Одна из японских организаций ввела порядок, по которому любое совещание должно было проводиться не дольше 30 минут. Если вопросы не решались за это время, отвечающие за это сотрудники штрафовались.
Мои принципы проведения совещания, которые реально работают:
1. Прежде чем проводить служебное совещание главное понять нужно ли оно, нельзя ли соответствующие вопросы решить в рабочем порядке...
2. Если все-таки оно нужно - то необходимо помнить, что главная цель не найти виновного, а коллективно решить, что надо делать. Поэтому атмосфера должна быть таковой, что каждый должен быть уверен, что может говорить откровенно.
3. Совещание - самый дорогой вид служебной деятельности, поэтому проводить его надо в быстром темпе. Необходимо отказаться от декларирования общеизвестных истин, цитирования известных источников. Коллективы, привыкшие к пустословию, перестают думать творчески.
4. Разрабатывая повестку дня, нужно определять последовательность вопросов, исходя из психологических аспектов, начиная с тем, которые легче всего решить.
5. Вступительное слово обязано содержать конкретную обрисовку обсуждаемой проблемы и обращать внимание на конечную цель совещания.
6. Необходимо втягивать в дискуссию самых малоречивых подчиненных, часто их мнение самое ценное.
7. Руководитель совещания обязан скрупулезно подбирать слова. От конкретно выбранных слов зависит очень многое. Откажитесь от фраз типа "Это абсолютно неверно" - они уничтожают мысль. Также надо быть осторожным с репликами типа "Из этого все равно ничего не выйдет" - тогда и правда ничего не выйдет.
8. Если в докладе нет конкретной информации и анализа, а только декларирование текущей ситуации, лучше его прервать и отправить на доработку, чем тратить время.
9. Выступающему также нельзя логически бросаться из стороны в сторону. В таких случаях лучше вернуть оратора к обсуждающему вопросу.
10. Важной сопутствующей целью совещания, для себя необходимо избрать стимулирование коллективного творчества!
Главное помнить что знание теории и умение применять ее на практике две большие разницы. Поэтому мой самый важный совет - больше практикуйтесь. Ставьте себе самому отдельные задачи по ведению совещаний, контролируйте их достижение.
Удачи на нелегком пути руководства людьми!