Бухгалтерский учет является практически единственным источником данных для экономических отчетов. В этом нет ничего удивительного, так как правила бухгалтерского учета регламентируются и контролируются государством, т.е. данные достоверные. И в бухгалтерских программах, как правило, есть вся необходимая информация, но с ней тяжело работать.
Наибольшую трудность вызывает работа со статьями с большой номенклатурой. К таким статьям относятся канцелярские товары, материалы для содержания зданий, даже компьютерные лицензии и т.д.
Бухгалтерия заносит в справочники номенклатуры информацию, так, как она указана в первичных документах. Поэтому, если мы будем анализировать оборотно-сальдовую ведомость, например, по канцелярии, то там будет несколько видов ручек, бумаги, папок и т.д. Если еще в бухгалтерском учете нет субсчетов или группировок для канцелярии и других всевозможных материалов, то в ведомости будет полный список всех материалов, т.е. придется не только группировать канцелярские расходы, но и отбирать их из всех остальных.
Для решения данной задачи в Excel обычно выгружается ведомость по счету из бухгалтерской программы и проводится ручная группировка, на основании которой потом формируется сводная таблица. Выглядит это примерно так
Данные метод трудоемкий и неточный, так как группировка может отличаться даже за один и тоже период (если вы не сохранили данные или анализируют разные сотрудники).
Эту часть работы можно автоматизировать в учетной программе, если каждой номенклатуре присвоить групповой признак и потом настроить отчет в виде простого реестра, в котором можно будет отбирать и группировать номенклатуры и расходы по данному признаку.
В моей практике программисты легко настраивали данную возможность, так как данный признак не влияет бухгалтерские проводки и отчеты. Но, чтобы он работал присваивать признак каждой номенклатуре и контролировать правильность группировки, должен экономист, т.к. это кроме экономической службы больше никому не нужно. (Как показывает опыт основная трудоемкость будет на начальном этапе, ежемесячно объем добавления признаков будет небольшой). Зато вы получите отчет в форме простой таблице, который можно фильтровать как угодно и в котором признаки номенклатуры будут одинаковые по периодам и для всех исполнителей.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке