Из-за распространения коронавируса компании массово переводят сотрудников на удалённую работу. Редакция «Своего дела» вместе с HR-специалистами составила краткую инструкцию о том, как перевезти офис домой быстро и без хаоса
Проведите учения
Даже несмотря на срочность ситуации, компаниям стоит попытаться провести учения: отправить сотрудников на удалёнку на один день, выявить и исправить недостатки в работе и только потом полноценно переходить на этот режим. «Распространённая ошибка — люди переводят офис на удалённый режим работы, думая, что потом наладят все бизнес-процессы. При таком подходе компания выйдет на привычный уровень спустя два-три месяца, а не через неделю», — рассказал основатель и президент интернет-портала по поиску работы SuperJob.ru Алексей Захаров.
Его компания провела такие учения в пятницу, 13 марта. Благодаря этому удалось выяснить, что не все звонки корректно маршрутизируются в корпоративную информационную систему с домашних и мобильных телефонов. «А мы не можем без этой функции, потому что все разговоры записываем и анализируем для контроля качества работы. Мы это поправили, и с понедельника все наши сотрудники работают на удалёнке», — рассказал Захаров.
Сейчас в SuperJob постоянно обращаются паникующие работодатели, которые перешли на удалёнку и поняли, что компания в таком режиме не выполняет часть своих функций. Учения, как говорит Захаров, помогут избежать этого хаоса
Организуйте тренинг
HR-специалист и основательница сервиса для видеорекрутинга Pre-Interview Лана Колтунова считает, что сотрудникам нужно объяснить преимущества и принципы работы из дома. Можно провести короткий тренинг. «Это особенно понадобится визуалам и кинестетикам. Им важно присутствовать на встречах лично, видеть людей вокруг. Они хуже, чем аудиалы, воспринимают информацию на слух и анализируют её», — говорит Колтунова.
Обеспечьте сотрудников техникой
«Перед учением мы два дня готовились: проводили опросы, анкетирование. Спрашивали, например, как работает интернет, есть ли необходимая техника. Оказалось, что 11 человек по разным причинам не могут работать дистанционно», — вспоминает Захаров. Поэтому компаниям нужно выделить бюджет на покупку или аренду техники для таких сотрудников или перевезти часть оборудования членам команды на дом. «Мы, например, выдали пяти сотрудникам компьютеры со склада, оставшихся шестерых перевели на письменную коммуникацию с клиентами. Они теперь с ними не созваниваются, а списываются через почту», — поделился эксперт.
Обеспечьте необходимым софтом
Понадобится организовать виртуальное рабочее пространство. Как правило, для этого нужны таск-менеджер, CRM, мессенджер, дисковое хранилище, АТС. Сегодня всё можно сделать с помощью облачных сервисов, никакого специального софта не потребуется, советует Елена Козырева, управляющий партнёр компании-интегратора программного обеспечения Lutros.
Таск-менеджер, или система контроля поручений, позволит ставить задачи сотрудникам, оценивать их загруженность, контролировать скорость и качество выполнения. Из наиболее популярных можно попробовать Trello и «Битрикс24». У них есть и бесплатные версии.
Код на удалёнке: как программисты из регионов борются за заказы
Компьютеры сотрудников нужно подключить к VPN-сервису. Таким образом все данные, которыми будут обмениваться коллеги, будут зашифрованы и недоступны сторонним пользователям. Сотрудникам необходимо также настроить программы, которые потребуются во время работы, например для электронного документооборота.
Если сотрудникам для работы из дома нужен целый набор программ, стоит установить на их компьютеры софт для удалённого контроля. Например, TeamViewer или аналоги. Благодаря ему IT-служба может оперативно оказать техническую поддержку.
Подготовьте регламенты работы
У каждого отдела должны появиться стандарты работы. В них в том числе нужно закрепить ключевые показатели эффективности (KPI) каждого сотрудника. В противном случае руководителю будет сложно контролировать команду. «Например, в офисе глава кол-центра видит, как люди звонят, работают. На удалёнке у него такой возможности не будет. Поэтому ему необходимо понимать, сколько звонков сотрудник должен сделать за рабочий день», — советует Захаров.
Эксперт отмечает, что сотрудникам не нужно сдавать отчётность в конце дня: руководитель сможет оценить работу каждого менеджера самостоятельно. Например, через систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). В ней автоматически фиксируются все звонки и их результаты.
Доктор на мониторе: как работают сервисы для поиска психологов
Выберите способы связи
В регламентах необходимо также указать, какие вопросы будут обсуждаться письменно, а какие — устно. «Переходя на удалёнка, все начинают строчить много сообщений. Но кучу вопросов можно решить за 15 минут телефонного звонка и сэкономить время», — пояснил эксперт. Он также советует унифицировать платформы взаимодействия: использовать сервисы Slack или Jabber для обмена сообщениями, Zoom или Skype для конференц-звонков, а даты и время переговоров фиксировать в календаре.
Переведите на удалёнку всех сотрудников
Захаров из Superjob.ru отмечает, что перевести на удалёнку необходимо всех сотрудников сразу: «Если пять человек находятся в офисе, а пять дома, им сложно договориться на встрече. Они по-разному воспринимают информацию, даже презентацию на экране». К тому же руководителю придётся тратить в два раза больше времени на контроль сотрудников и коммуникацию, потому что в офисе используются одни инструменты, а при дистанционной работе — другие.
