Вряд ли сейчас есть более актуальная тема, чем обсуждение проблемы распространения коронавируса. Эта тема затрагивает буквально каждого – от домохозяйки до президента большого холдинга. Головной боли руководителям компаний добавляют опасения, что переход на удаленную работу вскоре станет не рекомендацией, а обязательным условием функционирования компании. Многие к этому не готовы и пока обходятся мерами профилактики на местах.
Какие меры предпринять на работе, чтобы снизить риски заражения коронавирусом у оффлайн сотрудников?
Есть сотрудники, специфика работы которых связана с необходимостью постоянного присутствия на рабочем месте. Например, это те, кто постоянно общаются с клиентами. Что же делать, чтобы снизить риски заражения опасным вирусом тех, кто останется работать оффлайн?
- Отмените все дальние поездки и командировки. Они как правило, связаны с присутствием на каких-либо массовых мероприятиях (выставках, конференциях), которые сейчас повсеместно отменяются. А личные деловые встречи можно заменить видео-созвоном или конференц-связью.
- Обеспечьте каждое рабочее место антисептическими средствами. Пока человек доходит до своего стола после мытья рук, он успевает прикоснуться к дверным ручкам не один раз. Не забывайте также об обработке всех гаджетов, которые используются во время работы.
- Ежедневно проводите в офисе влажную уборку с использованием дезинфицирующих средств. Чаще проветривайте помещение. Вирусы и бактерии не любят свежий воздух.
-Установите в офисе рециркулятор воздуха с антибактериальными лампами. Он безопасен при нахождении рядом людей и эффективно уничтожает вирусы и бактерии в помещении.
- Призовите своих сотрудников сохранять дистанцию: избегать рукопожатий, объятий, не одалживать посуду у коллег и тем более средства гигиены. Также откажитесь на время от корпоративных угощений - как правило, это печенье и снеки, которые лежат в общей миске. Тому, кто занимается их закупкой, порекомендуйте заказывать перекус в индивидуальной упаковке.
- Приобретите бесконтактный термометр и при малейшем повышении температуры отправляйте сотрудника на домашний режим.
- Подготовьте памятку для персонала, в которой поясните оффлайн-сотрудникам необходимость их присутствия, расскажите, какие конкретно меры для их защиты вы предпринимаете, и какие меры профилактики они должны провести самостоятельно. Этим вы покажете свою заботу и внимательное отношение к здоровью своей команды. Люди это ценят.
Компании, которые сейчас переводят своих сотрудников на удаленную работу из-за коронавируса
Многие компании уже перевели часть своих сотрудников на удаленную работу.
Интернет-корпорация «Яндекс» с 16 марта рекомендовала своим сотрудникам работать из дома и появляться в офисе только в случае крайней необходимости. Их примеру последовали Rambler Group, Вконтакте, МТС, Билайн, Google в России, Mail.Ru Group и многие другие. Данные решения были приняты накануне и вступили в силу с 16 марта. В основном, переход на дистанционную работу продолжится до 31 марта, но если ситуация с коронавирусом не улучшится, руководство компаний может продлить профилактические меры.
Как перевести персонал на удаленную работу из дома
Если в компании принято решение о переводе сотрудников на удаленную работу, нужно иметь ввиду следующее. Работа на дому – это та же работа. Ни о каком свободном графике или снижении объема функций речь не идет. Выполнение поставленных задач должно соответствовать срокам и тем же требованиям эффективности, которые предусмотрены для работы в офисе. Чтобы этого достичь, необходимо соблюсти ряд моментов.
- Для начала необходимо получить согласие сотрудника на удаленную работу. Все живут в разных условиях. Как бы странно это ни звучало, но у кого-то в данный может не быть личного компьютера, либо домашняя обстановка не позволяет сосредоточиться на работе.
- Убедитесь в наличии стабильного Интернета. Возможно, потребуется переход на более дорогостоящий тариф ради обеспечения качественной бесперебойной связи.
- Проверьте, какие устройства используют сотрудники для доступа к корпоративным материалам и сервисам. Чтобы обеспечить защиту корпоративной сети, применяйте двухфакторную аутентификацию и обеспечивайте доступ к корпоративной сети не ко всем модулям, а только в рамках функциональной роли сотрудника.
- Обязательно посоветуйтесь с юристами. Чтобы избежать злоупотреблений со стороны работников, которые будут далеко от вас, пропишите изменения условий труда в трудовом договоре. К примеру, при описании режима работы советуем указать продолжительность рабочей недели, выходные и рабочие дни, а также время начала и окончания работы.
- Чтобы облегчить документооборот и не пересылать документы по почте, оформите сотруднику электронную подпись. Она позволяет пересылать без оригиналов приказы, заявления, ознакомления с приказами и другие документы, кроме трудового договора, трудовой книжки.
- Продумайте, каким образом вы будете ставить задачи и контролировать их выполнение. Чтобы коммуникации были понятны и прозрачны, создайте общее информационное пространство при помощи планировщиков задач, мессенджеров, сервисов видеосвязи.
Топ-программ для удаленной работы
Есть множество сервисов, которые станут надежными помощниками менеджерам при переводе сотрудника на дистанционную работу. Условно их можно разделить на 4 группы
1. Планировщики задач Jira, Asana, Trello и другие. Они позволяют четко структурировать распределение функций, ставить дедлайны, вносить корректировки и комментарии к выполненным задачам, контролировать процесс. Любая задача, требующая выполнения, должна быть отражена в системе.
2. Онлайн-сервисы для документов и креативов. Это прежде всего, Google документы и Google таблицы. Изменения документа фиксируются «в облаке» и не требуют дополнительных сохранений. Обратиться к ним можно с любого рабочего места, а также вносить правки и оставлять комментарии. Дизайнеры интерфейсов и веб-разработчики любят использовать Figma, в которой могут одновременно работать несколько человек, а потом просматривать результат и делать корректировки.
3. Сервисы для текстовых и видео-коммуникаций. Telegram, WhatsApp, Facebook Messenger, Skype, Zoom, Hangouts Meet. Кому что удобнее и привычнее. Главное заранее определиться, а лучше прописать в инструкции, в каких ситуациях важен созвон, а когда можно обойтись сообщением в общем чате.
4. Тайм-трекеры, или системы учета рабочего времени: Toggle Metric, CrocoTime, primaERP, Timely. По сути, все они заточены на контроль времени, затрачиваемого сотрудником на выполнение определенных задач или проектов. Различия состоят в стабильности работы, наборе дополнительных функций, условиях техподдержки. Сотрудники, работавшие оффлайн и в какой-то степени постоянно находящиеся под пристальным взглядом начальства, при переходе на удаленную работу, зачастую расслабляются. Отсутствие зримого контроля снижает производительность и результативность. В такой ситуации система мониторинга рабочего времени становится эффективным инструментом для повышения эффективности.
Итак, главное – не поддаваться панике, соотнести все за и против перевода сотрудников на дистанционную работу. И если такое решение принято, снабдить сотрудника «джентльменским набором удаленщика»: Trello, Google docs, Telegram(или другие мессенджеры), Skype, Crocotime.