Основа командной работы - это коммуникация. Если создать для сотрудников эффективную среду для общения в онлайне, то вопросы будут решаться быстро, а задачи - выполняться вовремя.
Для этого нужно:
1. Подготовить IT-инфраструктуру
- Общее облачное хранилище для документов. Это может быть Яндекс Диск, Google Drive или Облако Mail. Инструкции, регламенты, шаблоны - все должно быть структурировано и разложено по папкам. Создайте базу знаний, которой будет удобно пользоваться.
- Таск-трекер. Trello или Microsoft To Do подойдут для команд 5-15 человек. Это простые приложения, которые позволяют ставить задачи, отслеживать их выполнение, вносить правки, комментировать и тд. Их можно установить на компьютер и телефон. Все данные синхронизируются в режиме реального времени. Нам хватает функционала бесплатных версий.
- Мессенджер. Оптимальное решение - Slack, но чат в Telegram тоже подойдет. Важно соблюдать четкие правила, чтобы общение не превратилось в балаган. Например, не писать в общий чат то, что адресовано одному человеку.
- Видеосвязь. Онлайн-совещания можно проводить в Zoom или Skype. Статистика скачиваний Zoom растет с каждым месяцем, но сервис справляется с нагрузкой и работает стабильно. К скайпу тоже претензий нет.
Подробнее о сервисах для удаленной работы можно узнать из видео:
2. Составить регламенты
Вместо тушения пожаров я предпочитаю системные решения, которые предотвращают их появление в будущем. Если обнаружился "косяк", то мы сразу же стараемся сделать регламент, который поможет нам избежать повторения ситуации в будущем. Так наша база регламентов растет каждый день.
3. Определить четкое время для совещаний
Например, ежедневно, в 9:00 каждый член команды делится результатами вчерашнего дня и планами на сегодня. Каждую среду в 15:00 собираемся на мозговой-штурм и тд.
4. Фиксировать договоренности
Все, что может быть не сделано - будет не сделано. Результат совещания - это договоренность, зафиксированная в письменном виде. Если ее нет, то совещания не было.
5. Сместить фокус на результат
Важно не только то, что мы делаем, но еще и то, чего мы не делаем. В онлайн-работе нужно сфокусироваться на результативных действиях и меньше заниматься имитацией деятельности. Мы решаем это правилом «2 задачи в день». У любого члена команды не может быть более двух ключевых задач в день. Это помогает расставлять приоритеты и достигать результата без лишней суеты.
Видео про основные правила удаленной работы:
После перехода на удаленный формат деятельности мы стали делать больше меньшими усилиями. Каждый почувствовал больше личной свободы и вырос в профессиональном плане. Экономия 100 тысяч в месяц (аренда офиса) стала приятным бонусом для компании.
За удаленными командами будущее. Которое, похоже, уже наступило.
