Пандемия коронавируса вносит свои коррективы в работу всех организаций. Где-то запрещают здороваться за руку, где-то - появляться без масок, где-то на стену вешают сенсорные диспенсеры антисептика. Но всем работодателям, которые только могут организовать переход на удаленную работу, настоятельно рекомендовано это сделать.
В компании Dial есть сотрудники, которые и так работают на удаленке, плюс большая часть деятельности Digital агентства проходит онлайн, поэтому решение перевести на нее весь офис далось легко. Конечно, это было бы невозможно без удобных инструментов и сервисов. Сегодня расскажем, что обеспечивает работоспособность нашей организации на удаленке, чем пользуются наши сотрудники, и какие полезные программы и платформы можно установить в принципе.
Наши инструменты
Было бы странно не пользоваться Битрикс24 самим, будучи его золотым партнером. Именно благодаря ему нашей компании удалось перевести весь офис на работу из дома за два дня. CRM предоставляет массу возможностей для удаленной работы - это и общий чат, и возможность постановки и выполнения задач с разными плюшками (пометки важности, чек-листы и т. д.), и контроль сотрудников руководителями отделов, и множество других функций. Если в процессе работы над задачей нужно что-то обсудить, можно воспользоваться комментариями к ней, обменяться файлами и видео, прикрепить ссылку. Упрощается работа с электронной почтой и телефонией - история автоматически заносится в систему и не теряется ни в офисе, ни на удаленке. Сразу видно, сколько звонков было пропущено, можно контролировать их обработку. С помощью Битрикс24 можно проводить онлайн-совещания, утренние летучки, устраивать собрания. Благодаря этому сотрудники не расслабляются, а чувствуют себя включенными в рабочий процесс. Связь может быть как эпистолярной, так и видео - возможностей для этого достаточно.
Блага CRM помогают нам внутри компании. Но кроме Битрикс24 мы используем другие инструменты, например, G Suite:
- Gmail - каждый сотрудник компании имеет свою почту. Есть возможность создания ящиков для определенной команды, которая очень удобна, когда нужно обмениваться письмами, например, с группой людей, ведущих один проект.
- Google Диск - хранилище для файлов в облаке.
- Google Docs - инструмент работы с текстовыми документами, проще говоря - облачный Word. В нем пишутся тексты, статьи, техзадания, сохраняются все изменения. Достаточно открыть к документу доступ нужному человеку и поделиться с ним ссылкой, и он может редактировать, оставлять свои комментарии, изменять, форматировать текст. Данная статья пишется именно в Google Документах.
- Google Таблицы - если документы - облачный Word, то Таблицы - облачный Excel. Подходит для онлайн-расчетов с помощью формул, составления таблиц, списков, графиков. Помимо этого в них можно строить диаграммы и схемы, составлять планы, документы с четкой структурой.
- Google Календарь - скорее не календарь в привычном смысле, а рабочий органайзер. С помощью него можно устанавливать напоминания, контролировать расписание. Руководитель может посмотреть график работы любого сотрудника. Если в Календаре создается приглашение на встречу, то его участники автоматически получают ссылку на него через Hangouts Meet.
- Hangouts - включает в себя два инструмента - Chats для общения и Meet для звонков, который также удобен при проведении встреч, совещаний и круглых столов.
Нужного сотрудника легко найти по личным данным - имени, фамилии, корпоративному ящику. На расширенном тарифе инструмент доступен 250 участникам, но, чтобы стимулировать переход компаний на удаленную работу, Google до 20 июля этого года дал возможность подключиться к премиум-тарифу всем пользователям G Suite.
- Google Формы - инструмент для создания быстрых опросов и анкет в режиме онлайн. Голосование может быть как открытым, так и закрытым. С помощью форм можно быстро и без проблем опросить сотрудников, узнать их мнение и, при необходимости, поделиться им, собрать статистику.
- Authenticator - двухэтапная аутентификация. Он применяется, чтобы сделать безопасным вход на сторонние ресурсы, где применяется авторизация через Google-аккаунт.
Кроме этого Google предлагает еще множество полезных инструментов, в частности интерактивную доску для координации работы команды Google Jamboard, Google Презентации для создания, как понятно из названия, презентаций и другие. Например, актуальный для школьников, студентов в условиях карантина Google Class позволяет по коду курса, который дает преподаватель, присоединиться к любому обучению. Помимо сервиса G Suite мы используем для проведения конференций, вебинаров и встреч с клиентами еще два инструмента:
- Zoom - очень удобная платформа, которая позволяет подключиться к конференции через клиент или браузер. При регистрации создается постоянный регистрационный номер, можно в его качестве выбрать номер своего телефона. В дальнейшем, участнику достаточно кликнуть по специально созданной ссылке на конференцию, чтобы в нее зайти. Бесплатная версия позволяет собрать до 100 человек в онлайне и записать 40-минутный вебинар в mp4, платная подписка расширяет число присутствующих до 10000. Сервис постоянно развивается, появляются обновления и улучшения ежемесячно.
- Skype - старый добрый Skype активно используется, так как установлен практически у всех - последний раз Microsoft заявляла количество пользователей в 2016 году, и оно составляло 300 миллионов человек.
Битрикс24 в сочетании с G Suite покрывают более 90% нужд удаленной работы в нашей компании. Конечно, мы активно используем телефонию, мессенджеры и соцсети.
Битрикс24 установлен не в каждой компании, но переход на удаленку - отличный момент, чтобы подумать о внедрении CRM. Рассмотрим и другие инструменты, которые могут успешно использоваться в ее отсутствие, чтобы обеспечить бесперебойную работу удаленного офиса.
Общение команды
Возможность свободной связи сотрудников - залог успешной координации работы. Звонки, сообщения, чаты - необходимо всесторонне охватить обмен информацией между членами команды. Все сотрудники могут принимать участие в конференциях, совещаниях, благо, сервисов для этого достаточно. Кроме вышеперечисленных большой популярностью пользуются:
- GoToMeeting - отличное дополнение к Google Hangouts, если есть необходимость проводить большие встречи (премиум-тариф позволяет участие до 3000 человек одномоментно).
- Discord - сервис, созданный изначально для геймеров, но его для своих нужд успешно применяют разработчики. Для IT компаний эта программа незаменима, особенно, когда удаленные сотрудники разбросаны по всему миру. Большое преимущество - голосовые каналы, которые позволяют быстро решить вопрос в режиме онлайн без нудных переписок и необходимости созваниваться. Можно создавать открытые и закрытые комнаты, обмениваться письменными сообщениями, разговаривать с помощью аудио-, видеозвонков.
В отсутствие Битрикс24 можно управлять задачами с помощью других сервисов:
- Kaiten - платный сервис для управления задачами и проектами с предоставлением триал периода на 5000 действий. В нем есть возможности для визуализации процессов и взаимодействия разных отделов или команд. Для этого используются кастомизированные доски, функции для работы с задачами (чек-листы, метки, приоритеты и др.), аналитика и статистика. Kaiten имеет русский интерфейс, сервис можно интегрировать с такими инструментами разработки, как GitHub или GitLab.
- Trello - простой, но эффективный сервис, позволяющий создавать разные доски задач и обмениваться ими.
Мозговой штурм
Вместо привычной офисной белой доски, фломастеров, тряпочки и магнитов - различные онлайн-сервисы. На интернет-доски, как и на обычные можно вешать картинки, стикеры, на них можно рисовать схемы, графики, прикреплять различные документы.
- Miro - удобная доска для генерации идей, которая позволяет делать все вышеперечисленное.
- IdeaBoarz - простой незамысловатый бесплатный сервис, не требующий регистрации. Если нужно быстро создать доску и показать ее коллегам - эта платформа подходит идеально.
- FunRetro - инструмент для рабочих встреч с бурными обсуждениями. Эти онлайн-доски могут быть кастомными, также сервис дает возможность проследить историю.
- PlanITPoker - британский сервис для планирования по методу Planning Poker. Командная оценка всегда дает оптимальный результат. Исполнитель лучше знает, сколько времени занимает его работа, но может оставить себе определенный его запас для перестраховки. У менеджера же задача противоположная - обеспечить не только качественный, но и быстрый результат. Метод Planning Poker поможет учесть мнения всех “игроков” и сделать точный прогноз. Этот сервис обеспечивает простое планирование в отсутствие реальных бумажных карт для scrum-покера.
Разработка и дизайн
Несмотря на то, что эти сервисы активно используются и в офисе, для удаленной работы они являются основными инструментами:
- GitHub - самый крупный сервис для хранения IT-проектов и их совместной разработки с неформальной атмосферой. Можно считать его соцсетью для разработчиков с девизом “Social Coding” (“Кодим вместе”). Участники могут общаться, объединять репозитории, вносить и комментировать правки. При этом, можно создавать и приватные репозитории.
- GitLab - веб-инструмент DevOps, имеющий открытый исходный код и функционал для CI/CD. Он охватывает весь цикл DevOps.
- Jenkins - сервис непрерывной интеграции для разработки ПО с частичными функциями CI/CD. С его помощью можно осуществлять запуск, подготовку и перезагрузку сервисов.
- Figma - основная площадка для дизайнеров, где ведется разработка интерфейсов в реальном времени, причем может работать вся команда. Здесь доступна работа с векторной графикой, различными элементами интерфейса, совместное внесение правок, комментирование и передача готового макета в верстку.
Безопасность
Защита информации не слишком сложна в офисе - все ограничено локальной сетью. Для организации безопасного корпоративного доступа используется VPN соединение для реализации которого можно использовать различные VPN-клиенты, например, OpenVPN или Cisco OpenConnect. Обязательно использование протокола https.
Часто компании боятся удаленной работы, даже, если это в принципе возможно, потому что не знают, как это организовать, как это будет выглядеть. Надеюсь, в статье мы показали, что достаточно инструментов, сервисов, приложений, с помощью которых реализация плана будет простой (здесь перечислен далеко не полный список). Если же вы захотите вместо множества программ внедрить единую удобную CRM Битрикс24 - обращайтесь в компанию Dial. Мы поможем вам наладить стабильную и продуктивную работу всей команды как в офисе, так и на удаленке.
