Я как и 150 моих коллег работаю в компании, которая занимается тем, что кормит людей. Есть фермерское хозяйство, колбасный цех, поставка продукции и с недавних пор гордость компании – первый свой магазинчик.
А еще у нас есть учредитель, у которого очень много идей, и каждый день они новые. И недавно произошло страшное – Учредитель уволил генерального директора и снова решил сам всем руководить.
По 5 новых задач в день – и все срочные!
И все бы ничего? Он умный мужик, привел загнувшийся совхоз в процветающее предприятие. Но ситуация у нас в офисе такая:
- в понедельник он вдохновенно рассказывает о том, что нам нужен новый фирменный стиль с большим количеством зеленого, и главное чтобы яркий;
- в среду мы срочно должны всем отделом маркетинга готовится к выставке в Екатеринбурге, компания рассматривает возможность там купить землю (мы вообще-то в Подмосковье сейчас);
- а в пятницу нужна новая презентация для инвестора, а все остальное уже можно не делать.
И так по всей компании! У нас не просто бардак как у многих, у нас паралич от переизбытка движений. Свою основную работу и так сделать еле успеваем, а Учредитель щедро подкидывает все новые и новые партии срочных задач.
Как мы с этим справились?
1. Внедрили пробковую доску с задачами
Первая защитная реакция моего отдела заключалась в том, чтобы показать – у нас вообще-то уже есть задачи, они важные, их много, и мы не можем их не делать. Не можем все бросить или отложить в долгий ящик ради воплощения новых идей Учредителя, пусть даже самых крутых.
Теперь всякий раз, как Учредитель вбегал в наш кабинет с горящими глазами, мы гордо демонстрировали ему доску с тремя колонками: «Новые», «В работе», «Готово». В каждом столбце было огромное количество стикеров. Фото у меня к сожалению не сохранилось, но выглядело это примерно так (только стикеров раза в два-три больше было у нас) …
Надо сказать, это принесло свои плоды, теперь Учредитель хотя бы знал, какой объем работы мы выполняем. Он несколько поумерил свой пыл и даже заговорил о возможном расширении отдела маркетинга в будущем.
Но, признаться, писать и клеить бумажные стикеры нам быстро надоело, мы и сами начали в них путаться. И тут я задумалась: вот мы постоянно говорим о цифровом маркетинге, а сами как в каменном веке, бумажки клеим. Давно пора перенести все задачи в электронную систему, и заодно отчеты там делать по работе – чтобы в любой момент можно было отправить Учредителю, успокоить его и себя защитить от ненормированной нагрузки.
2. Внедрили задачник YouGile
Выбрали систему для задач YouGile – она очень простая с виду, мы быстро разобрались, и самое главное – до 15 пользователей бесплатная, а нас в отделе как раз 14 человек.
Сначала я сделала для себя и четверых моих коллег самую простую доску, на которой отобразили все наши основные задачи на данный момент: продвижение сайта, канала на Ютубе, рекламу в соцсетях и разработку компредов для продажников.
Потом сделали общую для всех доску с ключевыми задачами и планированием на весь отдел. Сюда вынесли только основные задачи на месяц – для наглядности. Подробную работу с ними ведем на других досках, в группах по 4-5 человек.
Разделили отдел на тех, кто занимается продвижением в b2b и b2c. Срочные задачи решили разместить отдельно. И все идеи от Учредителя – тоже отдельно, чтобы не смешивать текучку и новые проекты. Договорились, что сначала закрываем все срочные задачи, потом решаем текущие, и только потом беремся за новые идеи.
Мне показалось, Учредитель сначала как будто обиделся, что его задачи будут решаться по остаточному принципу. Но мы убедили его, что как раз успеем воплощать в жизнь по 1-2 новых идеи за месяц. А на следующий месяц пусть придумывает что-нибудь еще, будем в спокойном режиме делать.
Что получилось в итоге
Итак, мы успокоили Учредителя – разделили текучку и новые глобальные проекты. Он больше не вбегает в наш кабинет с десятком новых идей, а выдает их дозировано, с учетом нашей текущей загрузки.
И кстати, с тех пор как мы занесли все задачки в систему, нам стало куда проще отчитываться о результатах работы отдела за месяц. Детальные отчеты формируются быстро, автоматически, можно выбрать любые параметры, которые интересуют.
В общем, выдохнули мы все. Теперь спокойно занимаемся своей работой и успеваем хоть нормально на обед сходить, кофе в офисе попить. Авралы конечно никуда не делись (особенно перед выставками), зато мы их начали хоть как-то контролировать. И нет этого дурацкого чувства, будто мы все время виноваты перед Учредителем за то, что медленно работаем и не успеваем справляться с наплывом задач.
Интересны ваши истории – как вы справляетесь, когда вас без конца нагружают новыми задачами?
#продуктивность #управление задачами #планирование работы #офис #порядок в задачах