Прежде всего, вероятно, следует ответить на вопрос:
❓А зачем ее организовывать и кому это нужно?
В идеале, при правильной организации, выиграть должны все:
➕ Генеральный директор
Тем, что будет получать для подписания версию договора, проверенную и откорректированную всеми сотрудниками по своему функционалу, а значит, содержащую минимальные риски для бизнеса, и требующую меньшего времени для самостоятельной проверки.
➕ Подразделение/сотрудник, инициирующий заключение договора
Тем, что получит замечания по сделке и сможет их урегулировать с контрагентом заранее, а не в последний момент, получив "пинок" от директора, что, соответственно, избавит сделку от непредвиденного срыва или сдвига срока.
➕ Юрист и Главный бухгалтер
Тем, что в нормальном режиме смогут дать свои комментарии и предложения по минимизации рисков сделки перед тем, как она состоится, а не разгребать ее последствия для компании с контролирующими органами и судами пост-фактум в авральном режиме.
❓Как этого добиться?
✅Применить проверенный и используемый многими компаниями алгоритм из 7 шагов:
1. Установить, что все договоры, перед их подписанием генеральным директором, обязаны проходить согласование с определенными ключевыми сотрудниками.
2. Установить последовательность согласующих и зону ответственности каждого согласующего.
Наиболее универсальная для большинства компаний последовательность согласования следующая:
1) Инициатор договора - зона ответственности:
подготовка договора к согласованию, внесение основных положений по коммерческой части, заполнение реквизитов компании),
2) Юрист - зона ответственности:
выявление и устранение гражданско-правовых и административных рисков сделки + иногда налоговые риски
3) Главный бухгалтер - зона ответственности:
Изложение финансовых условий договора в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском и налоговом учете, а также банковского и валютного законодательства. Проверка финансовых реквизитов Компании.
3. Установить обязательность проверки контрагента перед заключением договора и возложить ответственность за эту процедуру и документирование ее результатов на конкретного сотрудника.
Чаще всего, это юрист.
4. Установить срок, выделяемый каждому согласующему, на рассмотрение договора и внесение своих комментариев/корректировок.
5. Установить форму и место расположения листа визирования, куда согласующие будут вносить свои комментарии по договору.
В режиме удаленной работы и при отсутствии специальной системы согласования документов, это может быть обычный гугл - документ с соответствующими настройками доступа.
Наличие листа визирования более удобно для последнего согласующего - генерального директора, чем просто комментарии, внесенные всеми сотрудниками по тексту договора, поскольку позволяет сразу на одном листе увидеть, есть ли замечания и какие,что существенно экономит время руководителя.
6. Установить порядок регистрации и хранения подписанных договоров.
7. Зафиксировать всё вышеописанное во внутреннем регламенте компании.