Наш руководитель отдела проектов, Анастасия Шабанова делится лайфхаками о том,
как подготовить и провести мероприятие на режимной площадке. Читайте и будьте #вовсеоружие!
Как-то так получилось, что в последнее время на режимные площадки нам очень везет. Так уж выходит, что они как раз самые статусные, новенькие или просто под большое количество участников, что существенно ограничивает выбор. Предлагаю несколько лайфхаков, как пережить чудесный опыт работы с ней.
У любой режимной площадки есть регламенты по организации мероприятий. Берем это за факт, а вот дальше есть вариации:
• Регламент есть на бумаге и подписан всеми нужными людьми. Вам повезло и надо делать ровно то, что написано и в нужные сроки. При этом не обязательно, что бумажка так и называется «регламент» — это может быть «стопятьсот» отдельных указов на каждый ваш шаг.
• Регламент есть только в голове у Иван-Петровича. Он бывает в административном отделе только по вторникам и четвергам, но на ближайшие полгода у него запланировано слишком много встреч. Напишите на общую почту и ожидайте ответа примерно в следующем столетии. Печальный сценарий. Решение — давите на продажника, подружитесь с вахтером
и начальником службы безопасности, найдите коллег с опытом работы на этой площадке.
Живем с аксиомой, что регламент, по которому вы работали на прошлой неделе, может отличаться от реалий жизни сегодня. Но мы же event-менеджеры? Мы ооочень мобильные.
Страхуйтесь
• Даже если регламент не требует, подготовьте списки всего персонала с паспортными данными и временем пребывания
на площадке. Не забудьте указать ответственных за группы людей. Не плачьте в процессе.
• Составьте инженерный план по электрификации всех зон с планом потребления электроэнергии в каждом конкретном секторе. Этот пункт очень важен — отправьте план на согласование с энергетиком площадки заблаговременно. Можно поручить провинившемуся коллеге.
• Распланируйте график прибытия и разгрузки и предоставьте его площадке. Особенно важен пункт при использовании грузового лифта, если вы не хотите, чтобы подрядчики и партнеры у вас подрались, конечно. Ну, мало ли.
• Сделайте план застройки. Распланируйте по квадратам зоны активностей, стенды спонсоров и расставьте столы с едой.
И не забудьте, что гости должны где-то ходить. Отправьте это также площадке, ибо вы не знаете какие службы на самом деле у них существуют. Лучше взять себя в руки и сделать самостоятельно.
Важно помнить: главный ваш друг на такой площадке — начальник ночной смены охраны. Он вам разрешит задержать монтаж, покажет розетки, запустит лифт, а главное — не расскажет об этом продажнику.
Автор: Анастасия Шабанова, руководитель отдела проектов агентства STEM.