Цифровизация проникает в ткань нашей жизни все шире и глубже. Так, в 2020 году началась замена бумажных трудовых книжек электронными. Как будет осуществляться переход на новый формат, о преимуществах и недостатках этого процесса для граждан рассказывает адвокат Ольга АЛЕШИНА.
Бумага или цифра?
С 1 января 2020 года вступили в силу два новых федеральных закона (Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ
в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и Федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Эти нормативные акты ввели
в действие принципиально новый документ — электронную трудовую книжку. Необходимость ее внедрения вызвана реалиями современной жизни.
Трудовая книжка названа основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она необходима для приема на работу, сведения из нее используют при назначении страховой пенсии. Но постепенно происходит утрата значения трудовой книжки — как
в трудовых, так и в пенсионных отношениях.
Фактически работник может трудоустроиться и не имея трудовой книжки. Работодатель обязан завести ему новую, при написании заявления с такой просьбой. Гражданам, начавшим работать с 1 января 2002 года, трудовая книжка для назначении пенсии не нужна. После этой даты периоды работы подтверждаются сведениями индивидуального учета ПФР (Правила подсчета стажа, утвержденные Постановлением правительства РФ от 02.10.2014 №1015).
Трудовые книжки все еще используются, пожалуй, только в России. Учитывая, что они уже сейчас неактуальны в трудовых отношениях, а в современной пенсионной системе потеряют свое значение через несколько лет, с 2020 года вводится цифровой формат трудовых книжек.
ЭТК: что это?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой формат знакомой всем бумажной версии документа. ЭТК будет существовать только
в электронном виде, без физического носителя. Посмотреть сведения из нее можно в личном кабинете ПФР, на портале госуслуг, а также через соответствующие приложения на смартфоне.
Сведения в ЭТК будут вноситься работодателем путем направления соответствующей информации в ПФР.
Документ будет хранить почти все сведения, которые ранее вносились в бумажный вариант трудовой книжки. Это данные
о работнике, приеме сотрудника и его трудовой функции, постоянном переводе, увольнении с указанием основания, даты
и номеров приказов. Исключение составят сведения о поощрении
и образовании.
Работник сможет оформить выписку из ЭТК в электронном виде в личном кабинете ПФР или через портал госуслуг. Граждане, которые имеют проблемы с доступом в интернет, смогут получить необходимые сведения на бумажном носителе у работодателя, в ПФР или МФЦ.
Важно! Если при получении сведений обнаружена неполная или неверная информация о трудовой деятельности, необходимо письменно подать работодателю заявление о внесении исправлений. Работодатель обязан дополнить или исправить неверные сведения.
Что станет с бумажным вариантом
Внедрение ЭТК будет добровольным и постепенным. Переход к новому формату документа будет осуществляться только с согласия работника. Все работающие граждане в срок до 31 декабря 2020 года должны подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в цифровом формате или о сохранении бумажного документа.
Изъявившие желание иметь электронный документ получат бумажную трудовую книжку на руки, в ней будет сделана отметка о ведении ЭТК.
В день увольнения работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности.
Для желающих сохранить традиционный документ работодатель будет одновременно вести ЭТК и продолжит вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную версию. Этот же порядок распространяется на «молчунов» — тех, кто не подаст заявление в течение 2020 года.
Для работников, пожелавших сохранить бумажный документ, это право сохраняется и при последующем устройстве. Новый работодатель также будет обязан параллельно вести электронную и бумажную книжки.
Важно! Гражданам, которые впервые устроятся на работу с 2021 года, заводится только ЭТК, вне зависимости от их желания получить бумажный документ.
Преимущества ЭТК
Развитие информационных технологий предоставляет людям больше возможностей, требует меньше затрат и усилий. Введение ЭТК открывает множество преимуществ для граждан и упрощает им жизнь.
Человеческий фактор часто приводит к тому, что в документах имеют место описки, исправления, неправильное указание должностей, нечитаемые записи или печати. Все это может создать проблемы
в будущем. Например, при назначении пенсии могут быть исключены из трудового стажа периоды с исправлениями, ошибочными записями, размытыми печатями. Введение ЭТК минимизирует подобные ошибки.
Проволочки с выдачей трудовой книжки, неправомерно удерживаемой работодателем или высланной им по почте, могли помешать устроиться на работу до момента получения документа на руки. Особенно эта проблема актуальна для работающих дистанционно или вахтовым методом. Поскольку ЭТК не нужно получать физически, работник сможет быстрее трудоустроиться.
ЭТК позволит со временем оформлять пенсии дистанционно, по данным лицевого счета. Документально подтверждать стаж будущему пенсионеру на бумажных носителях не потребуется. Это избавит граждан от утомительной беготни по инстанциям для получения различных справок и выписок.
Работники получат удобный и быстрый доступ к данным о своей трудовой деятельности. Копия трудовой книжки будет фактически представлять собой распечатку из электронного реестра. Ранее заверенные копии выдавал только работодатель, у которого хранилась бумажная трудовая книжка.
ЭТК упростит получение многих услуг, для которых требуется предоставлять сведения о трудовой деятельности. Например, оформление пособий, выдача кредита, получение загранпаспорта.
Цифровой документ плюс бумага
Многие люди, особенно старшее поколение, с подозрением относятся
к повсеместной цифровизации, опасаются утери электронных данных. Им спокойнее, когда сведения о трудовой деятельности зафиксированы на бумажном носителе.
Эти страхи совершенно необоснованны. Базы данных Пенсионного фонда, где будут храниться данные ЭТК, характеризуются высокой надежностью и защищенностью. Многолетний опыт использования ПФР информационных систем показывает, что сбой или взлом
с последующим уничтожением данных практически исключен. Но если все-таки остаются сомнения, сохраните бумажный вариант трудовой книжки.