В интервью с CFO Russia Денис Танков, менеджер по оптимизации производственных процессов «Шлюмберже» в России и Центральной Азии, рассказал об отслеживании и автоматическом распознавании кадровых документов в России.
Как давно в «Шлюмберже» внедрили кадровый ЭДО? С чего началось внедрение?
Еще в 2017 году. В первую очередь нам необходимо было понять актуальное состояние и существующие процессы кадрового документооборота. Поэтому сначала мы провели кадровый аудит, разбили все документы на блоки и прорисовали существующие процессы. Следующим шагом был анализ процессов, выявление так называемых «счастливых моментов» – элементов процесса, которые не содержат в себе NPT (Non-Productive Time – непродуктивное время – прим. ред.), и могут быть автоматизированы. А также выявление «болевых точек», их упрощение и построение нового отлаженного процесса. После этого мы придерживались классического подхода в проектном управлении.
Мы практикуем Continuous Improvement, поэтому впереди у нас еще много работы по улучшению кадрового ЭДО.
В чем заключаются основные сложности отслеживания и автоматического распознавания кадровых документов в России? Как в вашей компании справляются с данными трудностями?
В процессе внедрения QR-кодов на кадровых документах мы столкнулись со следующими проблемами.
Во-первых, классификация документов при распознавании. Мы долго думали, как научить ПО понимать, где начало и конец каждого документа, а также какой это документ и к какому блоку он относится. Наша цель была, чтобы HR-специалист сканировал пришедший комплект документов одной пачкой, а система уже сама распознавала тип документа, к какому сотруднику он относится, и отмечала его в системе.
Во-вторых, установленный формат документов. Большинство документов не единообразны: у части шапка слева, а у части – справа Это также добавило сложности в имплементации QR-кодов.
Другая трудность – хранение и обновление электронных образов документов. К примеру, приказы о переводе подписываются сотрудником разово и хранятся в личном деле, а форма выгодоприобретателя для страхования жизни может меняться несколько раз в году по желанию сотрудника. Мы зашили в QR-код свойства документа с возможностью его перезаписи. Система понимает, какой документ можно перезаписать исходя из последней актуальной даты, а какой изменить невозможно.
Какого результата добилась компания в области отслеживания и автоматического распознавания кадровых документов?
«Шлюмберже» – динамичная компания, мы обрабатываем более 100 тысяч документов ежегодно. Нам удалось ускорить каждую транзакцию практически вдвое и уменьшить ее стоимость на треть. В совокупности это дало ощутимую экономию, особенно времени сотрудников нашего кадрового центра, затрачиваемого на работу с документами. При этом сюда не входит автоматическое распознавание личных документов сотрудников, таких как паспорт или СНИЛС. Для подсчета экономии в этом процессе мы брали только документы, формируемые во время взаимодействия кандидата/сотрудника и компании. Автоматическое распознавание личных документов – это отдельный проект и процесс в рамках нашего ЭДО.
Задать свои вопросы Денису Танкову и узнать больше об опыте «Шлюмберже» вы сможете на Деловом завтраке «Кадровый ЭДО: Цифровизация на практике», который состоится 10 июля 2020 года в Москве.
Мария Кириченко, CFO Russia