По данным McKinsey, в среднем люди тратят 28% рабочего дня, читая и отвечая на электронную почту. Получается, что, если сотрудник работает полный день, ему ежедневно приходит 120 писем, и он 2,6 часа только и делает, что разбирает почту. Однако, оказывается, можно сэкономить больше половины этого времени, а именно 81 минуту в день, если отказаться от пяти вредных привычек.
Перестаньте без конца проверять почту и сэкономьте 21 минуту
Люди проверяют почту в среднем 15 раз в день, то есть каждые 37 минут. Но большинство собеседников не ждут, что им ответят так быстро. Отключите уведомления и выделите 5-8 минут в час на проверку почты. Конечно, для некоторых профессий такое решение просто не подходит. Есть и те, кто привык отвечать в течение нескольких минут, потому что это дает ощущение контроля над ситуацией. Но в большинстве случаев мгновенно отвечать вовсе не обязательно.
Очищайте папку входящих и сэкономьте 27 минут
Почтовые сервисы позволяют с легкостью найти любое письмо среди сотен и даже тысяч других. Но если не убирать их из папки входящих, мы все равно потеряем время. Заходя в переполненные «Входящие», мы неизбежно перечитываем старые письма. С этим ничего не поделаешь: если письма есть, человек их прочитает. Но проблему можно решить очень просто: всегда либо архивируйте, либо удаляйте письмо сразу после прочтения. Этот способ не годится для писем, которые требуют отложенного ответа. Но такое письмо больше не нужно перечитывать. Теперь это насущная задача, поэтому письмо следует переместить из входящих в список дел.
Не тратьте время на то, чтобы раскладывать письма в папки, и сэкономьте 14 минут
В 37% случаев люди не отвечают сразу, а откладывают ответ на письмо. По этой причине на поиск уже прочитанных писем приходится значительная часть работы с почтой. Теперь, когда вы знаете, как эффективнее искать письма, пришло время наладить связь между почтой и списком дел. Пересылайте письма на отдельный электронный адрес, настроенный так, чтобы автоматически конвертировать их в задачи. Другой вариант — добавить в почтовый клиент упрощенную версию приложения для ведения списка дел, куда вы будете складывать письма-задачи.
Не архивируйте письма в отдельные папки вручную и сэкономьте 11 минут
Примерно 10% от общего времени, которое люди тратят на электронную почту, приходится на сортировку нужных писем. Сортировку почты можно сделать еще эффективнее, если использовать автоматические правила и фильтры. С ними исключена вероятность того, что вы случайно положите письмо не туда.
Перестаньте читать и обдумывать ненужные письма и сэкономьте 8 минут
В среднем люди читают 20% всех приходящих им рассылок, тратят на каждую по 15-20 секунд. Даже на удаление одного ненужного письма уходит время. Вместо того, чтобы ежедневно избавляться от информационного мусора, просто отпишитесь от рассылок или заблокируйте нежелательные письма.
Электронная почта стала проклятием XXI века для работающих людей. Пришла пора отбросить привычки и инстинкты. Это поможет вернуть потерянное время и наконец-то взять под контроль электронную почту.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи Мэтта Пламмера в HBR Россия «Советы для работы с почтой, которые сэкономят 81 минуту в день». Другие материалы об управлении временем вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru.