Вы перенесли свою компанию в Битрикс24, менеджеры работают, ведут клиентов и закрывают сделки. Вроде бы все работает и приносит деньги. Но зачем система, если она не помогает улучшить вашу компанию? Одна из основных функций Битрикс24 это Аналитика.
Аналитика — это инструмент принятия решений и одна из первейших причин внедрения CRM.
Хотя многие работают в Битрикс24 по причине:
- Удобства для менеджеров;
- Автоматизации многих процессов;
- Безопасности данных;
- Возможности удаленной работы.
Теперь давайте посмотрим, как настраивать отчеты в CRM!Шаблоны отчетов в CRM.
Когда вы откроете отчеты, то увидите, что для вас подготовили несколько шаблонов типовых отчетов. Чтобы создать отчет именно для вашей компании, придется немного их исправить.
Найти эти отчеты можно в разделе CRM-Еще-Отчеты.
Теперь давайте откроем отчет «Объем сделок по менеджерам», который показывает общий объём сделок, над которыми работали менеджеры в отчетный промежуток времени, долю выигранных и проваленных сделок, а также доход, полученный менеджерами от выигранных сделок.
Но есть небольшая проблема. За какой промежуток времени выведен отчет? Многие заметят, что в фильтре справа есть поле «Отчет за период» в котором вы можете выбрать, например, «Интервал». Сам Битрикс24 дает следующего определение этого параметра:
Фильтр отчета за период «будет включать все элементы (сделки, лиды), которые находились в работе за этот период, то есть это те, что были созданы за этот интервал, завершены, изменены, а также те, работа по которым не велась в этот период, но они не завершены, то есть фактически, они находятся в работе».
Отсюда следует проблема, если менеджер завершил сделку уже давно, но сегодня дописал к ней что-то. То она попадет в этот отчет. Или просто сделка висит в работе уже долгое время и о ней никто не вспоминает. То она будет попадать в этот отчет каждый месяц пока не закроется с положительным или отрицательным результатом.
Так как же правильно настраивать отчеты в Битрикс24?
Стандартные отчеты нам совсем не подходят, поэтому давайте создадим свой собственный. Например, нам нужно видеть сколько сделок было закрыто каждым менеджером за конкретный период.
Отчеты можно создавать двумя способами:
- Если нужный вам отчет похож на стандартные, то можно скопировать его и изменить.
- Или просто нажать «Добавить отчет».
Наш отчет будет похож на тот, который мы смотрели, но в целях обучения мы создадим отчет с нуля. Первое, что от нас понадобится это выбрать сущность, по которой будет строится наш отчет. Выбираем сделку, нам же нужно видеть количество закрытых сделок.
Отлично, мы дали название нашему отчету и написали его описание. Важно в поле «Отчетный период» в большинстве случаев писать «За все время». Но до этого мы говорили, что отчет будет за определенный период. Эти данные мы настроим потом.
Колонки отчета.
Раздел «Колонки» - самый важный, в нем заключается основная суть нашего отчета. Какие данные мы используем, по каким параметрам считаем.
Внизу есть кнопка «Добавить» - с ее помощью мы можем добавить нужные нам колонки в отчете. Мы добавили следующее поля:
- Ответственный;
- ID (сделки);
- Полученная сумма.
Слева от каждой строки есть место для галочки, она называется «Вычислить колонку». Это означает, что отчет будет обобщать данные, напротив которых галочка поставлена, а выборку производить по всем уникальным значениям полей без галочки.Например, в нашем отчете поля «ID» и «Полученная сумма» считаются для каждого ответственного. Справа от поля есть три значка:
- Процент – вычисляет долю этого поля относительно какого-то.
- Карандаш – нужен для изменения названия столбца.
- Крестик – удаляет поле из нашего отчета.
Последний пункт в блоке «Колонки» — это выбор способа сортировки. Выбираем колонку "Полученная сумма" по убыванию, чтобы отчет строился в виде рейтинга - самые успешные менеджеры вверху, отстающие - ниже.
Фильтр.Следующий крупный блок — это фильтр. С помощью этого инструмента можно указать дополнительные параметры фильтрации для нашего отчета. Например, вам нужно ограничить этот отчет только для конкретной воронки или по ответственному и т.д.
Первая строка определяет принцип работы фильтра: будет он выполнять все условия или только один. Знак минус удаляет условие, а плюс, наоборот, добавляет. Кнопка «и/или» добавляет новую группу условий, а галочка разрешает или запрещает изменять это условие.Для нашего отчета будут удобны следующие условия:
- Ответственный. Оставим, на случай если нужно будет посмотреть отчет по конкретному сотруднику. Поэтому мы разрешаем менять значение данного фильтра.
- Стадия сделки. В нашем случае это будет «успешная сделка», воронка у нас одна. И мы уберем галочку, что бы нельзя было менять стадию.
Теперь добавим еще одну группу фильтров по дате. - Предполагаемая дата закрытия больше или равно даты и такое же поле, но меньше или равно даты.
Диаграммы и доступ.Для нашего отчета подойдет диаграмма столбчатая, где аргумент это ответственный, а значение это сумма. Заметим, что для одного аргумента можно выводить несколько значений. А блок общий доступ дает право выбранным сотрудникам использовать ваш отчет. Но изменять его он не сможет.
Теперь ваш отчет готов. Нажимаем «Сохранить отчет» и смотрим что у нас получилось.
Алгоритм построения отчета.
Итак, мы показали, как создать отчет для вашей компании. Теперь подытожим все выше написанное и получим алгоритм для создания отчета.Для начала нужно определиться что нужно считать вашим отчетом.
- Для какой сущности это нужно считать.
- Какие поля вам в этом понадобятся.
- Какие фильтры использовать.
- Настройте отчет.
- И самое главное не забудьте протестировать его.
Надеемся эта статья поможет вам настроить отчеты для вашей компании. Но если у вас возникнут трудности вы всегда можете обратиться к нам.
