Цель любого проекта заключается в удовлетворении потребностей бизнеса и предоставлении ему конкретных преимуществ. Часто случается, что в ходе выполнения проекта эти потребности и преимущества отходят на второй план, что может привести к выполнению проекта ради самого процесса, а не ради конечного результата. Данный раздел резюме проекта служит напоминанием о том, что требуется бизнесу и что он должен получить по окончании проекта.
Зачем это нужно?
- Фокусировка на цели: Понимание и документирование потребностей и преимуществ помогает команде проекта сохранять фокус на конечной цели.
- Адаптация и корректировка: В случае изменения потребностей бизнеса или потери актуальности ожидаемых преимуществ, можно вовремя пересмотреть целесообразность продолжения проекта.
- Инструмент для принятия решений: Наличие четких потребностей и преимуществ позволяет руководству принимать обоснованные решения о продолжении, изменении или прекращении проекта.
Пример
В рамках текущего проекта мы рассматриваем проблему задержки пополнения товаров в магазинах, что негативно влияет на продажи из-за пустых полок. В настоящее время на пополнение полок уходит минимум два дня, что недопустимо с точки зрения обеспечения бесперебойных продаж.
- Текущая ситуация: Заказ на отгрузку товаров формируется каждый день на основании продаж за предыдущий день.
Склад выполняет заказ на следующий день.
Товар поступает в магазин еще через день, создавая двухдневную задержку.
Для сокращения времени пополнения 8 сотрудников начинают рабочий день в 5 утра каждый день недели. - Потребность бизнеса: Сократить время пополнения полок с двух дней до одного дня.
- Ожидаемое преимущество: Увеличение продаж за счет уменьшения времени пустых полок.
Оптимизация трудозатрат, уменьшая зависимость от сотрудников, работающих в ранние часы. - Результат проекта: Внедрение системы автоматического заказа, которая позволит размещать заказы на склад до 04:00 с отгрузкой в тот же день.
Заключение
В случае изменения актуальности потребности (например, если будет найден другой способ решения проблемы пустых полок) или преимущества (например, если система автоматического заказа больше не приносит ожидаемой выгоды), проект может быть закрыт. Таким образом, этот раздел резюме проекта выступает как верхнеуровневый индикатор, позволяющий своевременно оценить необходимость продолжения проекта и его актуальность для бизнеса.
Описание Потребности и преимущества для бизнеса размещается в резюме проекта, чтобы все участники могли легко найти и ознакомиться с ними.