Или «Почему не получается создать работающие должностные инструкции» ...
Перефразируя А.С. Пушкина: «Вы их писали – не отпирайтесь!» Конечно же писали! И эта статья для тех, кто уже напряг свой персонал на тему: «Пишите должностные инструкции!», возможно сам впрягся в этот увлекательный процесс, но «не выходит каменный цветок»!
Инструкции персоналу раздали, а ожидаемого эффекта не получили. Я считаю, что продуктом внедрения должностной инструкции должен быть «сотрудник, работающий именно так, как от него ожидается». Все остальные прелести, вроде «получше стали работать» или «ну, теперь по крайней мере у нас есть хоть что-то» мы уже имеем. Для этого напрягаться нет необходимости.
⠀
Существуют 5 ключевых ошибок, из-за которых тех, кто пытался создать инструкции для персонала, ждало разочарование:
☝ 1-я ключевая ошибка: ВМЕСТО ТЕХНОЛОГИИ ОПИСЫВАЕТСЯ ФУНКЦИОНАЛ.
☝ 2-я ключевая ошибка: ВЫ СЧИТАЕТЕ ИХ УМНЫМИ!
☝ 3-я ключевая ошибка: ОТСУТСТВИЕ ТРЕНИНГ-ЦЕНТРА
☝ 4-я ключевая ошибка: ОТСУТСТВИЕ ТРЕНИРОВОК
☝ 5-я ключевая ошибка: ОТСУТСТВИЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ И КОРРЕКЦИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ
Разберем все ключевые ошибки, которые совершает каждый, кто пытался написать должностную инструкцию.
1. ВМЕСТО ТЕХНОЛОГИИ ОПИСЫВАЕТСЯ ФУНКЦИОНАЛ.
Когда в какой-либо компании решают создать должностные инструкции, зачастую руководители прикидывают, какие функции должен выполнять сотрудник, например, бухгалтер. Разговор идёт примерно так:
— У нас же Ольга Александровна бухгалтер. Что она делает?
— Ну… она принимает деньги наличные и безналичные, приходует их, она производит все выплаты по счетам, начисляет заработную плату, подшивает документы, оформляет трудовые книжки и прочие документы при приёме на работу…
Всё это аккуратно заносится в должностную инструкцию в виде функций и получается, не должностная инструкция бухгалтера, а «Должностная инструкция Ольги Александровны».
Обратите внимание, она, наряду с функциями бухгалтера, выполняет обязанности кассира (приём и оприходование наличных денег) и функции кадровика-делопроизводителя. Всё смешивается в одну кучу.
Не всегда происходит именно так, но должностные инструкции по изложенному выше образцу создаются настолько часто, что это можно назвать обычной практикой.
Другой вариант: «Давайте опишем функционал, который мы хотим, чтобы должность выполняла». Это лучше, но тоже не будет работать так, как вам надо. В инструкции не заложена технология работы – последовательность действий, реальные бизнес-процессы, которые успешный сотрудник уже выполняет.
Другими словами, описывайте технологию, а не разрозненный функционал.
2. ВЫ СЧИТАЕТЕ СВОИХ СОТРУДНИКОВ УМНЫМИ
При всём цинизме фразы, когда пишут инструкции и хотят, чтобы у человека, их изучившего, всё получилось – пишут с высокой степенью детализации. Нет такого: «Ну уж этого писать не будем, они же не дураки – сами догадаются!» НЕ ДОГАДАЮТСЯ!!!
Когда вы приобретаете, какой-либо бытовой прибор, вы хотите, чтобы инструкцию к нему для вас написали, как для умного, дескать «сам додумается – не дурак» или разложили бы всё по полочкам, расписав каждый этап, сопроводив всё картинками или хорошими фотографиями? Ответ очевиден!
3. ОТСУТСТВИЕ ТРЕНИНГ-ЦЕНТРА
Какие бы распрекрасные инструкции вы бы не написали, какого бы уровня детализации не достигли – ваша главная задача, чтобы содержимое ваших замечательных инструкций без искажения перешло в головы сотрудников. Для этого в компании должен быть центр передачи информации. Если его нет – остаётся уповать на сознательность сотрудников. Лично мы бы не рисковали!
4. ОТСУТСТВИЕ ТРЕНИРОВОК
На каждой должности требуется куча навыков. Каждый навык должен быть оттренирован. Если сотрудник по должности должен улыбаться – тренируйте естественную улыбку, чтобы ваших клиентов не отпугивал звериный оскал. Если секретарь или личный помощник должен в 10:00 вносить шефу чашку ароматного кофе по-турецки – тренируйте его варить именно такой кофе, который любит руководитель! Если сотрудник должен проводить интервью – тренируйте его!
Обучение так и должно проходить: теория > навык > тренировка.
5. ОТСУТСТВИЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ И КОРРЕКЦИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ
Обратите внимание, речь идёт именно о СИСТЕМЕ контроля! Со временем даже у лучших сотрудников «замыливается глаз», они могут что-то забыть, даже что-то исказить. Контроль и коррекция – гарантируют вас от таких неприятностей.
Даже если у вас в компании великолепные подробные, чёткие должностные инструкции и великолепно отлажена работа тренинг-центра, вы решили проблему эффективной работы персонала только процентов на 70. Остальные 30% — это хороший контроль и коррекция работы персонала.
Система эффективного контроля включает в себя:
- Разработку чек-листов – инструмента контроля
- Наличие специального обученного инспектора, который постоянно проверяя и корректируя исполнение сотрудниками должностных обязанностей, шлифует организацию.
Учитывайте эти ошибки и у вас всё получится! А если не получится, то всегда есть мы :) Бесплатную консультацию, где мы продемонстрируем наши инструкции, можно получить, оставив заявку на нашем сайте https://rosbizres.ru