В это непростое время мы работаем в обычном режиме, правда, теперь не выходя из дома. Сергей Абдульманов рассказывает, как нам удалось быстро перевести несколько сотен человек на удаленку и организовать стабильную работу всех команд. Мы уже давно ведем свой блог на Хабре и решили поделиться техническими подробностями переезда.
Две недели назад уровень паранойи у нас в Туту.ру был низок, поэтому мы купили в офис пирометр и еще пару точных термометров, установили в разных концах точки с дезинфекцией рук для хирургов операционных боксов, протерли всю вентиляцию изнутри дезинфицирующим средством и установили маникальный режим уборки — дезинфекция всех поверхностей каждое утро, в обычном цикле уборки — дезинфекция ручек и остального. На кухне убрали рассыпухи орехов и прочего, оставили только то, что в индивидуальной упаковке. Повезло, что бананы и апельсины растут сразу упакованными. Провели VPN-учения и отработали механизмы перехода на удаленку.
С этого понедельника офис полностью перешел на удаленную работу. Примерно 350 человек. Я последние лет 15 появляюсь в своих офисах где-то пару раз в неделю, поэтому ситуация привычная. Собственно, это касается почти любого, кто много путешествует. Но я не привязан к инфраструктуре вроде колл-центрового софта, репозиториев и закрытых сегментов персональными данными. Поскольку мы все-таки сервис путешествий, остальные в офисе подготовлены примерно так же, но с нюансами.
У 70% сотрудников служебные ноутбуки. В базовой конфигурации это либо Lenovo с докстанцией для офиса, либо макбук с монитором, в который воткнуто все остальное. То есть можно просто оторвать машину по умолчанию и унести домой. И забрать свои беспроводные клавы и мышки с рабочего места. Естественно, так не у всех — есть те, кто по ряду причин хочет и любит сидеть за десктопом в офисе.
Последнюю неделю АХО просило людей носить домой устройства для учений по удаленке, поэтому в понедельник мы смогли просто переключиться на новый режим.
Новоиспеченные удаленные сотрудники без ноутбука поделились на три категории:
- Свой десктоп дома. Ок, не вопрос, можно работать с него в общих сегментах.
- Забрать десктоп из офиса. Тоже все понятно.
- Прокинуть мост на рабочий десктоп с домашнего через удаленный доступ и работать так.
Еще часть попросили выдать ноутбуки. У нас всегда есть запас на новых сотрудников, плюс пару недель назад приехала партия макбуков (их надо заказывать заранее, сейчас перебои с поставками и задержки), поэтому свободных устройств было достаточно. Они и сейчас остались, но резерв уже меньше. Пара человек попросили мониторы, выдали.
До всей этой пурги в компании уже были удаленные админы и разработчики. Работа админа из дома ничем не отличается от обычной в офисе. Весь аттласиановский стек отлично работает из любого места, поэтому в Джире никто не знает, где ты находишься физически. Разработчики же использовали специальный VPN, который давал доступ до сервисов разработки вроде репозиториев, аналитики и прочего. Админы — другой VPN. OTP платный — там лицензии, фактически, за удобство. Среди прочих фич — динамические ACL, то есть возможность давать разным пользователям разные доступы внутри сети. Сейчас лицензии кончились, поэтому админы развернули второй VPN, который уже более кондовый в настройке, но задачу решает. Естественно, с переходом на массовый VPN-доступ сразу же понадобилось добавить больше источников в ИБ-мониторинг и здорово поработать над первыми ложноположительными инцидентами.
В офисе осталось некоторое количество физических телефонов. Во-первых, это означает то, что должен остаться как минимум один человек для слежения за ними. Во-вторых, они поддерживают переадресацию на мобильные, и обычный сценарий — 6 гудков до переброски на сотовый.
Все закрытые контуры требуют физического присутствия по законодательству. Это означает минимум одного кадровика, безопасника и юриста время от времени в пустынном офисе.
Еще остался дежурный админ. У нас серверная для инфраструктурных задач в офисе (а прод в четырех геораспределенных ЦОДах). Админ иногда ходит в серверную. Он же следит за выдачей ноутбуков и десктопов тем, кто возвращается из отпуска в этот апокалиптический мир. Через пару недель постоянное дежурство будет не нужно.
Еще один крайне неприятный момент для посещения офиса — работа с оригиналами бумажных документов. Да, сейчас 2020 год, но они еще остались в ряде случаев.
Всем тем, кому нужно в офис по служебной необходимости, мы не рекомендуем ехать на общественном транспорте. Такси оплачивает компания. Можно выбрать любого агрегатора, потом прислать бухгалтерии чек — работают почти те же механики авансового отчета, как при командировках.
С учетом, что в компании очень часто путешествующих людей постоянно есть удаленка в том или ином виде, все протоколы давно отработаны. Никаких трекеров, которые фиксируют время или снимают скрины — всегда оценивается только результат по задачам. Как контролировать людей в такой ситуации? Да никак. Нужно следить за работой. Но есть понимание, что если кто-то провалится в дебри прокрастинации и будет регулярно создавать «затыки» для своей команды, то после возврата всех в офис, возможность удаленной работы для такого человека будет сильно ограничена по максимальному интервалу.
К коммуникациям через Zoom мы давно привыкли. Он очень хорош для встреч, только раньше мы выводили одного-двух участников на стену переговорки, а теперь все встречаемся в нем. Бесплатного аккаунта достаточно для большинства задач — но вот сегодня будет встреча на примерно 200 человек онлайн (ежемесячное общее демо), там будет сложнее. Ночью были тестовые прогоны, днем попытка собраться.
Обычное общение идет в телеграме чаще всего, какие-то команды используют слак или наш корпоративный Zulip (это критично для HR-сегмента и бухгалтерии, например). Можно использовать Google Hangouts, Discord (в нем удобно создавать постоянный голосовой канал и регулировать громкость каждому участнику отдельно) и даже, простите, Skype.
С другой стороны, отлетели из процессов все «дойти ногами и узнать». Темп разработки не снизится, но уйдет информация о том, что происходит в соседних командах. Сходили лесом все внутренние гильдии. Все команды не набирают новых людей (потому что минимум неделя до удаленки рекомендуется в офисе). Точнее, набирают, но пока случаев вывода в команду за эти дни не было. Этот процесс слегка подвис, но скоро что-то придумаем.
Этикет (часть мы взяли и переложили на себя из книги «Remote: офис не обязателен» Джейсона Фрайда и Дэвида Хенссона):
- Всем командам желательно быть стабильно на связи с 11 до 17 по Москве в рабочие дни, либо убеждаться, что отсутствие человека не помешает кому-то.
- Спринты максимально, насколько возможно, становятся недельными.
- Все задачи в обязательном порядке формулируются с описания проблемы, которую надо решить.
- Это в принципе хорошая практика, но на удаленном режиме особенно важная.
- Если кто-то не знает ожидаемый результат на сегодня и на неделю — надо узнать сразу.
- Если что-то от кого-то нужно, то про это надо сразу сказать и зафиксировать письменно. Все результаты звуковых переговоров в виде короткого резюме лучше постить в чат команды или в Джиру.
- Хороший тон — не делать созвоны больше 30 минут. У каждой встречи должна быть цель, повестка, а так же с чем необходимо ознакомиться до встречи. Во время конференций лучше включать камеру, а не использовать аватар.
- Если в чате 10 человек, а сообщение касается только троих, то лучше написать им отдельно, а не в общий канал. Но при этом надо избегать появления задач у отдельных людей в обход остальной команды. Потому что такие ситуации провоцируют рассинхрон контекста в команде. На планировании должен быть владелец продукта, вместе с которым команда договаривается о результате спринта. Договоренности фиксируются.
- Срочное для немедленной реакции — мессенджер (Телеграм), для отложенной — почта. Первое сообщение в мессенджере хорошо оформлять сразу по сути. То есть не «Привет!», а «Привет! Пришли, пожалуйста, то-то».
- Если в команде есть проблема в своевременном ревью, то лучше подключить бота, который будет напоминать про это в чат команды.
За первые пару дней массового исхода на удаленку из-за большого количества чатов и людей в них появилось еще несколько хороших практик:
- Договоренности, логи стендапов и резюме звонков обозначаем звездами в Зулипе: когда кто-то возвращается после долгого отсутствия в канале, достаточно прочитать только отмеченные сообщения, чтобы ничего не пропустить.
- Чтобы участники команды, вылезая из кода, не застали 100-200 непрочитанных, нужно созваниваться, если не получается договориться сразу. Условно, если вопрос занимает больше 20 сообщений — звонок и фиксация в чат. Голосовые каналы в Дискорде показали себя отлично для постоянного обсуждения одной задачи, чтобы не загромождать общий чат команды. Флуд во флуд-каналы (отдельные от рабочих командных чатов).
- Не надо размазывать задачи по разным точкам входа: лучше, чтобы они приходили в одном конкретном канале.
Общая парадигма удаленки — разделить работу на полностью автономные компоненты. Каждая команда должна быть full-stack и быть ответственной за создание продукта от идеи до реализации.
Мы не знаем, как правильно делать общее демо, но скоро попробуем. Мы не знаем, как держать общий контекст в разработке, но попробуем понедельничный 10-минутный общий стендап делать письменно в виде дайджеста с целями каждой команды на неделю в конфлюэнсе. Мы не знаем, что с гильдиями, но сейчас уже будут первые дайджесты с тем, какие вопросы будут обсуждаться, будут обновлены инструкции, как подключаться к мероприятиям и каналам гильдий.
Нам повезло в том, что не было большого технического долга на этой части работы (в частности, по стекам документооборота, базы знаний, трекеров и доступов), и все всё сделали сразу и без паники. HR-отдел быстро переключился на обеспечение логистики перехода и информирование всех вовремя о деталях. Админы переживут любой конец света. Большую часть мероприятий и конференций поотменяли сами организаторы. В общем, в Багдаде все спокойно.