Правила для организации тендеров на различных онлайн-площадках примерно одинаковые. Однако, не упустим случая упомянуть, что проведение тендеров на Workspace отличается от большинства своей простотой и практически полностью отсутствующей бюрократией. Все просто - выбрали нужную услугу, описали проект, приложили бриф, при желании - пригласили несколько понравившихся агентств и все, остается только изучать отклики и выбрать наиболее сильное предложение.
Однако, все же есть несколько правил, которые стоит соблюдать при организации тендера на любой площадке.
№1. Вежливость
Звучит банально, но по факту об этом многие забывают. И дело не только в стандартных "Здравствуйте", "Пожалуйста, "Хорошего вечера". Некоторые организаторы тендеров относятся к откликающимся агентствам свысока, забывая о том, что выбирают не только они, но и их тоже выбирают. Уважающее себя агентство, уверенное в своих силах, просто не будет браться за проект, где проджект относится к ним, как к чернорабочим. Сегодня диджитал - это не просто выполнение указаний клиента, это экспертиза и опыт. Часто оказывается, что агентство знает о бизнесе клиента в плане маркетинга даже больше, чем он сам (особенно, при условии, что в его портфолио уже были подобные проекты). Поэтому стоит сразу стремиться к общению на равных.
№2. Прозрачность
Чем прозрачнее условия тендера, тем выше вероятность, что на него откликнется толковый исполнитель. Если проект описан смутно, не ясны критерии отбора - агентства, у которых в целом и так нет проблем с привлечением клиентов, просто не откликнутся на такое объявление. Организаторам придется лишь выбирать лучших из худших. Помните - никто не хочет тратить время попусту: ни заказчики, ни исполнители.
Когда агентства откликаются на чужие тендеры, а твой - игнорируют:
№3. Внимание к деталям
Этот пункт про то, что важно как можно детальнее описывать свой проект (помимо общего описания нужно приложить к объявлению бриф. Кстати, шаблоны брифов на диджитал-услуги в соответствующем разделе Воркспейс).Чем четче вы опишите задачу, тем выше вероятность найти подрядчика, который наиболее подходит под специфику вашего бизнеса.
№4 Отражение реального бюджета
Обозначая размеры бюджета, важно соблюсти баланс. Если указать только верхнюю планку - велика вероятность, что в последующем проект может выйти за ее рамки. Согласно опросам, такие ситуации происходят не менее, чем в трети случаев. Если указать только нижнюю - с большой степенью вероятности на такое объявление будут откликаться менее профессиональные команды, чем могли бы.
№5 Небольшое количество участников тендера
Мы считаем, что идеальное количество участников тендера (когда речь идет о закрытом) - не более 5-7. Если задача нестандартная - тогда можно расширить этот список до 10-15, ведь очевидно, что откликнутся явно не все приглашенные. В обратном случае большое количество участников будет опять же отталкивать наиболее адекватные и профессиональные агентства. И правда: зачем им тратить время на обработку проекта, шансы заполучить который крайне невысоки?! К тому же, изучать 15-20 откликов на тендер - довольно муторное занятие, особенно, если нет возможности стандартизировать параметры сравнения агентств.
Когда пригласил слишком много участников в свой тендер и устал изучать их отклики:
№6 Оповещения всех участников тендера
Если вы предпочитаете жить "по карме" или просто не вредить имиджу своей компании - пожалуйста, оповещайте участников тендера о своем окончательном решении. Даже если вы не выбрали конкретное агентство, ему важно знать, что вы уже сделали выбор не в его пользу. В идеале, каждому участнику тендера стоит рассказать, по каким критериям вы в итоге выбрали победителя. Такой подход в целом повышает качество работы во всей отрасли и способствует благоприятному климату вокруг компании-заказчика.