Постоянно приходят новые клиенты на техническую поддержку и на входе видны одни и те же пробелы в ведении учёта в торговле и в заведениях общепита. Если у стартапов эти пробелы объяснимы, то у бизнесов возрастных - уже сложнее. Чаще всего встречается отсутствие резервного копирования. Про него и поговорим сегодня. Несколько случаев из практики...
Случай 1. Пришёл к нам на техническую поддержку хозяин небольшой сети кафе. Сеть была серьёзно автоматизирована. Однако в одном из кафе в ответ на вопрос "А где резервные копии базы этого кафе?" хозяин указал нам на флешку, вставленную в компьютер. Он рассказал, что она не вынималась из этого компьютера уже год, как и настаивали те, кто делал резервное копирование. При проверке этой флешки стало понятно, что она пуста, а создание резервных копий не настроено. Если бы возникла нештатная ситуация, восстановить базу данных не получилось бы. Учитывая высокий темп работы кафе как раз в прошедший год, это могло закончиться печально. Мы, конечно, помогли настроить копирование и устранили этот риск. По сравнению со следующим случаем, предприниматель легко отделался.
Случай 2. К нам обратился хозяин большого не продуктового магазина. Обратился впервые. На его сервер напал вирус-шифровальщик и заблокировал компьютер. Резервной копии не было. Но был ряд проблем с программами на этом компьютере, поэтому восстановление работоспособности рабочего места товароведа потребовало особого внимания специалистов и было проведено "с нуля". Оно обошлось предпринимателю в несколько десятков тысяч рублей суммарных затрат. Но самым сложным было восстановить корректные остатки на складах и в зале, ведь базу не из чего было восстанавливать. Рекомендуем Вам всегда пользоваться только лицензионными программами и обязательно настраивать резервные копии. Ключи и серийные номера от программ храните аккуратно и отдельно.
Случай 3. У нас были клиенты в торговом центре "Максим" в г. Владивосток. Как Вы знаете, он сгорел осенью 2019 года. Никто не ожидал этого и никто не было готов к этому. Хозяйка одного маленького магазина одежды из этого ТЦ, наш клиент по технической поддержке, за 2 недели до пожара, попросила нас помочь с резервным копированием. Мы настроили ей дистанционные резервные копии за считанные дни до пожара. Магазин был маленький, но имел большую номенклатуру и регулярные поставки от поставщиков. Поэтому товароучётной программой хозяйка и продавцы начали пользоваться несколько лет назад. При этом компьютер с базой был на ноутбуке, который хозяйка часто оставляла в магазине. Резервные копии хозяйка сама делала на флешку не чаще 1 раза в месяц. А флешка лежала в том же магазине. Это беспокоило хозяйку. Не зря. Вечером перед пожаром она оставила ноутбук в магазине. Пожар и вода от пролива помещений полностью испортили и товар, и ноутбук, и флешку. Но дистанционная резервная копия сохранилась. Это помогло обосновать заявление о компенсации ущерба и получить бОльшую часть своих денег обратно.
Когда резервная копия базы данных отсутствует, то налицо элементарная халатность и неорганизованность ответственных лиц. Это касается как руководителей, так и остальных сотрудников. Ведь для своих личных файлов мы успешно делаем резерв! Но немногим лучше ситуация, когда резервная копия есть, но она находится на том же жёстком диске, что и основная база данных. Копия может быть даже на флешке, но та всегда подключена к компьютеру или лежит на столе возле него. Такая копия не намного повышает сохранность базы данных. Дело в основных рисках, которым подвергается оригинал базы данных учётной системы.
По нашей практике, главные видимые причины восстановления базы данных - вирусы, поломки и кражи.
Вирусы. Вирусы пишут злоумышленники, чтобы заработать. Кибер-преступники всегда стремятся получить доступ к бизнес-информации - это повышает стоимость информации и вероятность оплаты за восстановление. Вирусы легко заражают как оригинал базы, так и его копии на том же жёстком диске или на флешке, которая вставлена в заражённый компьютер. Именно поэтому резервные копии на флешке отнимают время у Ваших сотрудников на регулярное создание копии, но часто не могут помочь при восстановлении базы.
Казалось бы, эта проблема решается просто: поставить хороший антивирус + ограничить доступ к нежелательным сайтам с рабочего места товароведа или заведующего производством и всё... Но эти шаги не гарантируют полной безопасности - доступ в интернет и на почту у сотрудника, как правило, сохраняется. Поэтому ответ на вопрос: "А что будем делать, если вирус всё-таки заразит компьютер?" всё равно нужен.
Поломки компьютера. Сломаться может всё, что угодно. Но самые серьёзные проблемы доставляют обычно жёсткие диски. Также к значимым поломкам компьютера можно отнести ошибки учётной программы. Этому подвержен с той или иной периодичностью любой софт, любого производителя. Как и вирусы, поломки компьютера часто проявляют себя постепенно. Но рассчитывать на это не стоит. Это похоже на запасное колесо, которое всё время возят автолюбители, хотя его вероятность его использования в конкретной поездке составляет несколько процентов.
Учитывая возможность поломки, резервные копии нужно делать не на том же жёстком диске, а на других носителях.
Кражи. Про кибер-преступников мы поговорили раньше. Но обычные воры тоже не дремлют. Любая техника, которую оставили без присмотра легко может стать их добычей. Ошибочно думать, что воры берут только носимую электронику - ноутбуки и смартфоны и мини-кассы. Настольные системные блоки воруют так же легко.
Весь вопрос в доступности этой техники для незаметного изъятия. Причём не достаточно просто переставить поглубже, нужно ещё ограничить доступ посторонних в помещение или хотя бы не оставлять без присмотра компьютер с базой данных.
В результате мало кто решает даже эти видимые проблемы. Но если глубже копнуть, то все риски и видимые проблемы можно свести к 3м главным причинам:
1) человеческие ошибки (зашёл не на тот сайт, стёр не тот файл, случайно уронил ноутбук или системный блок, наступил на флешку, оставил компьютер без присмотра);
2) технические неисправности (скачок напряжения, брак оборудования, выработка ресурса);
3) непредвиденные внешние обстоятельства (залив, пожар, кража).
Специалисты компании "Элемент" проанализировали эти причины и увидели рецепт, состоящий из 3х главных элементов безопасности:
а) копия должна находиться подальше от компьютера с оригиналом и её хранение должно быть безопасным;
б) копирование должно выполняться регулярно, с минимальным участием человека или полностью автоматически;
в) процесс копирования должен управляться, а копии должны хотя бы иногда проверяться.
В результате компания "Элемент" оформила и предлагает Вам простое в использовании и эффективное средство именно по этому рецепту: профессиональную услугу "облачное хранение". Это надёжный элемент безопасности Вашей системы автоматизации. Прежде всего, она предлагается нашим клиентам по услуге "техническая поддержка". Но будем рады, если она пригодится и Вам.
Как устроено облачное хранение?
Актуальная копия базы Вашей программы семейства 1С (или Далион, или Iiko) хранится в облачно распределённом и защищённом дата-центре в зашифрованном виде (не путайте с обычными облаками для физических лиц!). Вместе с ней хранятся ещё до 6 прошлых ежедневных копий. Это помогает, если на Вашу базу "нападёт" вирус-шифровальщик. Обычно он блокирует компьютер в течение 1-2 дней с момента заражения и требует денег за возможность продолжить работу на заражённом компьютере. Поэтому есть хорошая вероятность восстановить актуальную базу данных из этих нескольких копий. Таким образом, копия находится в безопасном месте, совсем на другом носителе и далеко от компьютера с оригиналом. Первый элемент безопасности соблюдается.
Первичная настройка услуги не так проста, поэтому мы сделаем её сами. Наши специалисты заранее согласуют с Вами время, в которое будет делаться ежедневная резервная копия, шифроваться и передаваться в облако дата-центра. Потребуется правильно настроить Вашу программу учёта и установить дополнительные программы для дистанционной связи с дата-центром. От Вас нужно просто дать удалённый доступ нашим инженерам к компьютеру с базой данных. После первичной настройки в течение 24 часов будет сделана 1ая резервная копия. В дальнейшем каждые сутки эти копии будут делаться полностью автоматически в одно и то же время. Второй элемент безопасности соблюдается.
В ходе оказания услуги наши специалисты периодически проверяют наличие копий базы данных в дата-центре. Так соблюдается третий элемент безопасности. Резервное копирование базы данных регулярно проверяется. Таким образом Вы получаете надёжное облачное хранение актуальной резервной копии Вашей базы.
Плюс ещё и в том, что услугу мы можем оказывать полностью удалённо. Можно обойтись без прямого контакта людей . Никакой короновирус не страшен!)) Стоимость этой профессиональной услуги всего 500 рублей в месяц за одно рабочее место кассира и один компьютер товароведа или заведующего производством.
Текст: Матохин Максим, март 2020 г.,
Для обращений в компанию "Элемент":
http://elementdv.ru/, mmatokhin@element.help
+7 (4232) 34-64-28.