Сколько писем вы получаете каждый день? 10, 50, 100, больше? Одно можно сказать наверняка, вы определенно тратите много времени на чтение и ответы на все эти письма. Результат: отключив электронную почту, вы чувствуете себя виноватым, или вы тратите еще больше времени, просматривая свой насыщенный почтовый ящик. Не очень эффективно и очень затратно.
Сегодня появляются новые методы, которые облегчают нашу жизнь.
Почтовый кошмар в цифрах
Чтобы взглянуть на вещи в перспективе, вот некоторые цифры, чтобы прояснить масштабы проблемы:
В России типичный сотрудник офиса в день получает 100 писем по электронной почте, из них лишь 20% информационные, а 80% – деловые, на них нужно отвечать. Только 12 сообщений определены пользователями как спам (Ведомости, июль 2015 г.).
По оценкам руководителей, они тратят в среднем более 5 часов в день на проверку своей электронной почты. В Соединенных Штатах этот показатель возрастает до 6,3 часа (исследование Adobe , 2017).
Обилие сообщений оказывает пагубное влияние на работника. Опыт, проведенный в Hewlett-Packard, выявил, что сотрудники, которых постоянно бомбардировали электронными письмами, отвлекались на их чтение так сильно, что их IQ понижался на 10 единиц – в 2 раза сильнее, чем после курения марихуаны.
Тратить 5 часов в день на электронные письма совершенно абсурдно. Поэтому даже небольшая помощь в приведении потока электронных писем в порядок, несомненно, будет кстати.
Метод нулевого входного почтового ящика
Вы когда-нибудь слышали о методе Inbox Zero? Он состоит из систематической очистки почтового ящика, чтобы он не превратился в чудовищный и неконтролируемый список дел .
Концепция проста: нужно сводить содержимое почтового ящика к нулю, быстро обрабатывая, удаляя и сортируя все письма в нем. По словам знатоков, желательно обнуляться каждый вечер или хотя бы один или два раза в неделю.
Вот шесть шагов, чтобы начать применение метода:
1. Упростите обработки и установите это на поток
Каждый день сталкиваться с длинным списком электронных писем - это разочарование, в худшем случае стресс и деморализация. Чтобы избежать этого ежедневного давления, все просто ... вам нужны рутина и дисциплина.
Это не означает, что вам придется иметь дело со всей входящей электронной почтой ... некоторые, вероятно, проведут там день. С другой стороны, ключ к методу «Zero Inbox» заключается в том, что вы систематически очищаете свою папку «Входящие» и распределяете содержащиеся в ней электронные письма по ограниченному количеству папок.
Необходимо создать ПЯТЬ разделов в почтовом ящике:
- Срочно (или TO_DO) - самый важный файл, в котором находятся все электронные письма, которые требуют вашего внимания, но для которых у вас нет времени для немедленной обработки.
- Выполняется - эта папка содержит электронные письма, на которые вы не можете ответить немедленно из-за недостатка информации или из-за того, что вы ждете информации.
- Делегировать - электронные письма, которые можно переслать кому-либо для обработки (с возможным последующим контролем)
- Читайте позже - обратитесь к этим письмам, когда у вас будет время
- Архив - папка, где находятся все обработанные письма.
Не все входящие электронные письма равны. Некоторые из них бесполезны, другие предоставляются только в информационных целях, некоторые требуют более или менее быстрого реагирования, другие, в конечном итоге, предполагают более или менее приоритетные действия.
Поэтому каждый раз, когда вы просматриваете свой почтовый ящик, вам необходимо быстро принять решение:
- Удалить ненужные сообщения (реклама, уведомления и т. д.)
- Архивируйте любое сообщение, которое не требует никаких действий с вашей стороны, но связано с проектом, за которым вы следите. Архивируйте, а не удаляйте, чтобы вы могли обращаться к ним при необходимости.
- Немедленно обрабатывайте сообщения, требующие короткого ответа (менее 2 минут).
- Переложите в папку "выполняется" все сообщения, которые требуют времени для обдумывания и более длительного ответа. Планируйте время ответа - в тот же день, в конце недели или позже. Добавьте таймер, чтобы они появлялись своевременно.
- Делегируйте то, что может быть обработано коллегой.
- Отложите то, что вы хотите прочитать позже или углубить.
Совет. Эксперты рекомендуют не открывать электронную почту дважды и не оставлять ее в папке входящих сообщений более одного дня.
2. Очистите, отфильтруйте и ограничьте входящие потоки
Очевидно, что вы должны начать с нуля. Так что определитесь, архивируя или удаляя все электронные письма из вашего почтового ящика, которые вы не сразу обрабатываете. Если вы не решаетесь удалить электронное письмо, скажите себе, что, если оно старше 1 месяца, либо оно больше не актуально, либо ваш собеседник нашел ответ на свой вопрос и свяжется с вами.
Этот трудоемкий шаг необходим, чтобы начать на хорошем основании. После этой первой очистки это предотвратит повторное раздувание вашего почтового ящика. Для этого обязательно удалите все ненужные или нерелевантные электронные письма:
- Отпишитесь от всех списков и рассылок, за которым вы не следите активно.
- Отключите уведомления, чтобы перестать отвлекаться.
- Фильтруйте все сообщения из социальных сетей , уведомления, рекламные акции и т. д. Gmail уже отделяет их от сообщений папки "Входящие".
- При необходимости создайте другие адреса электронной почты для писем, связанных с определенными сайтами или учетными записями в Интернете.
После первой очистки вам придется регулярно следовать этому алгоритму, чтобы «обнулить» входящие сообщения. В этом весь смысл метода.
Паскаль Белордж предлагает метод CAP, чтобы сосредоточиться на своей основной деятельности, не перегружая ее работой с электронной почтой.
Метод CAP позволяет обрабатывать письма пакетно, в два этапа:
1) Анализ полученных писем, чтобы отделить те, которые требуют действия
2) Специальная обработка в зависимости от продолжительности действия.
3. Стандартизировать и автоматизировать
Если вы регулярно отправляете контент одного и того же типа (ценовые предложения, ответы на запросы о предоставлении информации), почему бы не подготовить серию стандартных электронных писем, которые вы будете использовать повторно и адаптировать по мере необходимости.
Подготовьте стандартные подписи
Подпись к письму - это функционал, встроенная в каждый почтовый клиент. Если вам не слишком комфортно управлять им, Wisestamp - это отличный инструмент, с помощью которого вы можете легко персонализировать свою подпись, добавлять свои профили в социальных сетях, RSS-канал, автоматически делиться своим последним сообщением в блоге, цитаты и т. д.
Вы даже можете создать несколько подписей, профессиональных или личных, для вставки в соответствии с вашими потребностями.
Превратите свою электронную подпись в маркетинговый актив
Создать шаблоны ответов
Если вы часто отправляете одно и то же электронное письмо (подтверждение получения запроса, цитаты, различные запросы и т. д.), почему бы не создать стандартные электронные письма, которые можно персонализировать в соответствии с потребностями? Это сэкономит вам немало времени.
Автоматизировать определенные ответы
Вы можете создать автоматический ответ, объясняющий, когда вы проверяете свою электронную почту. Например:
"Благодарим Вас за то, что отправили нам ваше пожелание. Мы получаем много запросов каждый день, так что не всегда в состоянии ответить всем. Но знайте, что мы просматриваем каждое предложение ежедневно с 11 часов утра и до 4 часов вечера. Не стесняйтесь, дайте нам знать, если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии. Спасибо и хорошего дня!".
Установить правила
Некоторые электронные письма могут быть обработаны автоматически. Это касается всех новостных рассылок (по крайней мере, тех, которые вы действительно хотите прочитать). Чтобы они не захламляли ваш почтовый ящик, создайте правило для автоматического перекладывания их в папку «Читать позже».
Точно так же все электронные письма, которые не адресованы вам напрямую (необходимы для информации), могут автоматически перекладываться в папку «для чтения позже». Затем вы решите, когда у вас будет время, хотите ли вы продолжить чтение, заархивировать или удалить сообщение.
Метод GTD (Getting Things Done) помогает некоторым, но считается слишком ограничивающим для других. Фактически, каким бы методом вы ни начинали, тестируйте и настраивайте, пока не найдете то, что действительно работает для вас. Однако основной лозунг прост: ДИСЦИПЛИНА. Любой метод будет работать только в том случае, если вы поставите перед собой четкую цель и будете ее придерживаться. В случае электронных писем важно: INBOX ZERO применяется не реже одного раза в неделю .
4. Прекратить сортировку писем
В физическом мире имеет смысл тратить время на организацию документов в папки, это единственный способ быстро найти документы, когда они вам нужны.
В виртуальном мире ранжирование - это скорее пустая трата времени . Самый быстрый способ найти информацию - использовать поисковую систему. То же самое касается электронной почты.
Инструменты поиска и рабочие папки
Потратьте время, чтобы ознакомиться с расширенными параметрами поиска вашего почтового приложения (Gmail или Outlook) и позвольте машинам работать на вас.
Одна папка на проект или на клиента, организация писем не обязательно будут эффективны. Все больше и больше сегодня рекомендуется думать о действиях и сроках, а не о проекте / клиенте. Эксперт в этом вопросе - пользователь. Важно то, что именно вам удобен выбранный метод (иначе он не будет работать в долгосрочной перспективе).
Меньше папок, больше эффективности
Храните только несколько файлов: срочные - в процессе - для чтения позже - архивы (возможно, проект / клиент). Тогда будет намного проще обрабатывать и расставлять приоритеты в соответствии с их важностью и срочностью. Конечно, вы можете адаптировать эту модель к вашей ситуации, но максимально ограничить количество файлов.
5. Запланируйте время работы с почтой
Многие исследования показывают, что смена задач ведет нас к менее эффективной работе, некоторые исследования даже предполагают, что мы теряем до 40% нашей производительности, перепрыгивая с одного дела на другое. Чтение электронной почты не является исключением.
Если ваша деятельность позволяет, нужно зарезервировать несколько временных интервалов в течение дня для обработки ваших писем - возможно, в середине утра, после обеда и в конце дня - но, прекратить проверять свой почтовый ящик в любое время.
И, конечно, отключить уведомления на компьютере и на телефоне. Если вы беспокоитесь об отсутствии срочных сообщений, уделите несколько минут созданию персонализированных уведомлений, которые будут предупреждать вас о приоритетных сообщениях.
Конечный результат беспроигрышный: вы управляете своей электронной почтой более эффективно, обращаясь к ней в назначенное время, и вы будете более сосредоточены и продуктивны до конца дня без этих постоянных перерывов.
6. Оборудуйте себя эффективными инструментами и процессами
Некоторые утилиты облегчают управление почтовым ящиком.
Посмотрите на переписку под другим углом
Сегодня для любого процесса существует множество альтернатив. Асана или Трелло заменяет большинство поездок, организованных чтобы адаптировать графики и следить за развитием проекта; WhatsApp ценится за его способность отправлять огромные файлы, голосовые заметки или видео; Skype предпочтителен для быстрого и живого общения .
С unroll.me вы можете массово отписаться от всех новостных рассылок, которые вы не читаете.
IFTTT - это удивительный инструмент для повышения производительности, который помогает вам связывать приложения и устройства, которые вы используете каждый день.
Электронная почта не является инструментом управления проектом
Мы часто склонны управлять проектами, отправляя множество писем. Стоп! Это действительно не самый эффективный метод. Есть намного более мощные инструменты для работы в группах над данным проектом.
Slack - один из тех инструментов повышения производительности, который управляет всей информацией, связанной с проектом, намного лучше, чем ваша электронная почта. Slack - это платформа для совместной работы, которая позволяет вам лучше работать в команде . Преимущества Slack:
- Мгновенные и организованные беседы, командой, проектом, клиентом и т. д.
- Обсуждение тем с обменом файлами и документами
- Легко доступная история поиска и функция поиска для всего контента
Asana или Trello - это другие современные инструменты для повышения производительности, которые могут подключаться к почтовому ящику.
Электронная почта и календарь
Если входящее электронное письмо является объявлением о событии или приглашением на встречу или встречу, запишите его непосредственно в календарь, который будет синхронизирован на всех ваших устройствах (ноутбук, ПК, планшет, …) и им можно поделится полностью или частично с другими членами вашего коллектива.
Резюме
Метод нулевых входящих почтового ящика будет эффективен только в том случае, если он действительно поможет вам организовать себя и лучше управлять своим временем. Это, безусловно, потребует небольших усилий при запуске, но вы быстро заметите положительные эффекты и не сможете обойтись без него.