Эпидемия коронавируса COVID-19, связанный с ней карантин и задача уменьшения социальных контактов ставит руководителей перед важным вопросом: как быстро и с наименьшими потерями для бизнеса перевести команду на удаленную работу. Как организовать работу так, чтобы не потерять рабочие процессы и продолжить создавать ценность в бизнесе. Мы собрали и подготовили материалы, которые помогут вам организовать этот процесс максимально просто, быстро и минимизировать ущерб для бизнеса.
О чём мы расскажем:
- Кого и как перевести на удалёнку. Какие сотрудники смогут работать из дома и как будет построена совместная работа с оставшимися на рабочем месте.
- Какие инструменты и технологии понадобятся. Где их получить, как настроить и научить сотрудников использованию нужных решений, если этот опыт у них отсутствует. Как организовать удалённый доступ к информации, какие облачные технологии им помогут.
- Как выстроить продуктивное общение между сотрудниками, работающими удалённо и оставшимися в офисе. Какие инструменты, навыки, соглашения и правила необходимы для построения продуктивного общения.
- Как не потерять результативность и эффективность сотрудников и быть уверенным в том, что они не воспринимают удалёнку как дополнительный оплачиваемый отпуск. Дадим инструкции, как удалённому сотруднику организовать работу и остаться продуктивным, не отвлекаться на родных и домашние дела.
- Как оформить удалённую работу с юридической точки зрения и снять сопровождающие этот формат риски с точки зрения ТК.
- Какие новые риски возникают с точки зрения информационной, экономической безопасности. Как ими управлять и снизить вероятный ущерб при резкой смене формата работы.
- Какие финансовые траты нас ждут. На первый взгляд может показаться, что формат удалёнки снизит затраты, однако удалённая работа требует от работодателя ряда инвестиций.
- Дадим практические инструкции и чек-листы, которые вы сможете использовать и предоставлять сотрудникам:
- Чек-лист: я делаю/сделал все правильно при выводе людей на удалёнку
- Образец регламента: сообщение в Slack
- Инструкция: как организовать продуктивное рабочее место
Мы уверены, что поможем вам минимизировать убытки, связанные с вынужденной сменой режима работы и вложениями, которые предстоит сделать для организации бесперебойной работы компании.
Ваше управленческое решение — «завтра работаем из дома» — превратится в набор четких организационных, технических, инфраструктурных, экономических и юридических решений.
Вы сможете грамотно настроить сотрудников. Многим из них будет тяжело переходить на удалёнку психологически, ведь работа из дома резко снижает уровень социализации, то есть ежедневного неформального общения с коллегами. Кроме того, работа из дома расслабляет и отвлекает. Особенно, если сотрудник никогда не пробовал «удалёнку». Без контроля коллег и начальства может возникнуть соблазн решить вопросы, которые долго откладывал из-за нехватки времени: свозить машину на СТО, подлечить зуб или испечь наконец «шарлотку». Если сотрудник родитель, то становится еще сложнее: ребенку можно объяснить, что мама или папа дома, но на самом деле — на работе. Однако «что поесть?», «проверь алгебру», «включи мультики» будут литься бесконечным потоком. И задача руководителя — выстроить работу так, чтобы сотрудник не пал жертвой быта и домашних соблазнов, а четко следовал рабочим инструкциям и графику. Чтобы ваши сотрудники не растеряли рабочий запал из-за вынужденного затворничества, мы дадим практические инструкции и советы по продуктивной удалённой работе.
Вы создадите техническую основу удалённой работы. Решение «возьмите рабочий ноут домой» или «работайте на своем компьютере» обретет детали. Например, кажется что создать рабочий «чатик» в WhatsApp — достаточное решение. Для «эффекта присутствия» добавить про Skype. Однако не все так просто: в чате WhatsApp через два дня будет хаос, в котором не получится найти важные задачи, а видеоконференция в Skype на троих — это совсем не то же самое, что совещание на 15 человек. Важны и нужны детали.
Мы расскажем о том, какие риски вас ждут и как ими управлять. Внезапный переход на работу из дома влечет за собой размытие периметра предприятия: если, например у вас был выстроен организационный режим коммерческой тайны — например, нельзя было выносить за пределы организации носители с важной информацией, — то теперь вы вынуждены отдавать эту информацию в обработку сотрудникам, работающим из дома. Это не критично, но пересмотреть подход к защите конфиденциальных данных необходимо. При должной осмотрительности и правильном подходе этими рисками можно управлять.
Ещё один аспект, который должен учесть каждый работодатель, — юридический. При переходе на другую форму работы с сотрудниками нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Обо всех тонкостях и нюансах расскажем.