Задайте себе вопрос: Зачем вы перепоручаете дела другим? Только для одной цели: чтобы высвобождать для себя время на более важные задачи.
Для того, чтобы делегированные задачи были выполнены, Вы должны понимать, что Вы делегируете исключительно те задачи, которые сотрудникам по силам выполнить. И еще, контролировать их выполнение в состоянии вы и только вы.
Как же правильно подойти к вопросу делегирования?
Во – первых, необходимо определиться с полномочиями, которые стоит передать
Передавать лучше полномочия, которые:
Помогут повысить квалификацию персонала.
Являются рутинными.
Могут быть реализованы кем-то другим на более высоком уровне или с меньшими временными или денежными потерями.
Соответствуют квалификации человека, которому они будут переданы.
Во – вторых, определиться с кандидатурой исполнителя, который способен справиться с задачей
Исполнитель должен не только обладать достаточной квалификацией, но и иметь свободное время для выполнения задания. Не стоит назначать исполнителем человека, который и так загружен работой. Останавливайте свой выбор на том сотруднике, у которого есть желание и способности справиться с заданием. Убедитесь, что работник, принимающий поручение, имеет соответствующие полномочия и может нести за него ответственность. Прежде всего, не привлекайте к таким делам неподготовленных сотрудников, которые не владеют ситуацией.
В – третьих, подготовьте исполнителя к выполнению задачи
Ознакомьте исполнителя с требованиями к поставленной задаче.
Точно определите степень его полномочий (все ли решения по переданному вопросу он может принимать самостоятельно или же возможны ситуации, в которых ему нужно советоваться с кем-то еще).
Объясняйте исполнителю, какой вы хотите получить результат, а при необходимости предлагайте способы выполнения задания. Помните, что важно не только четко объяснить, какой нужен результат. Выдвигая требования, обязательно дайте человеку понять, что он может рассчитывать на вашу поддержку. Зная, что вы беспокоитесь об успешном выполнении задания, он тоже будет работать с полной отдачей.
В четвертых, контролируйте качество и своевременности выполнения переданных полномочий
Естественно, необходимо четко знать, кому и какие именно полномочия вы делегировали. Определяйте приоритетность порученного задания, при этом учитывая, как его выполнение будет влиять на основную работу сотрудника. Кроме того, следует быть уверенным в том, что переданная работа выполняется грамотно и в срок. Для этого вам необходимо соблюдать следующие условия:
Составлять план для основного проекта.
Утвердите график сдачи отчетов о состоянии выполняемой работы.
Контролировать действия членов команды.
Вознаграждать и поощрять исполнителей по завершению проекта.
Регулярно анализируйте ход выполнения работы и обсуждайте все проблемы, возникающие в процессе; особенно, если вы обучаете сотрудников новым умениям.
Помните: Если вы четко не сформулируете требования, задание всякий раз будет возвращаться к вам на доработку. Вы также рискуете чрезвычайно огорчить своих сотрудников, поскольку они не только не выполнят поручение, но и потратят впустую свое время.
Следует помнить два важных правила!
Вы не должны поручать другим работу, трудную даже для вас. Если проблемы возникают даже у руководителя, то разве подчиненный сможет выполнить такое задание лучше? В этом случае следует обратиться за помощью к более квалифицированному специалисту, а не оставлять малокомпетентного сотрудника наедине с проблемой! Иначе он вынужден будет признать свое поражение и морально капитулировать.
Эффективное делегирование означает поручение приятных заданий наряду с неприятными. В противном случае для всех станет очевидным, что вы избавляетесь от рутинных дел, оставляя для себя наиболее интересные. Если сотрудники придут к такому выводу, не удивляйтесь, если они станут воспринимать ваши поручения без энтузиазма и не будут выполнять их вовремя.
Рекомендации
1. Поручайте некоторые задания подчиненным.
2. Следуйте правилам делегирования.
3. Поручайте другим в равной степени как интересные, так и «скучные» задания.
4. Не допускайте, чтобы сотрудники тратили понапрасну и ваше, и свое время.
5. Четко излагайте свои мысли и проверяйте, правильно ли вас понимают.
6. Прежде чем начать выполнение порученного задания, уясните, что конкретно от вас требуется.
7. Поступайте так, чтобы никто не смог упрекнуть вас в напрасной трате времени.
Ну вот на сегодня и все. Рада, если моя статья будет Вам полезна и поможет в Вашей работе.
Ставьте, лайка, пишите комментарии об интересующих Вас темах, буду рада поделиться опытом.
