Мы с вами трудимся в сложное, но в тоже время интересное время. Когда все навыки предпринимателя активируются и мы строим бизнес с 0 или открываем новые возможности. Микропредприятиям особенно тяжело в этот период. Больших денежных запасов нет, подрядчиков в IT сфере нет или отношения с ними до конца не выстроены и задачи не сформированы. А карантин объявляют, сотрудники берут больничный или просто вынуждены оказаться дома. Что же делать?
Остается адаптироваться и использовать уже привычные инструменты в обычной жизни для решения бизнес-задач. В ход идут мессенджеры, чаты в социальных сетях. Для контроля задач подключается excel, Google Docs и т.д. Все это масса окон, а хронология событий теряется. Что же делать тогда?
Предлагаем всего за 3 шага с помощью программы Битрикс24 настроить единую экосистему и управлять компанией дистанционно с минимальной потерей в эффективности. Интерфейс простой, вам остается только последовать инструкциям в уроках и подключить к программе всех сотрудников. Давайте начнем?
Шаг 1 - бесплатная регистрация портала
Пройдите по ссылке: https://www.bitrix24.ru
Нажмите на кнопку "Получить бесплатно" и введите данные.
Укажите название вашей компании и домен
Не забудьте указать название вашей компании, а также домен, подходящий под вашу деятельность.
Пригласите ваших коллег
Разумеется, для работы компании нужна целая группа сотрудников. Добавляйте в ваш Битрикс24 коллег и работайте в команде! Перейдите во вкладку Сотрудники и добавьте email каждого.
Заполните ваш профиль
Добавьте к своей странице фото, обновите личные и корпоративные данные. Также поближе познакомьтесь с коллегами на их страницах:)
Демо-режим
Бесплатная версия Битрикс24 несколько ограничена в функционале. Но вы можете подключить пробный 30-дневный период, когда вам будут доступны все инструменты старших коммерческих редакций. Для этого перейдите в левом меню в раздел Тарифы и включите демо-режим.
Шаг 2 - убрать лишнее
После регистрации портала перед вами появляется базовый развернутый интерфейс. Часто это много полей и пунктов меню, которые могут дезориентировать. Предлагаем вам убрать лишнее дабы не отвлекаться и на психологическом уровне относиться к программе проще :)
Поверьте, у нас часто возникает возражение "ого как много всего, это сложно" :)
Посмотрите на вертикальное меню слева и нижнюю грань в нем под названием "Еще". Нажмите на это слово, меню развернется и вы увидите дополнительные пункты. Посмотрите на все пункты, которые есть выше "Скрытые" и то, что вам не нужно смело зажимайте мышкой и переносите в скрытые пункты. Например, вы не планируете пока создавать сайты, запускать рассылки по клиентам или пользоваться Сквозной аналитикой. Убирайте эти пункты.
Вам точно понадобятся разделы: Задачи и проекты, CRM, Чаты и звонки, Диск. Возможно - Телефония.
После того как мы убрали лишнее и визуально нам стало проще воспринимать рабочее пространство нужно переходить к непосредственной работе в команде.
Шаг 3 - работа в Битрикс24
Этот шаг в отличии от второго и первого будет массивнее, однако не спешите расстраиваться. Займет он у вас не много времени, главное, что вы поймете основные принципы.
Итак, у нас есть несколько бизнес-процессов, первый это коммуникация с сотрудниками.В Битрикс24 есть несколько видов чатов. Делятся они на чат в лидах, чат в сделках, чат в проектах и группах, общий чат.(что такое лиды и сделки вы можете почитать по ссылкам в конце урока)
Чат в лидах и сделках
В этих чатах идут обсуждения конкретной заявки или продажи. Например, менеджеру отдела продаж нужно обсудить с руководителем скидку для клиента. Менеджер нажимает в сделке "Пригласить к обсуждению" и добавляет туда руководителя. Таким образом вся переписка относительно этой продажи не потеряется и все участники диалога в любой момент могут ее просмотреть.
Чат в проектах и группах
Вы можете создать проект по обучению или у вас работа по клиенту подразумевает длительное взаимодействие (Например, наше агентство для каждого нового клиента создает проект в рамках которого проставляются задачи и ведется переписка. Это очень удобно когда все участники понимают где хранится информация и куда можно написать вопросы)
Общий чат
У некоторых наших клиентов общий чат это пространство для решения оперативных вопросов,а также место где можно просто поболтать. Удаленная работа тоже требует вовлечения и кофе-брейков :)
С чатами определились, теперь что касается выполнения задач.Вы, как руководитель, или сотрудник, который имеет отношение к постановке задач понимаете, что есть базовые показатели, которые нужно отследить:
- время на выполнение задачи,
- крайний срок, который будут соблюдать
- понятные условия и оперативный поиск
Битрикс24 все предусмотрел. Вам достаточно перейти в раздел Задачи и проекты и нажать "Добавить задачу"
Задачи и проекты
Давайте рассмотрим пример:От имени руководителя Отдела продаж создадим важную задачу с конкретными сроками выполнения для сотрудников отдела Бухгалтерия, находящегося в Калининграде. При этом информация о выполнении этой задачи должна будет поступать директору, находящемуся в Москве.
Задача будет поставлена с указанием контроля ее выполнения, и не будет закрыта, пока все сотрудники не выполнят ее и руководитель отдела продаж не подтвердит это.Также, каждый из сотрудников должен будет создать чек-лист внутри задачи, в соответствии с его обязанностями.
Порядок действий по созданию задачи для руководителя Отдела продаж
- Создадим новую задачу и укажем ее название и описание
- Укажем, что задача является важной
Добавим в поле ответственный всех сотрудников, кто участвует в задаче. При необходимости добавим наблюдателя.
Укажем сроки выполнения задачи.
Более подробную по каждому шагу инструкцию читайте по ссылке: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/5397661/Проговорим тут базу. Сохраняйте задачу. Готово. У задачи есть срок и ответственные. По выполнению вы получите уведомление и сможете ее проверить, при необходимости отправляйте на доработку.
По собственному опыту понимаем, что работать в задачах очень удобно, вот небольшой пример того, что мы делаем в задачах кроме работы с проектом клиента:
- оплатить аренду
- выставить счет
- позвонить клиенту
- назначить встречу
- подготовить договор
- съездить за полиграфией
- провести съемку коллектива
- подготовить презентацию
- найти новых партнеров и т.д.
Естественно это не весь список и у вас он может быть гораздо больше. Обратите внимание, остановка задачи занимает 2-3 минуты при этом контроль простой и поиск очень удобный. Вы просто переходите в раздел "Задачи и проекты" и сверху выбираете закладку, которая вам нужна. Например, "Все". Битрикс24 недавно выпустил обновление в котором добавил раздел "Сроки". Теперь вы видите сколько нужно выполнить задач на сегодня, сколько на неделю или на 2 вперед.
Самое вкусное в конце.
Работа с CRM
Продажи, как же теперь их совершать когда менеджеры работают из дома?Все просто, процесс не меняется. Все входящие заявки должны попадать в раздел Лиды.(по ссылке "Что такое лид и как с ним работать": https://helpdesk.bitrix24.ru/open/1357950/)
Новая заявка - новый лид. Когда клиент по заявке от вопроса переходит к готовности сотрудничать или обсуждать коммерческое предложение это уже сделка. Необходимо завершить лид успешно и конвертировать его как минимум в Сделку+Контакт (предварительно в лиде нужно указать номер телефона, email, ФИО клиента).
В сделке в базовом функционале много полей, которые вам будут лишние. Их можно скрыть нажав на шестеренку напротив каждого поля. А если возникнет необходимость можно всегда его вернуть через "Добавить поле" в самом низу карточки Сделки или Лида.
Этапы сделкиС лидом все проще, там стадии:
- новая
- в работе
- завершить успешно
В сделках все зависит от этапов обработки заказа. Например, у нас такой порядок продажи общих продуктов:
- предложение (высылаем базовое кп для знакомства с нашими услугами);
- просчет (на этом этапе менеджер готовит окончательную стоимость по запросу от клиента);
- согласование (отправляем персональное кп клиенту и согласовываем стоимость и сроки);
- подписание договора (из шаблона документов создаем договор и отправляем его на почту клиенту);
- выставление счета (из шаблона документов выставляем счет и отправляем его на почту клиенту);
- завершение сделки успешно в случае оплаты, если сделка проиграна "Забраковать".
У каждого бизнеса свои этапы продажи, нарисуйте воронку продаж. Распишите действия поэтапно. Сокращайте, объединяйте, не делайте простыню из количества стадий. Чем проще менеджеру проходить по воронке тем быстрее он вкатится в работу и перестанет сопротивляться (а по началу это бывает у 80% компаний).Всего того, что мы перечислили уже более чем достаточно для успешного старта. Главное, не бойтесь трудностей, проявляйте терпение и не давите на своих сотрудников. В микропредприятиях человеческий ресурс на вес золота. И если Вася или Петя плачет и говорит, что ему неудобно не ругайте его, а спросите, что именно неудобно, помогите разобраться. Диалог всегда проще чем "сухие должностные обязанности".
Кстати, у нас в компании стоимость обучения сотрудников не дорогая относительно нашего рынка - 1500 рублей в час. Вы можете обратиться за помощью к вам, нам будет достаточно провести аудит уже существующего функционала (это бесплатно) чтобы сформировать сценарий обучения и точно назвать количество часов, которое нужно заложить. Как правило, обучение проходит у нас за 2-3 часа (если мы говорим о простых настройках как в этом курсе). Специалист подключиться к вам через удаленный доступ к ПК и по скайпу проведет обучение, запишет видео-сессию и отправить вам инструкцию и запись после. Удобно и быстро! :)
Ниже приводим ссылке на базу знаний Битрикс24 для самостоятельного детального изучения Битрикс24:
- Начало работы с CRM https://helpdesk.bitrix24.ru/open/1470510/
- Как работать с главным меню Битрикс24 https://helpdesk.bitrix24.ru/open/9526773/
- Видеоуроки по процессу внедрения CRM https://helpdesk.bitrix24.ru/open/6116645/
- Как добавить/изменить статусы лидов и сделок, типы контактов, источники и сферы деятельности https://helpdesk.bitrix24.ru/open/6837847/
- Как конвертировать лид? https://helpdesk.bitrix24.ru/open/1484389/
- Как добавить сделку? https://helpdesk.bitrix24.ru/open/5315959/
- Преимущества коммерческих тарифов https://helpdesk.bitrix24.ru/open/7258193/
Это не все инструкции, которые вам понадобятся, но мы считаем, что начать стоит с этого.Всегда когда вам понадобиться помощь вы можете обратиться за консультацией к нам на сайте https://for-crimea.ru/ или по телефону +79787833753 или перейти в своем Битрикс24 в базу знаний и посмотреть готовую инструкцию.