— «Я начну это через несколько минут»
— «Хорошо, давайте сделаем перерыв на кофе и приступим к работе»
— «Я сделаю это завтра»
— «О, это может немного подождать»
— «У меня не так много времени»
Если вы когда-либо пытались заставить подростков прислушиваться к своим родителям, научить кошек вести себя так, как вы этого хотите, или заставить прокрастинатора работать своевременно, вы, вероятно, слышали подобные заявления чаще, чем ваше имя.
Многие руководители чувствуют себя плохо, понимая, что их сотрудники больше заняты подготовкой к работе, чем самой работой. То, насколько быстро сотрудники выполняют задачи во многом зависит от стиля руководства. Поэтому важно держать ситуацию под контролем. С одной стороны, это поможет избежать сорванных дедлайнов, а с другой — перестать нервничать и бояться.
В этой статье мы выясним, как лучше всего мотивировать прокрастинирующих сотрудников, а что лучше не делать.
Как не надо делать
Худшее, что может сделать руководитель для себя и своей команды — бояться или злиться. Как бы ни хотелось поддаться эмоциям, они в таких ситуациях непродуктивны. А что еще не стоит делать по отношению к прокрастинирующим сотрудникам?
- Давить авторитетом
Демонстрация превосходства чаще причиняет вред, чем приносит пользу. Если вы будете давить авторитетом и стараться показать «кто в доме хозяин», то, скорее всего, столкнетесь с еще большим сопротивлением.
- Ставить жесткие дедлайны
Многие менеджеры (ошибочно) предполагают, что оказание давления на прокрастинаторов поможет выполнить работу. В действительности, предложение типа «ты должен сделать это за два часа и вернуться ко мне с отчетом», озвученное в форме приказа не поможет продвинуться к цели.
- Убеждать
Как бы не хотелось признать, логика здесь вам тоже не поможет. Прокрастинатор будет спокойно слушать, кивать в знак согласия и возвращаться к попыткам найти причины, как отложить работу и начать ее как можно позже.
Как справиться с прокрастинацией сотрудников и не сойти с ума
Все, что вам нужно — это сделать несколько изменений в вашей команде. Общайтесь со всей командой и подходите к этому вопросу совместно. Выполните следующие действия и запаситесь терпением и спокойствием.
- Правильно ставьте задачи
Первое, что нужно изменить — подход к постановке задач. Разбивайте большую задачу на несколько маленьких. Таким образом вы лишите прокрастинатора возможности расслабиться. Выполнение даже небольшой задачи добавляет мотивации двигаться дальше.
Составьте список ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач и их порядок важности. Используйте agile-доски, который смогут использовать все члены команды. Например, Trello.
- Честно распределяйте обязанности
Когда дело доходит до распределения ролей и обязанностей, убедитесь, что вы справедливо назначаете их. Создайте атмосферу равенства: не перегружайте и не делайте поблажек.
- Срочно — значит неотложно
Не ставьте на каждую задачу тег «срочно». Если все всегда срочно, то больше ничего не срочно.
- Помните о мотивации
Мотивированные сотрудники — лучшее, что случается с каждым бизнесом. Уделите минуту на похвалу для сотрудника, который хорошо выполнил задачу.
- Повышайте ответственность путем созависимости
Хорошая уловка — объединить нескольких сотрудников для совместной работы над чем-то очень важным. Работая в небольшой команде, сотрудники будут чувствовать, что от их результата будет зависеть и результат других участников. Использование внутренней коммуникации позволит вам привлечь всю команду и повысить ответственность каждого ее участника.
- Говорите открыто
Поговорите открыто о прокрастинации. Печальная правда в том, что иногда сотрудники не имеют представления о том, в какой степени они могут замедлить проект. Используйте реальные числа, чтобы проиллюстрировать проблемы, которые могут быть вызваны задержками.
Есть много способов помочь команде быть эффективнее. Если вы видите, что кто-то борется с прокрастинацией, держитесь поближе к этому человеку, предложите свою помощь и поговорите с ним. Как и почти во всех других проблемных вопросах, общение является ключом к решению.
Главное в этой проблеме — распознать, когда вы сталкиваетесь с прокрастинацией, и действовать как индивидуально, так и в составе команды.