Сегодня мне хотелось бы научить Вас искусству постановки целей и задач сотрудникам. Данная методика весьма успешно используется для грамотного распределения целей/задач и дает потрясающие результаты тем, кто ее применяет, а особенно в ситуации, когда офис работает удаленно и нет возможности очно контролировать работу сотрудников.
Многие крупные, успешные компании для определения целей и постановки задач сотрудникам применяют успешную модель, которая называется SMART. Что же это такое и как это действует?
Первое известное использование термина встречается в работе Пола Майра (Paul J Meyer) в 1965 и позже в ноябре 1981 в работе Management Review by George T. Doran.
Каждая буква данной аббревиатуры в переводе на русский получает трактовку, имеющую непосредственное отношение к целям:
S (specific) — конкретность, т.е каждая цель/задача должна быть описана как четкий, конкретный результат. Следует предельно четко и конкретно сформулировать свою цель/задачу. Если человек в общем представляет, что он хочет чего-то большого, но не конкретизирует цель/задачу, то движение невозможно.
Некоторые типичные ошибки при постановке цели:
· Негативная формулировка цели: Эта весьма распространенная ошибка продиктована свойством человека реагировать на проблему бегством от нее, а не устранением причины. Но корректно поставленная цель должна отражать движение к желаемому результату, а не ориентировать на стремление убежать от проблемы. Избежать негативных последствий помогут позитивные формулировки, предлагающие в качестве цели желательную для руководителя перспективу, к которой он должна стремиться.
· Размытая формулировка цели: Часто встречаются формулировки целей вроде «повысить эффективность», «наладить трудовую дисциплину», «стать лучшим» и т. д.
· Заявленные цели не отвечают реальности: Нередки ситуации, когда руководитель, официально декларируя определенные цели, игнорирует их, принимая управленческие решения. Например, цель своей работы компания может определить так: «Мы должны любить нашего клиента», а начальник одного из ее отделов даже не собирается реагировать на поступающие рекламации…
Понятие «Конкретный» означает, что при постановке цели точно определен результат, который Вы хотите достичь. Сформулировать конкретную цель поможет ответ на следующие вопросы:
• Какого результата я хочу достичь за счет выполнения цели и почему?
• Кто вовлечен в выполнение цели?
• Существуют ли ограничения или дополнительные условия, которые необходимы
для достижения цели?
Всегда действует правило: одна цель/задача — один результат. Если при постановке цели/задачи выяснилось, что в результате требуется достичь нескольких результатов, то цель/задача должна быть разделена на несколько целей/задач.
M (measurable) — измеримость, т.е. цель должна быть измеримой с помощью конкретных индикаторов и стандартных процедур измерения. Стратегия, в которой нет цифр, никогда не станет тактикой. Цель должна быть разбита на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные планы, каждый из которых должен иметь конкретные цифры: сколько (в процентном отношении) и когда предполагается достичь того или иного результата. Четкая постановка отдельных задач позволить понять, насколько выполнен план.
На этапе постановки цели необходимо установить конкретные критерии для измерения
процесса выполнения цели. В постановке измеримой цели помогут ответы на вопросы:
• Когда будет считаться, что цель достигнута?
• Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
• Какое значение у данного показателя должно быть для того, чтобы цель считалась достигнутой?
A (achievable) —достижимость, т.е. цель должна быть реалистичной, достижимой в принципе. К примеру, выйти на мировой рынок для новой компании через неделю работы – это заведомо недостижимая цель, вот заключить за это время 3 контракта с покупателями, вполне реально.
Реалистичность выполнения задачи влияет на мотивацию исполнителя. Если цель не является достижимой — вероятность ее выполнения будет стремиться к 0.
Достижимость цели определяется на основе собственного опыта с учетом всех имеющихся ресурсов и ограничений. Ограничениями могут быть: временные ресурсы, инвестиции, трудовые ресурсы, знания и опыт исполнителя, доступ к информации и ресурсам, возможность принимать решения и наличие управленческих рычагов у исполнителя цели.
R (relevant) — актуальность, т.е. цель/задача должна быть неслучайной, обоснованной, доказанной, жизненно необходимой для вас. Цель/задача должна быть актуальной и значимой для того человека, который планирует ее достичь. Иными словами, она должна быть своей, личной, не для кого-то — для детей, для родителей, а для себя.
Для определения значимости цели важно понимать, какой вклад решение конкретной
задачи внесет в достижение глобальных стратегических задач компании. В постановке
значимой цели поможет следующий вопрос:
Какие выгоды принесет компании решение поставленной задачи?
Если при выполнении цели в целом компания не получит выгоды, то такая цель считается бесполезной и означает пустую трату ресурсов компании.
T (time-bound) — ограниченность во времени, т.е. цель должна быть четко определена во времени, должны быть конкретные срок и (и контрольные точки) ее достижения. Исключительно важно определить срок, в который поставленная цель должна быть достигнута. Обязательно нужно определить начало пути и время прибытия — это основная долгосрочная цель. Должна быть конкретная точка прибытия, определен финальный срок, превышение которого говорит о невыполнении цели/задачи. Каждая цель/задача, начиная от краткосрочной и заканчивая достижением цели/выполнения задачи, должна иметь четкие временные рамки. Установление временных рамок и границ для выполнения цели/задачи позволяет сделать процесс управления контролируемым. При этом временные рамки должны быть определены с учетом возможности достижения цели в установленные сроки.
К примеру, для реализации какого-либо проекта потребуется 5 лет, но приведут к нему задачи, которые нужно будет выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, полгода и пр.
Пример постановки цели/задачи по SMART:
С помощью публикации не менее 5новых материалов в сутки и анонсирования в социальных сетях увеличить посещаемость сайта до 10000 посетителей в сутки за 3 месяца. Есть сроки, есть измеримая и достижимая цель, есть метод её достижения, причём метод уже раскладывается в план и разделение обязанностей: кто подбирает темы статей, кто пишет, кто публикует, требования к темам ,статьям, публикациям и т.д.
Ну вот на сегодня и все. В своих следующих статьях я научу Вас искусству делегировать, расскажу, как определить Вы управляете сотрудниками или они манипулируют Вами.
Если понравилась статья и оказалась полезной, ставьте лайки и кишите комментарии, вопросы. Буду благодарна за обратную связь. До новых встреч.