Деловая переписка окружает нас повсюду. Пишем клиентам, коллегам, начальству, партнерам. Нередки ситуации, когда мы не получаем ответ на сообщение.
Представляем 5️⃣ самых распространенных ошибок:
1️⃣ Написать не тому человеку
🔺Очевидная оплошность, которую легко допустить. Такое происходит, когда мы посылаем одинаковые письма разным людям и забываем менять имена или названия компании в сообщении.
🔺Убедитесь перед отправкой, что получатель письма – это тот человек, имя которого стоит в начале. Это займет время, но все-таки лучше, чем перепутать адресата.
2️⃣ Запутать читателя
🔺Это когда речь идет «ни о чем и обо всем сразу». Автор спрятал основную мысль так глубоко в тексте, что ее тяжело понять.
🔺Как этого избежать? Начинайте с просьбы или главного вопроса. Да, пару вежливых приветственных строк в начале письма никто не отменял, но дальше переходите к самой сути.
🔺Когда вы начинаете письмо с вопроса, то очевидно о чем пойдет речь. Остальная часть сообщения лишь дополняет главный вопрос. Если просьба появляется ближе к концу письма, получателю ничего не остается как читать и гадать, чего вы хотите.
3️⃣ Термины и аббревиатуры
🔺Типичный недочет, в деловой переписке. Порой мы не задумываясь используем сокращения и рабочий сленг в деловой переписке. Это недопустимо. Собеседники понятия не имеют о чем идет речь.
4️⃣ Ответить на письмо у себя в голове
🔺Дел у нас много, времени мало, а новые письма и сообщения поступают всегда. Среди них попадаются важные – те, на которые стоит ответить. И вы наверняка на них отвечаете, но... только в мыслях)
⚪️Пример: в вашей голове сложился ответ, тут пришло новое важное сообщение, вам позвонили – в общем, вы отвлеклись, забыли и письмо осталось без ответа. В то же время отправитель ждет ответа вашего ответа.
5️⃣ Гигантские абзацы
🔺Приходится излагать огромный объем информации. Большая ошибка – пытаться уместить все в один абзац. Читая слишком большой абзац, адресат забудет к концу то, что читал в начале. Куда лучше будет изложить информацию по пунктам.
Согласны❓ Не согласны❓ Обсудим в комментариях.