Начиная с 2015 года я работаю с распределёнными командами. До этого больше шести лет работал в co-located. Сейчас появляется много статей-постов-советов командам, которые вынуждены переходить из офисов на удаленку. Большинство из них они по делу и 100% полезны, но мне в них не хватало важных акцентов и основного посыла: у вас уже всё есть.
Без иллюзий
Никакие средства коммуникации и инструменты не заменят живого общения. Даже если изобретут голограммы в полный рост, как в фантастических фильмах, это будет не то. Коммуникация не сводится только к речи, мы многое считываем по языку тела, еле заметной мимике, поведению человека вне встреч.
"После перехода на удалённую работу моя эффективность и продуктивность скорее выросла по сравнению с тем, что было в офисе" — говорят новоиспечённые удалёнщики.
Искренне рад за них, но причины подобных выводов обычно сводятся к тому, что у них просто была низкая культура взаимодействия в офисе. Ведь совсем необязательно постоянно отвлекать друг друга, даже если вы сидите за соседними столами. Да и локальное улучшение у одного человека не означает улучшение в рамках всего коллектива. Может стать даже хуже. Об этом можно почитать у Элияху Голдратта.
Если ваша команда привыкла работать бок-о-бок в одном офисе или оупен-спейсе, то при переходе на удалённый формат работы из дома, эффективность и продуктивность снизится.
Нужно это признать и с этим смириться. Во-первых, это подкорректирует ваши ожидания. Во-вторых, когда честно и открыто признаёшь проблему, с ней можно работать. Причём не только вам в одиночку, а вместе с вашими людьми.
Успеем ещё усложнить
Когда ситуация вокруг спокойная, есть время аккуратно спланировать перевод сотрудников на удалёнку и сделать это в течение года-двух-трёх, постепенно меняя культуру и организацию.
Когда вокруг происходит чёрт пойми что и никто ничего не понимает, самым опрометчивым шагом будет ещё больше всех запутать, внедряя новые процессы, роли и инструменты.
Ваши люди и так оказались в непривычных, непонятных, некомфортных условиях. Лучшее, что вы можете сделать в этой ситуации — это сохранить максимум того, к чему они привыкли, работая в офисе:
- Живое общение. На удалёнке компенсируется частыми созвонами. Лучше — видеозвонками. Они есть в WhatsApp, Viber, Skype, которые и так почти у всех стоят на смартфонах. И не надо никому объяснять, как этим пользоваться.
- Чаты в мессенджерах. Всё в тех же приложениях, что и выше плюс ещё несколько популярных вроде Telegram. Есть версии под Windows, MacOS, Android, iOS, web-версии.
- Электронная почта. Проверенный временем и понятный всем инструмент коммуникации. Все знают, как с ним работать хоть откуда.
У вас уже всё есть. Удаленка не требует никаких специальных инструментов, о которых вы ещё не знаете. Она не требует изменения орг. структуры или внедрения новых процессов.
Если кто-то привык к стикерам на мониторе, то пусть использует их. Записи в обычном блокноте — пожалуйста! В качестве белой доски или флипчарта может выступить лист бумаги и карандаш. Всё не электронное всегда можно сфотографировать и отправить по почте или кинуть в чат.
Менеджмент тоже может оставаться простым, как бревно. Нет тут никаких хитростей.
- Поставил задачу, описал ожидаемый результат.
- Вместе спланировали, договорился о сроке.
- Регулярно проверяешь промежуточные результаты.
Компенсируем основной недостаток
Раньше все пересекались за обедом, на офисной кухне, в коридоре, в курилке. Увидел кого-то и вспомнил, что надо подойти и спросить, как там дела с такой-то задачкой. Ну или специально подойти к столу и узнать. Видишь людей, их настроение, состояние, чем занимаются, во сколько приходят на работу, во сколько уходят. Теперь этого всего нет.
Поэтому нужно форсировать общение, креативить и всеми силами стараться приблизить его к реальному.
Видеозвонки
- Созваниваться минимум один раз в день. Можно делать общую статус-встречу, но так, чтобы она занимала не больше 10-15 минут. Обычно это возможно сделать составом до 10 человек. Такие общие созвоны помогут людям не забывать, что они есть и вообще-то работают вместе в одной команде.
- Договориться с командой делать созвоны строго с видео. Коммуникация гораздо эффективнее, когда видишь человека в лицо. Если люди стесняются своего домашнего окружения, пробегающих котов или детей, то можно поставить рабочий стол к стене так, чтобы стена стала фоном, в который никогда не попадёт ничего лишнего.
- Устраивать общие встречи для обсуждения того, что происходит вне работы. Это помогает сохранять командный дух, компенсируя неформальные встречи на кухне, в коридоре, в курилке и за обедом. Можно делать "разогрев" за 10-15 минут перед рабочими встречами.
Чаты
Так как часть реального общения непременно переместится в мессенджеры, то нужно обеспечить вот такой прожиточный минимум:
- Создать общие чаты, группы. Их не должно быть больше 10, иначе люди не будут понимать, куда в каких случаях надо писать. Отдельно идут флуд-чаты. Людям надо где-то делиться прикольными видео, шутками, новостями. Легализуйте такой канал.
- Аватарки должны быть реальными. Пусть каждый поставит ту фотографию, которая ему нравится. Это повышает качество коммуникации так же, как и видео во время звонка. Создаёт эффект присутствия человека, даже когда переписываешься с ним.
- Поощрять использование emoji. Не зря мы их так часто используем в соц. сетях и когда общаемся с друзьями или семьёй. Они помогают сымитировать эмоции, которых нет при общении текстом. Не надо их стесняться и в рабочей переписке.
Договариваемся
Работа в офисе хороша тем, что ты видишь, кто что делает. На встрече, на обеде, ушёл прогуляться, с кем-то общается или сидит в наушниках и напряжённо вглядывается в монитор (значит лучше сейчас не отвлекать).
На удалёнке бывает так: отправил сообщение, и не получил ответа. Позвонил — не дозвонился. Это бесит, ведь твоя проблема самая важная, а человек, до которого ты хочешь достучаться, наверняка бездельничает.
Чтобы не возникало неоправданных ожиданий, их нужно выравнить общими договорённостями. Они могут быть едиными на всех: доступность строго с 9:00 до 18:00, а ответ в мессенджере или перезвон в течение 1 часа. Однако лучше работают индивидуальные обещания (да, именно так их лучше и называть). Главное, чтобы они были где-то опубликованы, и все о них знали.
Например: "Вася доступен с 12:00, потому что он может спокойно работать только поздно вечером. На сообщения отвечает в течение 1 часа. По срочным вопросам звонить по мобильному. С 15:00 до 16:00 обычно обед. После 19:00 уходит с головой в программирование, поэтому может отвечать не сразу".
Хорошей практикой для команды будет писать в общий чат, если по какой-то (любой) причине кто-то будет недоступен. Например, "поехал в больницу, вернусь ориентировочно к 16:00" или "дома прорвало трубу, жду сантехника, напишу, когда починим".
Обеспечиваем условия
Технические
Чтобы ваши люди могли работать удалённо, нужно убедиться, что они могут это делать чисто технически. Созвонитесь с ними и лично проверьте, что у них есть удалённый доступ к нужным ресурсам, программам, общим хранилищам с документами. Помогите совладать с VPN'ом и другими препятствиями, связанными с безопасностью.
Составьте список контактов, кому звонить или писать, если что-то вдруг отвалилось или не работает. Надо научиться это быстро исправлять.
Интернет-канала должно хватать с запасом, чтобы дети полностью не отожрали его каким-нибудь ютьюбом или стримингом музыки. Если есть возможность купить за счёт компании максимальную скорость — купите. Тормозящий Интернет убивает нервы и напрямую сказывается на скорости работы. С тормозящим компьютером кстати тоже придётся что-то сделать.
Не стоит скупиться и на качественную гарнитуру, иначе общие звонки превратятся для всех в головную боль.
Домашние
В офисе условия работы у всех в принципе плюс-минут одинаковые. Да, где-то моднее дизайн, есть тренажерка или пинг-понг, но основную часть времени люди проводят за своими рабочими столами с клавиатурой и монитором. То есть по факту все одновременно делают одно и то же.
Дома в каждой семье своя обстановка: кто-то живёт один, кто-то — с мужем или женой, с ребёнком или детьми, маленькими или взрослыми, у кого-то дома живут родители. Это накладывает серьёзные ограничения на возможность работать удалённо.
Вы можете требовать от человека офисного режима по трудовому договору с 9:00 до 18:00, но если рядом орёт трёхлетний сын, а в единственной комнате работает телевизор, то ни выговор, ни угроза увольнения ситуацию не изменит.
Верная стратегия — выяснить, в каких условиях вынуждены работать ваши люди и помочь им найти наиболее подходящее время и режим. Если один компьютер на двоих или нужно присматривать за детьми, то можно работать по очереди с интервалами в 2-3 часа. Либо через день-два.
Переключатель контекста
Собака Павлова
Традиционное разграничение "работа | дом" настолько прочно сидит в наших головах, что от него непросто избавиться, когда нужно поработать из дома. Дом ассоциируется с отдыхом после офиса, ужином, временем с семьей. Такая привязка первое время работает против нас. Себя надо буквально заставлять работать из дома, ведь менять привычки трудно.
Чтобы режим "работа" включался в голове быстрее, мозгу нужно помочь с условными рефлексами-триггерами.
- Идеально одну из комнат сделать "рабочим кабинетом". Если нет отдельной комнаты, то организовать "рабочий угол". Спрятать всё, что может отвлекать: музыкальные инструменты, книги, телевизор. Желательно сесть так, чтобы не видеть дивана или кровати. Кровать манит.
- Договориться с семьей, когда вас нельзя отвлекать. Это может быть конкретное время, закрытая в "кабинет" дверь, одетые наушники. Если всё равно отвлекают, то спокойно напоминать о договорённости. У них тоже пока срабатывают старые триггеры контекста: вы дома, а значит не на работе. Нужно несколько повторений, чтобы привыкнуть.
- Переодеваться в "рабочую" одежду. Одевать наручные часы, наносить макияж. Делать всё что привыкли перед офисом. Несмотря на огромное количество шуток на эту тему, приём работает. И в этом смысле мы не сильно отличаемся от собаки Павлова.
Фокусировка
В офисе сосредоточиться на задаче обычно легче. Помогает обстановка вокруг, как в коворкинге или библиотеке. Все чем-то занимаются, и это позитивное стадное чувство стимулирует к действию.
Работа из дома требует более высокого уровня самодисциплины. Многим помогает техника Pomodoro-таймера: 25 минут работаешь, 5 минут — короткий перерыв, 15 минут — длинный. Принцип похож на уроки в школе: когда звонок прозвенел, знаешь, что сейчас надо 45 минут напрячься, отмучаться, зато потом 10 минут можно спокойно оторваться.
Есть масса бесплатных приложений для Windows, MacOS, Android, iOS с этими таймерами-Помидорками.
Доверие и результат
Существует распространённый страх, что на удалёнке люди работают меньше или вовсе перестают работать. Проще говоря, сачкуют. Это часто приводит к попытке больше контролировать и микро-менеджменту.
Во-первых, давайте признаемся честно: да действительно, при переходе на удалённый формат большинство людей в начале будут точно работать меньше. Но не потому, что они такие ужасные лодыри, а по объективным причинам, которые мы обсудили выше.
Работа из дома не то же самое, что работа в офисе. Она требует других привычек, на развитие которых уходит время.
Во-вторых, (тоже честно): присутствие человека в офисе не гарантирует, что он всё время за рабочим компьютером занимается рабочими задачами. Я встречал людей, которые часами на работе проводили за просмотром комиксов и видео на Youtube, просто переключая окна, когда кто-то проходил.
Именно поэтому я считаю провальной идею, пытаться сильнее контролировать удаленных сотрудников. Это никак не поможет в решении конкретных задач, но зато обеспечит гарантированный стресс. Ну вот обнаружите вы, что человек стал работать три часа в день вместо положенных восьми, и что? Уволить?
В формате удалённой работы всё меньшее значение играют просиженные попачасы, и всё важнее оценивать конечный результат. Пусть ваши люди в своих индивидуальных домашних условиях найдут свои собственные пути достижения поставленных целей.
Ответственность
Доверие всегда идёт в паре с личной ответственностью людей, работающих в команде. И в первую очередь это ответственность за себя. За то, что вы способны себя заставлять делать то, к чему не привыкли. За то, чтобы повысить свою дисциплину и дисциплину в семье. За то, что вы способны самостоятельно спланировать свой день. И не побояться рассказать о трудностях (которые несомненно будут) до того, как они превратятся в серьёзные проблемы всей команды. Это нужно объяснять и демонстрировать своим примером.
Культура взаимодействия
Многие говорят о специальных лайфхаках в распределенных командах, но по моему опыту культура взаимодействия не зависит от удалённости сотрудников друг от друга. Культура основывается на уважении друг к другу и работает одинаково в любой конфигурации.
Общие встречи-созвоны
- Всегда ставить микрофон на mute и включать его только, когда что-то нужно сказать по делу (это то же самое, что не мешать и не отвлекать, когда кто-то говорит на обычной встрече в переговорке).
- Не говорить одновременно, превращая общий созвон в галдёж (это правило поднятой руки в случае традиционных встреч). Большой состав участников на созвоне требует модератора (ровно как и с толпой людей в одной переговорке).
- Вести обсуждение с демонстрацией экрана. По-возможности визуализировать в любой удобной графической рисовалке. Этим вы увеличите шансы, что со встречи люди уйдут с одинаковым пониманием. (то же самое мы делаем, используя флипчарты и белые доски на обычных офлайн-встречах).
- Фиксировать и отправлять результаты созвона письмом, в чат или выкладывать в wiki-системе (это обычный протокол встречи. Как говорят: "Если нет meeting notes, то считай и встречи не было").
Чаты и почта
- Если переписка затягивается — лучше созвониться. Пожалейте время друг друга, которое уходит на печатание. К тому же мало людей умеют точно выражать свои мысли текстом. Скорее всего вы понимаете своего собеседника неправильно.
- Отключите автоматические нотификации в групповых чатах. С переходом на удалёнку сообщений в них станет сильно больше и постоянно всплывающие уведомления будут постоянно отвлекать, сбивая фокус.
- Попробуйте режим "не беспокоить", когда нужно над чем-то сосредоточенно поработать. Он отключает все нотификации в мессенджерах и почте, и помогает не распылять внимание.
Инструменты решают конкретные проблемы
Внедрение новых инструментов потому, что другие распределенные команды их используют — движение не туда. Как я говорил в начале, менеджмент на удаленке будет прекрасно работать, даже если он простой, как бревно. Задачи со сроками можно ставить хоть по почте, а проверять прогресс на созвонах и собирать общий прогресс в экселе или Google-таблице. Для этого не нужны доски Trello, мессенджер Slack, а вместо Zoom подойдет более популярный Skype.
Другое дело, если вы и ваша команда столкнулись с конкретными организационными проблемами, которые плохо решаются существующими знакомыми инструментами.
Прогресс
Сложно понять кто чем занимается и в каком состоянии находится сейчас вся команда? В этом случае поможет визуализация с помощью виртуальных Kanban-досок, которые вы можете сделать в продуктах вроде Trello. Каждая колонка в такой доске — это статус, в котором находится задача в данный момент. Взглянул на такую доску и сразу понял, как идут дела у всей команды. Такие доски можно сделать почти во всех известных инструментах коллективной работы: Jira, Redmine, Miro, Notion, Kaiten.
Рисовалка
За неимением флипчартов и белых досок под рукой обсуждения скуднеют. Визуализация — мощный инструмент, дополняющий текст. Поэтому не стоит стесняться рисовать в простейших рисовалках вроде Paint'а мышкой или тачпадом. Если вы привыкли к маркеру, то можно купить графический планшет с пером. Я пользуюсь Wacom Intuos S. Он отлично сочетается с бесплатным Microsoft OneNote, который представляет собой неограниченный чистый белый лист. На нём можно рисовать как маркером на белой доске или флипчарте, а рисунки можно дополнять текстовыми вставками.
Другая бесплатная рисовалка, которую я очень часто использую — это онлайн инструмент Draw.io. В ней можно нарисовать диаграммы любого типа вроде сценариев использования (Use Cases) или диаграмм последовательностей (Sequence Diagram) и даже простейшие макеты пользовательского интерфейса (UI).
Мессенджер
Когда вам по тем или иным причинам не подходят WhatsApp, Telegram, Viber, достойной альтернативой раскрученному Slack'у может стать бесплатный оупенсорсный Rocket.Chat, с которым правда придётся чуть больше заморочиться вашим айтишникам.
Для видео-созвонов можно использовать Skype. Широко известные альтернативы — Google Meet и Zoom. Все эти приложения поддерживают демонстрацию экрана.
База знаний
Даже если вы большие молодцы и всё фиксируете в чатах или письмах, через какое-то время вы скорее всего столкнётесь с проблемой поиска нужной информации. Это когда "я точно помню, что мы вот об этом договорились, облазил все переписки в чатах и прошерстил всю почту, угробил весь день, но не нашёл".
Эту проблему решают инструменты типа "wiki" вроде Confluence, Redmine Wiki, Notion. По сути — это организованный набор статичных web-страниц с поиском, в которых вы сохраняете принятые решения, договоренности и другую информацию, которая может пригодиться в будущем. Однако аналогичную "систему" можно бесплатно построить с помощью обычных текстовых документов, грамотно организовав структуру папок в общем хранилище документов.
Парето на удалёнке
Наверняка кто-то, дочитав предыдущий раздел, сказал про себя: "Наконец-то он поделился реальными практическими советами!". Отвечаю: я намеренно говорил о техниках и инструментах в самом конце, потому что их навязывание команде в лучшем случае даст 20% результата. А может и -20% результата, потому что любые изменения порождают всё большую неопределённость.
Конечно проще поддаться влиянию маркетингового текста какого-нибудь специального инструмента для распределённых команд, заплатить за него кучу денег и ожидать, что с этим инструментом само всё организуется заведётся и заработает. В непонятные моменты может возникнуть инстинктивное желание переложить ответственность. Но это скорее отдалит вас и вашу команду от позитивного результата.
80% результата кроется налаживании надёжной коммуникации и обеспечении ваших людей необходимыми условиями работы из дома. Сюда же я включаю работу над индивидуальными графиками и помощь в развитии новых привычек. Это те самые 20%, на которых стоит сфокусироваться прямо сейчас.
Искренне желаю вам удачи и надеюсь, что опыт удалённой работы не отпугнёт вас и вашу команду. Верю, что за удаленкой будущее.