Организация переезда офиса – задача, требующая много сил и подготовки. Переезд в новый офис равносилен переезду человека в новое жилье. Однако есть множество нюансов, которые могут увеличить затраты сил и денег в разы. Как успешно переехать и не обанкротиться?
1. Выбор офиса для переезда
Первый и самый важный этап смены местоположения бизнеса – это правильный выбор нового офиса. Он должен подходить под все ваши цели и задачи. Проверьте, достаточная ли для вас в новом месте мощность энергосети, обратите внимание на водоснабжение, отопление, телефонную связь, интернет и его скорость, возможность сделать перепланировку под ваши нужды и т.д.
Выбрать подходящий офис можно как самостоятельно, так и обратившись в агентство недвижимости или на специализированные сайты по аренде коммерческой недвижимости. В любом случае, все эти варианты бесплатны, так что вы сможете сэкономить время на планирование переезда, если быстро найдете подходящее помещение.
2. Выбор специалистов
Переезд в новый офис включает выбор: делать всё самостоятельно или нанять специалистов в помощь. Рынок как простых грузчиков, так и профессиональных компаний, специализирующихся на офисных переездах, сейчас огромен. Найти и первых, и вторых в интернете не составляет труда. При этом наткнуться как на мошенников, так и на недобросовестных исполнителей также не составляет труда. Поэтому при выборе компании-перевозчика смотрите не только на цену: вряд ли вы захотите получить разбитую оргтехнику и утерянные в процессе переезда важные документы, которые никто возвращать и компенсировать не будет. Поэтому лучше выбрать качественного исполнителя сейчас, чем потом разориться на покупке новой техники, из-за того, что в договоре перевозчика не прописан пункт возмещения при потерях или поломках.
3. Подготовка к переезду в новый офис
Во-первых, необходимо определиться с датой переезда. Некоторые руководители компаний почему-то считают, что услуги грузчиков им не нужны, и с погрузкой и выгрузкой офисной мебели и вещей справятся сами сотрудники. Лучше не отказывайтесь от услуг мувинговых компаний ради незначительной экономии. Что стоит сделать:
- Составить план для размещения мебели и иных вещей в новом офисе.
- Решить вопрос касательно выезда, въезда и работы лифтов в двух точках. Если офис находится в бизнес-центре, с его администрацией нужно согласовать возможность использования лифтов, запасного выхода, подъезда туда грузовых машин. Иногда приходится брать специальное разрешение или действовать в строго определённое время.
- Убедиться, что рабочее место каждого из сотрудников готово к переезду.
- Промаркировать всю мебель, бытовую технику, оргтехнику и прочее оборудование.
- Убедиться в отсутствии задолженностей по аренде, коммунальным услугам и прочим платежам на месте старого офиса. В противном случае грузчикам попросту не позволят зайти на территорию офисного здания либо же машину с вещами из вашего офиса не выпустят с территории бизнес-центра.
Если следовать инструкции и придерживаться заранее намеченного плана, всё удастся сделать в сроки и сэкономить деньги.
4. Переезд и обустройство на новом месте
Далее сам переезд в новый офис. Многие мувинговые компании готовы выполнить широкий спектр услуг, включая полноценное экспедирование грузов и подготовку нового офиса к вашему последующему переезду. Однако ваше участие не должно заканчиваться на процессе согласования, так как могут возникнуть нюансы и сложности. Как облегчить переезд и сэкономить на последствиях:
- В старом офисе и в новом офисном помещении должен присутствовать хотя бы один сотрудник компании.
- При входе в новый офис следует разместить указатели, метки, подписать каждое помещение. Это позволит ускорить процесс переезда, сориентировать грузчиков и дать им понять, куда и какие вещи следует заносить, где и что собирать.
- Не оставляйте сотрудников мувинговой компании без внимания. Всегда есть риск повреждения имущества или пропажи каких-то вещей.
- При наличии особо ценных бумаг или предметов нужно поместить их в офис либо занести в кабинет руководства, после чего закрыть двери на ключ.
- Организуйте комнату находок.
- Сборка мебели и подключение офисной техники. Результаты этого этапа зависят от успешности вашей подготовки к переезду - наличием и правильности схем расстановки и планом размещения мебели, оборудования, и т.п.
- Уборка. Профессиональные перевозчики, помимо помощи в организации самого переезда, также обязательно убирают после себя. Если вы убираетесь самостоятельно, то этот этап должен стать для вас последним. Следите за тем, чтобы никто не выбросил нужные вещи или документы.
Как избежать проблем при офисном переезде
- Внимательно выбирайте дату переезда. Сложнно найти специалистов перед праздниками, выходными,и в конце квартала.
- Грамотно выбирайте новый офис. Некоторые специализированные порталы по бесплатному подбору коммерческой недвижимости, как Get Looky, предоставляют в подарок бесплатный переезд, оплачивая мувинговую компанию. Хорошая возможность сэкономить.
- Избегайте вечерних переездов. Это связано не только с плохой видимостью, но и с усталостью самих сотрудников мувинговой компании.
- Изучайте пункты договора, связанные со страховкой. Лишь единицы будут принимать на себя финансовую ответственность за повреждение офисного имущества.
Переезд всегда дело не дешевое. Поэтому грамотно организованный, спланированный переезд помогут вам сэкономить значительную часть средств на устранение возможных проблем. Не стоит переезжать в новый офис просто так, чтобы потом потерять прибыль или вообще обанкротиться. Желаем быстрого и качественного переезда в новый офис!