Для кого-то переход на «удаленку» - всего лишь продолжение модного в последние годы тренда, а для кого-то – вынужденная и внезапная необходимость. Сегодня рассказываем, как не потерять коллектив и его продуктивность на расстоянии, если вы из второй категории.
Общение прежде всего
Удаленная работа лишает руководителя и его подчиненных самого главного – возможности живого общения, встреч и обсуждений. Поэтому не давайте своим сотрудникам чувствовать себя забытыми. Начинайте день с собрания в видеочате – в Skype или Microsoft Teams, например. Если команде удобнее, то можно созвониться в WhatsApp или по FaceTime. Рабочее общение в течение дня можно организовать в корпоративном мессенджере типа Slack.
На утренней планерке уделите внимание не только постановке задач, но и неформальному общению (разумеется, в меру). Каждый руководитель решает сам, нужно ли его команде вечернее собрание, но одно бесспорно: лично вам на связи придется быть постоянно.
Организация работы: ставим задачи
Чтобы бизнес продолжал работать, люди должны ставить и получать задачи и выполнять их. Если у вас всего несколько сотрудников и это позволяет характер задач, то можно обойтись органайзером типа Trello. Это бесплатное приложение с мобильной версией, которую может заранее установить вся команда. Ее аналог от Microsoft Office – приложение Planner, доступное подписчикам Office 365. Если вы разделяете Kanban и Agile подходы управления проектами и работаете в IT-компании, то отличный выход для вас – JIRA или Hygger.
Заботимся о рабочих инструментах
Очевидный, но не всегда учитываемый момент: прежде чем сотрудники уйдут на удаленную работу, вы обязательно должны знать, каких рабочих инструментов у них нет. Для этого можно провести опрос, например, в Google формах по таким пунктам:
- мощность домашнего компьютера;
- качество интернет-соединения;
- удаленный доступ к базам данных/рабочему компьютеру/корпоративной почте и другим коммуникациям.
Если с первыми двумя пунктами вы вряд ли сможете что-то сделать, то уж последний поправить точно можете, предоставив сотруднику необходимые доступы и пароли.
Для командной работы удобнее пользоваться стандартными облачными решениями: к вашим услугам сервисы Гугл и Яндекс.Диска, Облако Mail.ru, MS Office 365.
Еще один инструмент, который может быть необходим продавцам, бухгалтерам и другим вашим сотрудникам такого рода – телефон. Стационарные телефоны дома в наше время есть далеко не у всех, да и мало кто захочет тратить деньги на звонки клиентам за собственный счет. Тогда стоит заранее позаботиться об IP-телефонии, которую можно установить на домашнем компьютере сотрудника. Для работы с ней понадобятся наушники с микрофоном и интернет-соединение. Провайдера можно выбрать практически любого: сейчас такие услуги предлагают Билайн, МТС, Ростелеком и многие другие.
Контролируем качество задач и рабочее время
Как контролировать, чем занято рабочее время сотрудников дома? Можно обойтись сервисом для учета времени типа TopTracker. Но вот понять эффективность выполнения задач уже сложнее. Тут поможет корпоративное облачное решение вроде «Битрикс24.Офис». С недавнего времени его разработчики сняли ограничение на количество сотрудников, которые могут пользоваться бесплатной версией (раньше оно составляло 12 человек). Кроме того, у сервиса есть мобильное приложение.
Для установки и входа в систему нужно просто завести пользователей – и вы получаете возможность ставить задачи сотрудникам и следить за ходом их выполнения, видите показатели эффективности и отчеты по времени, ведете коммуникацию, создаете рабочие группы. Во многом он может заменить почти все перечисленные инструменты.
Сохраняем оптимизм и здравый смысл
Быстро и безболезненно перевели команду на удаленную работу? Поздравляем, значит, вы учли все пункты выше. Помните, что «удаленка» - отличное поле для поиска новых возможностей, и главная ваша задача сейчас – не потерять в коммуникациях и качестве бизнеса. Причем первое не менее важно, чем второе.
А потому позвольте себе тоже скинуть в корпоративный чат смешную картинку и не давайте своим сотрудникам унывать 😊