Коронавирус внёс свои принципиальные коррективы в организацию работы крупных предприятий. Кто-то из руководства самоизолируется на дому после загранпоездок, кого-то отправляют в вынужденные отпуска, а кого-то переводят на удалённую работу - во фриланс. Руководителям предприятий, не озаботившихся до этого внутренним регламентом удалённой работы, ещё не поздно его создать и внедрить, пока расхоложенность и снижение контроля за работой удалённого персонала не привели к падению трудовой дисциплины, ухудшению эффективности и результативности бизнеса.
Несложно организовать контроль работы сотрудников во фрилансе, если в компании ранее уже было внедрено и действует автоматизированное управление на основе корпоративной программы (читай о ней здесь). Приученные к виртуальному взаимодействию сотрудники, временно перешедшие из офисов на удалённую работу, не ощутят особой разницы. Но использование программы управления в условиях фриланса предъявляет особые требование к актуализации и достоверности необходимых для компетентного взаимодействия баз данных предприятия в ней: профильной отчётности, статистики и планирования.
Поэтому переводя сотрудников на удалённую работу, руководство компании прежде всего должно озаботиться максимальным наполнением достоверной информацией баз данных программы управления. В дальнейшем весь период карантина-кризиса в предприятии должен сопровождаться наполнением и корректировкой базовой информации предприятия для того, чтобы удалённый персонал мог уверенно опираться на неё в своей работе во фрилансе, а руководство предприятия имело достаточную основу для дистанционного принятия верных решений.
Правила удалённой работы для сотрудников сегодня рождаются в весьма специфических условиях - эпидемии коронавируса. А это сродни чрезвычайной ситуации, и здесь первоначально должен включаться Кризисный протокол руководителя, где после оценки всех обстоятельств происшествия (в данном случае - угроза перевода предприятия на карантин), заседанием комиссии по безопасности/ совета безопасности предприятия (о надструктурных органах управления читай здесь) первоначально определяются меры преодоления этого кризиса, среди которых будет и перевод части сотрудников на удалённую работу.
Этим же кризисным протоколом руководство компании первоначально примет решение об определении перечня специалистов и работников, переводимых на временную работу во фрилансе. В него не попадут сотрудники, задействованные в производстве, сервисе, на объектах - те, от чьей работы непосредственно зависит результат бизнеса. Должны остаться в офисах и некие дежурные руководители, делопроизводители, обеспечивающие доступ к необходимым документам, консолидирующие и обрабатывающие поступающую информацию, модерирующие программу управления с применением экспертного консалтинга для остального персонала, анализом обстановки и принятием решений.
Дежурный управленческий и производственно-технический персонал, остающийся на рабочих местах, должен быть защищён от инфицирования доступными средствами защиты и предписанными правилами поведения, а их рабочие места подвергнуты санобработке. Для обеспечения документооборота в предприятии на кризисный период формируется курьерская служба с соответствующим обеспечением курьеров защитой и инструкциями.
Вернёмся, наконец, к Правилам работы сотрудников во фрилансе. Те специалисты, которым повезло на время карантина в компании перейти на домашнюю работу, настраиваются психологически на расслабон и вольность - дома никто не следит за их поведением, они могут позволить себе перекусы-перекуры-пересыпы, как им вздумается, отвлечение на ТВ-интернет-развлечения и неформальное общение с членами семьи. Т.е., как раз на всё то, что отвлечёт их от добросовестного исполнения своих рабочих обязанностей.
Понимая, что этого не избежать, тем не менее, нужно призвать сотрудников к порядку и дисциплине путём вывода их на скайп-связь в установленном режиме, созвоны и участие в активной рабочей переписке в программе управления и корпоративных чатах. Потребуйте от руководства среднего звена предоставление ежедневных сводных отчётов о работе их подчинённых, проводим с ними регулярную перекличку с уточнением задач, а по наиболее проблемным моментам созываем ответственных лиц на конференц-совещание. Хорошо, если в компании на такой случай имеется корпоративная программа селекторных совещаний типа "Аркадин".
В Правилах удалённой работы прописываем санкции за нарушение трудовой дисциплины, среди которых наиболее существенными являются недоступность средств связи удалённого сотрудника, несвоевременная реакция на отданные в мессенджерах поручения, непредоставление или неполноценное предоставление информации и отчётов по своей части работы, соблюдение установленных для исполнения задач сроков, неприбытие/ несвоевременное прибытие по вызову на объект или в офис, на назначенную встречу, нарушение предусмотренных мер защиты от эпидемии.
Находящиеся во фрилансе сотрудники должны понимать, что качество работы предприятия не должно пострадать в связи с переходом на удалённую работу и постоянно помнить, что их работа (особенно ключевого персонала) постоянно оценивается руководством независимо от того, находятся ли они на своих рабочих местах в офисах или работают удалённо дома во фрилансе (о мотивационно-дисциплинарной системе для ключевых сотрудников писал здесь).
Готов оказать содействие в разработке Правил удалённой работы, равно как и Кризисного протокола для вашего предприятия - обращайтесь по моим контактам, имеющимся в профиле канала. Но для доступа к ним вам придётся на него подписаться.
Для дочитавших - юмор по теме:
Сергей Русанов.