Экстраверты плачут, интроверты ликуют — сейчас на удалёнку ушли все, а проекты по расписанию. Рассказываем, как перевести сотрудников в онлайн и управлять проектами, не теряя в их эффективности.
Установите правила
Хоум-офис — это не каникулы, поэтому чётко пропишите принципы работы: в каких программах работать, когда созваниваться, как часто проверять мессенджеры.
Правила могут выглядеть так:
Команда, привет! На удалёнке работаем в том же режиме: с 10 до 19 с часовым перерывом на обед. Все файлы создаём и храним на Google Drive. Не забываем обновлять статусы по задачам в «Битриксе» и отписываться об апдейтах — так мы не запутаемся и не провафлим дедлайны. Созвоны проводим в Zoom, резюме фиксируем письменно в чате. По пятницам в 18:00 собираем общую онлайн-летучку.
Создайте онлайн-офис
Вам нужно пространство в онлайне, где будут храниться задачи и файлы, а вы сможете общаться так же легко, как в офисе.
Сервисы удалённого доступа
Первым делом установите на домашний компьютер Teamviewer или его аналог — так айтишники смогут удалённо поставить программку или быстро решить техпроблемы.
Мессенджеры
Мы в Brand hub пользуемся Slack, он лучше подходит для команды от 10 человек. Сюда можно добавить всех сотрудников, а потом разбить внутреннее пространство на каналы — по отделам или проектам, чтобы не путаться в чатах. Тут же можно общаться с заказчиками.
Лучше сразу взять платную версию: для команд до 100 человек подойдёт стандартная подписка за $6,67 в месяц, для компаний побольше — Plus за $12,50.
Доски задач
Раскидывать задачи и контролить их удобно на онлайн-досках. Принцип простой: вы заводите для проекта или отдела свою доску и размещаете все задачи в карточках — с ответственными и дедлайнами. Там же помечаете статусы: «Сделать», «В работе», «На согласовании» и «Выполнено». Если какой-то этап занимает время или тормозит работу, можно создать отдельную колонку: «Отгружено», «Отправлено партнёру» и пр.
Самые популярные сервисы — Trello и Jira. Последний подходит для IT-компаний и тех, кто работает по системе Agile или Kanban: в нём удобно настраивать гибкие процессы.
У Trello понятный интерфейс, он похож на доску объявлений — в основном мы пользуемся им. Функционала бесплатной версии маловато, так что нужна подписка. Месяц стоит $9,99.
Ещё есть новый российский конкурент Trello — Yougile, им мы тоже пользуемся. Тут помимо досок есть чат и диаграммы Ганта — в них удобно визуализировать график работ по проекту.
Видеоконференции
Раз в день мы собираем онлайн-летучки, где вся команда проходится по списку задач — чтобы держать в голове общую картину и статусы. Можно общаться прямо через Slack или выбрать специальный сервис: Skype, Zoom или Hangouts.
В бесплатной версии можно собрать до 100 человек на 40 минут, безлимитка стоит $14,99 в месяц.
Через Hangouts удобно вести переговоры: достаточно прислать заказчику или партнёру ссылку на видеоконференцию — подключиться можно просто через браузер.
Хранение документов
Простое правило: ничего не должно зависать на домашних компьютерах — только в облаке. У Google Drive 100 ГБ памяти стоят $2 в месяц, у Яндекс.Диска — 99 рублей.
Дополнительные инструменты
Мы в Brand hub используем Miro — это сервис для создания интеллектуальных карт. Здесь можно вместе строить диаграммы, схемы, customer journey map и пр.
