать картинку (png) из ПДФ, ворд, эксель, PowerPoint, с браузера! Если нужен один кадр и не сильно критично качество изображения.
Вот это мои ежедневные и незаменимые помощники!
Кстати, эту статью я писала в Evernote, согласовывала с коллегами через Диск, задача по статье висела в Трелло, а все скриншоты для статьи были сделаны благодаря Monosnap.
Поделитесь, чем пользуетесь вы в своей работе. Что помогает вам организовать себя, хранить полезные материалы.
#цифровизация #приложения
#бизнестренер #цифровыепомощники