Давайте максимально честно! Переход на удаленный режим работы - это стресс.
Даже для IT. Потому что позаботиться надо и о людях, создать комфортные условия труда, обеспечить все и сразу, при этом мотивировать, вести проекты и не поддаться панике в самоизоляции.
Но, давайте будем последовательны. События развивались стремительно, однако. Когда появились первые новости о заболевших коронавирусом в России, мы сделали акцент на превентивных мерах и позаботились о сохранении психологического и физического здоровья своих сотрудников:
- заказали приборы для обеззараживания воздуха;
- закупили индивидуально для каждого работника кожные антисептики, маски, наборы витаминов;
- создали список ресурсов с достоверной и актуальной информацией по распространению вируса;
- прописали профилактические меры;
- отменили междугородние и заграничные командировки.
Общие встречи мы перенесли в формат видеоконференций либо созвонов. Сейчас нет ни одной компании, не столкнувшейся с последствиями пандемии, поэтому мы быстро нашли понимание с клиентами и партнерами.
Еще до объявления режима самоизоляции частично перешли на удаленный режим работы. У нас всегда существовала такая возможность, когда сотрудники по личным обстоятельствам или в связи с недомоганием, могли при желании работать из дома.
Изначально провели опрос персонала относительно того, хотят ли они с 23 марта работать из дома. Через два часа списки были сформированы, на дистанционный формат изъявили желание перейти примерно 11% сотрудников.
- Была составлена анкета, в которой специалисты указали: кому требуется офисная мебель для организации рабочих мест, ПК и ноутбуки, технические средства для исполнения обязанностей удаленно. Предоставили все необходимое.
- Обеспечили всех набором софта и убедились, что ни у кого нет проблем с доступом в Интернет из дома.
- Позаботились о безопасности доступа к общим БД и хранилищам корпоративной информации.
- Регламентировали процесс удаленной работы, прописали правила и рекомендации.
Проработав в таком формате несколько дней, мы поняли, что все идет довольно успешно, и отсутствие очных коммуникаций никак не сказывается на эффективности работы. Однако самый большой рывок был впереди: 25 марта Президент объявил о нерабочей неделе. Экстренно обсудили ситуацию, пришли к единому решению о полном переходе "Инфомаксимум" на удаленный режим.
Нам хватило 1,5 дня, чтобы полностью подготовиться к удаленной работе. Во многом благодаря своей же разработке - системе загруженности персонала CrocoTime. Она стоит на компьютере каждого сотрудника и используется нами ежедневно:
- система работает “бесшумно” и не мешает выполнению рабочих задач;
- сотрудники отмечают время работы над тем или иным проектом при помощи встроенного тайм-трекинга. Программа показывает, сколько времени ушло на выполнение профессиональных обязанностей, были ли пробелы/нарушения в работе и не дает забыть про планы;
- простая система отчетности детально отображает структуру рабочего дня персонала. Отчеты автоматически приходят на e-mail руководителя, никто не имеет возможности вносить в них изменения;
- удобный инструмент для мотивации и контроля: сотрудникам проще не потерять рабочий режим и наладить самодисциплину, а управленческий состав будет спокоен, что все подчиненные при деле
Один нюанс: многие ребята собирались работать на собственных ПК, на которых не было CrocoTime. Заставлять их развертывать систему на своих машинах мы не могли, поэтому использовали облачную версию, с возможностью отключения мониторинга вручную. Все таки личный ПК предполагает возможность посвятить время не только работе.
Удаленный режим - интересный опыт, мы максимально эффективно используем этот период. Теперь знаем, что всегда можем перенести выполнение задач в онлайн, однако понимаем, что это крайняя мера и ждем возвращения в офис.